10 лучших методов управления проектами для каждого проекта

Если вы новичок в управлении проектами, вы, возможно, полны волнения, но при этом немного нервничаете из-за предстоящей большой работы и больших ожиданий со стороны вашей команды и начальства.

А если у вас есть некоторый опыт, вы, вероятно, чувствуете уверенность в своих навыках, но при этом осознаете трудности каждого нового проекта. Вы также знаете, что адаптация и корректировка вашего подхода ведут к большему успеху проекта и закрепляют ваш опыт.

Независимо от того, новичок вы или профессионал, у нас есть 10 методов управления проектами, которые помогут вам добиться успеха в любом проекте. Лучшая часть? Они применимы к любой отрасли и размеру проекта. Мы уверены, что в этом обзоре вы откроете для себя несколько жемчужин, которые заставят вас попробовать что-то новое. 💎

10 лучших методов управления проектами для каждого проекта

Что такое управление проектами?

Институт управления проектами (PMI) определяет управление проектами как «использование конкретных знаний, навыков, инструментов и методов для предоставления людям чего-то ценного».

Это включает в себя определение потребности в проекте, постановку целей, которых он должен достичь, а затем переход к деталям: планирование того, что необходимо сделать, выполнение плана, мониторинг прогресса, управление любыми неожиданностями, возникающими на этом пути. и, наконец, сдача завершенного проекта.

Менеджеры проектов контролируют процесс, обеспечивают выполнение задач по графику и помогают достичь желаемых результатов проекта. 💯

10 типов методов управления проектами

Чтобы обеспечить успешное завершение проектов, в вашем распоряжении должны быть разнообразные инструменты и методы управления проектами.

Вот список из 10 уникальных техник, которые стоит изучить. Мы разберем, что это такое, как их использовать и когда.

1. Структура декомпозиции работ (WBS)

Проекты сложны по своей природе, поэтому метод WBS полезен на этапе планирования проекта. Это позволяет вам разбить цели проекта на небольшие, выполнимые задачи.

Все становится проще, когда вы переходите к «рабочим пакетам» (самым мелким задачам, которые нельзя разделить дальше). Вы можете назначать своей команде отдельные задачи, распределять ресурсы, устанавливать сроки и отслеживать ход проекта по мере выполнения задач.

Шаблоны WBS, такие как шаблон разбивки работ ClickUp, делают экстремальный подход к управлению проектами менее пугающим. Это цифровая доска с фигурами, стикерами и разъемами для отображения вашей WBS. Кроме того, вы можете пригласить свою команду присоединиться и внести изменения в режиме реального времени, чтобы каждая деталь была рассмотрена до начала проекта.

Управляйте проектами с помощью структуры разбивки работ в представлении списка ClickUp.

2. Водопад

Техника «Водопад» — это линейный и последовательный подход к завершению проекта и один из старейших методов управления проектами. Это предполагает группировку задач в ряд этапов и завершение каждого этапа до начала следующего. Эти этапы обычно включают в себя:

• Требования: Соберите подробную информацию о продукте
• Дизайн: Планируйте, как создать продукт
• Выполнение: Примите меры по осуществлению своих планов
• Тестирование: Проверьте, соответствует ли продукт первоначальным требованиям
• Развертывание: Доставить продукт клиенту или конечному пользователю
• Обслуживание: Устраните любые проблемы, возникающие во время использования продукта.

В отличие от гибкой методологии, этот метод предполагает, что требования вашего проекта четко определены и вряд ли изменятся. Обычно это справедливо для таких проектов, как планирование мероприятий, строительство, производство и книгоиздание.

3. Скрам

Scrum — это популярный тип гибкой методики управления проектами, часто используемый командами разработчиков программного обеспечения для выполнения проектов. В Scrum вы и ваша проектная команда начинаете с создания основного списка дел, который называется «журнал невыполненной работы по продукту». 📝

В начале «спринта» — короткого этапа целенаправленной работы, который обычно длится две недели (максимум один месяц) — ваша команда выбирает первоочередные задачи из бэклога продукта. Эти выбранные задачи (так называемый журнал спринта) становятся основным направлением этого спринта.

Сохраняйте гибкость, выполняя задачи вместе со своей командой.

Чтобы не сбиться с пути, вы будете проводить ежедневные стендапы (15-минутные утренние встречи) под руководством Scrum-мастера для обсуждения прогресса и решения любых проблем.

Используйте Scrum для сложных проектов, где потребности могут меняться из-за изменений рынка или постоянной обратной связи, или когда регулярное общение является ключом к обеспечению бесперебойной работы проекта.

4. Канбан

Канбан — это универсальный гибкий метод, используемый в различных отраслях благодаря простому макету доски для визуализации задач проекта и их статусов. Типичная доска Канбан разделена на три столбца: Делать, В Прогресси Сделанный.

