10 идей для веселых, продуктивных и увлекательных встреч

Недавняя статья в Массачусетский технологический институт Слоан утверждает, что «сегодняшние работники умственного труда обычно проводят более 85% своего времени на собраниях. Более двух третей удаленных команд чувствую повышенное выгорание из цифровых средств связи. Многие сообщают, что непрерывные совещания отвлекают от сосредоточенного и продуктивного времени, заставляя их работать дольше.

Давайте посмотрим правде в глаза: не все любят встречи. Тем не менее, они обеспечивают сотрудничество, творчество и доверие между корпоративными командами.

Как руководитель группы вы несете ответственность за организацию увлекательных и продуктивных встреч, которые позволяют членам вашей команды общаться и сотрудничать.

В этом сообщении блога мы дадим вам несколько действенных идей для встреч команды. Но во-первых, зачем вообще нужны командные встречи?

10 интересных идей для проведения продуктивных и увлекательных встреч

Важность вовлечения командных встреч

Объедините всю информацию о команде в ClickUp и подготовьте почву для эффективных встреч.

Чтобы команда могла работать вместе, они должны обмениваться информацией четко, контекстуально и полностью. Возьмем пример маркетинговой кампании.

• Бизнес-команде необходимо донести свою стратегию
• Маркетинговой команде необходимо спланировать кампанию
• Команде дизайнеров необходимо создать визуальные эффекты в соответствии со стратегией/планом.
• Копирайтерам необходимо писать истории кампании.
• Команде распространения необходимо покупать рекламные места по всем каналам.
• Цифровой команде необходимо интегрировать кампанию в онлайн-ресурсы, такие как веб-сайты, приложения и т. д.
• Финансовому отделу необходимо пересмотреть и обновить бюджеты

Хотя каждый из них может документировать свои идеи в Google Doc или отчаянно отправлять друг другу электронные письма, реальная ценность заключается в межфункциональном сотрудничестве. Это основная причина, по которой собрания необходимы. Но это еще не все.

Ясность миссии: Встречи позволяют командам уточнить свое понимание полученной информации. Это помогает всем быть на одной волне и двигаться в одном направлении.

Принятие решений: Встречи помогают всем членам команды получить контекст. Таким образом, они могут принимать решения, которые служат более широкой цели проекта.

Постоянное улучшение: Когда команды обсуждают ход реализации своего проекта, они могут поделиться идеями, которые улучшат общие результаты.

Межличностные отношения: Трудно строить отношения через электронную почту. Встречи помогают людям понять друг друга и объединиться как личности.

Почувствуйте принадлежность: Команда Встречи помогают участникам почувствовать себя частью чего-то большего, чем просто задача, которую они выполняют ежедневно.

Несмотря на множество преимуществ, большинство сегодняшних совещаний заставляют членов команды восклицать: «О нет, только не еще одно!» Вот десять идей для виртуальных командных встреч, которые помогут избежать этого и сделать ваши встречи продуктивными и интересными.

10 идей для совместных и веселых командных встреч

1. Напишите веселую повестку дня встречи

Шаблон повестки дня Scrum-совещания от ClickUp

Чтобы собрание было эффективным, ему нужна повестка дня. Итак, большинство руководителей групп записывают пункты вопросов, которые они хотят обсудить.

Чтобы сделать ваши встречи более совместными и увлекательными, вы должны работать лучше. Вот идеи для встреч команды, которые вы можете попробовать для вашей следующей встречи.

Расскажи историю своим повестка дня встречи. Относитесь к своим товарищам по команде как к героям этой истории. Если кто-то проделал большую работу, напишите об этом, например, о характере героя.

Включить загадки: загадайте важную информацию, чтобы вызвать у команды желание присоединиться к встрече.

Сделайте это визуальным: добавляйте диаграммы, рисунки и диаграммы, чтобы сделать повестку дня быстрой и легкой для понимания.

Пошути или два: Не делайте повестку дня собрания вашей команды скучной. Придайте ему немного индивидуальности. Пошутите (плохая/папа), чтобы рассмешить команду.

2. Растопить лед

Пазлы как встреча ледокола (Источник: Викисклад.)

Первые несколько минут встречи, особенно когда вы ждете, пока к ней присоединятся люди, могут быть неловкими. Будучи руководителем команды, возьмите на себя ответственность растопить лед. Вы можете спросить о выходных людей или их хобби. Задать общий вопрос — одна из лучших идей для встреч команды, которая поможет растопить лед.

Используйте подсказку типа «Что бы вы сделали, если бы нашли миллион долларов?»

Поиграйте в несколько игр, чтобы узнать больше о каждом члене вашей удаленной команды. Некоторые популярные примеры:

• Что у нас общего? Начните с чего-то, что вас интересует, например, со спорта, телешоу, фильма и т. д. Любой, кому нравится одно и то же, начнет говорить об этом с этого момента.
• Что я рисую? Нарисуйте что-нибудь и предложите людям угадать, что именно. Хорошее программное обеспечение для досок, такое как ClickUp’s Whiteboard, — отличное место для этого.
• Камень ножницы Бумага: сыграйте в эту игру, чтобы решить, кто первым сообщит новости в вашем ежедневном стендапе.
• Пазл: настроить основную повестку собрания в виде изображения; разбейте задачу на пазл и предложите сотрудникам решить ее

3. Используйте переговорные комнаты для веселого мозгового штурма

Отнимающие много времени виртуальные встречи, такие как стратегические совещания или однодневные семинары, могут быть скучными. Но это не обязательно. Добавьте немного смеха в творческий мозговой штурм в комнатах обсуждения, который вы найдете во всех доступных сегодня инструментах для онлайн-совещаний.

Например, если вы проводите 4-часовое совещание по стратегии маркетинговой кампании, переместите небольшие группы в комнаты для обсуждения, чтобы придумать идеи для слоганов.

Объявите призы за самую безумную или смешную идею. Вы можете выбрать или не выбрать его для кампании, но отмечайте идеи, которые приносят удовольствие в разговор.

4. Проводить быстрые семинары

Преподавайте сложные понятия просто и наглядно с помощью интерактивной доски ClickUp.

Лучший способ гарантировать, что люди не почувствуют, что встреча — это пустая трата времени, — это помочь им чему-то научиться. В зависимости от потребностей и профилей ваших команд включите 15-минутные семинары.

Это может быть что угодно, даже если это косвенно связано.

• Написание электронной почты
• Возобновить написание
• Теория цвета
• Золотое сечение

Эти семинары могут стать еще более интересными, если вы будете поощрять членов команды обучать друг друга. Копирайтер может научить писать электронные письма, дизайнер — теорию цвета и т. д.

С помощью специально разработанных приложений для совместной работы вы также можете включать действия, которые необходимо выполнить в течение этих пятнадцати минут, привнося в семинар немного активности и азарта.

5. Проведите викторину

Формы ClickUp легко подходят для создания викторин.

Предложите команде сделать невероятные предположения, если у них нет опыта, чтобы знать ответы. Например, если команда инженеров представляет свои обновления остальной части организации, они могут задавать такие вопросы:

• Сколько функций мы выпустили в этом месяце? Варианты: 10, 24, 108.
• Сколько ошибок мы исправили? Варианты: 112, 3, 50
• Кто новый клиент, которого мы привлекли в этом месяце? Варианты: Apple, Facebook, Reddit.

Цель этой викторины не в том, чтобы получить от кого-либо правильные ответы. Цель – вызвать любопытство, представляя информацию в форме вопросов.

Если организация викторины только ради собрания команды кажется рутинной работой, воспользуйтесь формами ClickUp. Эта простая, но мощная функция позволяет визуально задавать вопросы с несколькими вариантами ответов, перетаскивая элементы. Его можно настраивать, он предлагает множество готовых опций, и им легко поделиться! Для вдохновения ознакомьтесь с этими шаблонами анкет ClickUp.

6. Проводите тематические командные встречи

Следующими в нашем списке интересных идей для встреч являются тематические встречи. Если мероприятия и командные прогулки могут иметь темы, почему бы не встречам? Раз в месяц или две недели проводите тематические встречи. Вы, конечно, можете сделать это на тему Рождества, Дня Благодарения или Хэллоуина в течение сезона.

Чтобы сделать собрание более интересным, предложите членам команды выбрать тему, которая им больше всего нравится. Если вы поклонник Marvel или «Охотников за привидениями», вас также ждет веселая встреча, полная смеха и сплочения команды.

7. Делитесь новостями друг друга

Продуктивное собрание — это такое собрание, на котором каждый чувствует, что есть ясность в том, что ему нужно делать дальше, и когда он чувствует, что его услышали во время собрания. На стендапах и обзорных встречах люди обычно делятся своими обновлениями. Это делает их неловкими и застенчивыми. Часто встряхивайте это, приглашая людей делиться новостями других членов команды.

Сделав это, члены команды смогут:

• Понимать работу друг друга глубже
• Знайте препятствия и проблемы друг друга
• Сочувствовать потребностям и недостаткам другого
• Цените друг друга и защищайте друг друга

ClickUp Docs, чтобы вести подробные заметки о встречах

Хотя это отличное занятие для сплочения команды, оно может немного сбить с толку, когда кто-то другой сообщает свои новости. В такие моменты ClickUp Meetings — отличный способ вернуть ясность. Превратите свою повестку дня в контрольный список, чтобы убедиться, что вы выполнили все из них. Использование богатого редактора позволяет оптимизировать и организовывать обновления в режиме реального времени.

Если комментарии требуют усилий со стороны любого члена команды, вы можете назначить их и пометить. Используйте повторяющиеся задачи, чтобы всегда иметь готовую повестку дня для совещаний.

8. Назначайте встречи без ограничений

У членов команды часто возникает много вопросов или отзывов, которыми им неудобно делиться. Более того, если встреча ограничена по времени, они могут отложить вопросы на потом и забыть о ней.

Назначайте регулярные встречи без ограничений. Предложите членам команды спрашивать или делиться всем, что им нравится. Как руководитель группы, спрашивайте меня о чем угодно (AMA), демонстрируя свою открытость и подотчетность.

Используйте эти беспрепятственные встречи, чтобы мотивировать команду взять на себя ответственность и осмысленно участвовать.

9. Проводить интерактивные командные встречи.

Используйте доску ClickUp для интерактивных и совместных встреч.

Совещания становятся самыми скучными, когда один человек говорит все, а другие слушают. Измените это, проводя интерактивные встречи с использованием лучших инструментов для совместной работы над проектами.

Допустим, вы проводите собрание группы разработчиков продукта, чтобы разработать пользовательский поток для новой функции, которую вы планируете.

• Запустите доску ClickUp и установите отправную точку.
• Поощряйте членов команды добавлять шаги, которые, по их мнению, должны стать частью пользовательского потока.
• Легко расставляйте приоритеты и систематизируйте их с помощью функции перетаскивания.
• Превращайте идеи в действия прямо с доски в рабочем пространстве ClickUp.

10. Пишите вместе

Человек, которому поручено вести «протокол собрания», скорее всего, ненавидит это задание. Это одна из тех задач, которых люди боятся, потому что она часто пассивна и не требует сотрудничества.

Измените это с помощью онлайн-инструмента для совместной работы, такого как ClickUp Docs. Для каждой встречи создавайте документ и приглашайте всех делать заметки в режиме реального времени. Форматируйте текст в заголовки, контрольные списки, ссылки и многое другое.

После того как вы расставили приоритеты для действий, мгновенно преобразуйте их в задачи с помощью ClickUp. Добавьте эти документы в свои рабочие процессы, чтобы они всегда были под рукой.

Подключите ClickUp Docs к своему рабочему процессу, связывая задачи вместе.

Это не все. Вы также можете использовать инструменты искусственного интеллекта для заметок о встречах, такие как ClickUp AI, чтобы обобщить свои заметки о встречах и автоматически преобразовать их в задачи.

Не уверен, с чего начать? Выберите любой из шаблонов заметок о встречах ClickUp и настройте их в соответствии со своими потребностями.

Получите максимальную пользу от совещаний вашей команды с помощью ClickUp

Нравятся нам они или нет, встречи неизбежны. Они не должны быть утомительными или нежелательными, потому что они неизбежны. Реализация этих позитивных идей по проведению встреч с персоналом делает встречи лучше для всех. В конце концов, время встречи не должно быть скучным.

Попробуйте эти забавные темы для встреч команды на следующем собрании команды. Будь то упражнение по построению команды, в котором участвует вся ваша команда, или если вы руководитель группы, экспериментирующий с идеей встречи, конечная цель — сделать будущие встречи интересными.

Какой еще интересный способ сделать встречи интересными? Используйте правильный инструмент, чтобы помочь.

Проводите веселые, увлекательные и продуктивные встречи с помощью специально разработанных функций ClickUp. С помощью ClickUp Meetings устанавливайте повестку дня, делайте заметки о встречах и обсуждайте идеи. Используйте ClickUp Whiteboard для совместного мозгового штурма и визуального внедрения инноваций. Преобразуйте элементы на доске, собраниях или документах в задачи и отслеживайте их в режиме реального времени. Переходите от идей к действиям.