Для начала переместите работу из основного списка задач в К Делать столбец, затем В ходе выполнения когда над ним работают, а затем Сделанный после завершения. В отличие от Scrum, здесь нет строгого графика выполнения задач. Но чтобы не перегружать вашу команду, установите максимальное количество задач для каждого столбца, то есть лимит незавершенной работы (WIP).

Создайте идеальный рабочий процесс Agile и создайте гибкую систему Канбан для визуализации своей работы и улучшения управления проектами с помощью представления «Доска» в ClickUp.

Цифровое представление канбана ClickUp позволяет легко создавать, обновлять доску и управлять ею онлайн и с любого устройства. Создавайте столько столбцов (с настраиваемыми метками), сколько захотите, устанавливайте ограничения незавершенного производства и перемещайте задачи, перетаскивая их по столбцам.

Эта методология управления проектами идеально подходит для выполнения текущей работы, приоритеты которой могут измениться, например, для управления работающим приложением, обработки заявок в службу поддержки или управления публикациями в блогах и социальных сетях.

5. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это удобный метод, позволяющий с первого взгляда визуализировать все задачи проекта и важные даты. Он четко показывает, когда начинается и заканчивается каждая задача, как задачи зависят друг от друга, и отмечает ключевые вехи.

Построить диаграммы Ганта в ClickUp легко, если у вас есть WBS: вводите свои задачи, перетаскивайте их на диаграмму, устанавливайте даты их начала и окончания и связывайте зависимые задачи.

Представление Ганта ClickUp также имеет полезные функции визуализации:

• Цветовая схема: Задачи с цветовым кодом в зависимости от приоритета и статуса
• Фильтры: Отображение задач с конкретным исполнителем, приоритетом, сроком выполнения и т. д.
• Я режим: Позволяет членам команды видеть только назначенные им задачи.
• Индикатор: Отслеживайте процент завершения вашего проекта по мере завершения задач

Если вы работаете над проектами со многими зависимостями задач и где соблюдение сроков выполнения задач имеет решающее значение, диаграмма Ганта — идеальный метод, который поможет выполнить работу. 🎯

Оцените продолжительность каждого мероприятия и сформируйте реалистичный график с помощью диаграммы Ганта.

6. Метод критического пути (CPM).

CPM указывает критический путь вашего проекта после того, как вы наметили продолжительность задач и зависимости с помощью диаграммы Ганта.

Критический путь включает в себя задачи, выполнение которых займет больше всего времени, что определяет дату завершения вашего проекта. Задержка в выполнении любой из этих задач отбрасывает назад весь проект. Поэтому вам необходимо внимательно следить за ними, чтобы гарантировать, что ваш проект идет по плану. 🗓️

С помощью диаграмм Ганта ClickUp выявить критический путь можно всего лишь одним щелчком мыши. Вы также можете увидеть «запас» ваших задач, то есть дополнительное время, которое вам нужно для работы над ними без продления даты окончания проекта. Таким образом, если задача на критическом пути задерживается, вы легко сможете перестроить свои задачи так, чтобы резерв компенсировал любую задержку.

Определите критический путь проекта и определите резерв для гибких, некритических действий в представлении Ганта ClickUp.

7. Управление заинтересованными сторонами

В каждом проекте есть люди, обладающие определенным уровнем влияния или заинтересованности в результатах. Это означает, что вам необходимо определить, кто эти люди, до начала проекта. Использование шаблонов картирования заинтересованных сторон упрощает этот процесс.

После того как вы определили ключевых заинтересованных лиц, узнайте их ожидания и коммуникационные предпочтения. А когда проект уже запущен, регулярно предоставляйте им обновленную информацию и планируйте сеансы для сбора их отзывов по ключевым вопросам.

Представление календаря ClickUp с искусственным интеллектом позволяет планировать и отслеживать все ваши действия по общению и взаимодействию с заинтересованными сторонами в одном пространстве. Вы даже можете синхронизировать его со своим Календарем Google, чтобы избежать конфликтов в расписании. Кроме того, вы будете получать напоминания о предстоящих встречах!

Используйте методы картирования заинтересованных сторон на интерактивной доске ClickUp.

8. Управление прибавочной стоимостью (EVM)

EVM — это метод измерения общей эффективности проекта с точки зрения бюджета и графика проекта. Чтобы проверить, насколько хорошо работает ваш проект в любой момент времени, вам нужны три ключевых значения:

• Плановая стоимость (PV): Чего вы планировали достичь к этому моменту
• Освоенный объем (EV): Чего вы на самом деле достигли на данный момент
• Фактическая стоимость (AC): Сколько вы потратили до этого момента

Они необходимы для расчета ключевых показателей, таких как индекс эффективности затрат (CPI) и индекс производительности расписания (SPI). Если CPI ниже единицы, вы превысили бюджет; если SPI ниже единицы, вы отстаете от графика.

Это очень полезно для внесения корректировок на основе данных, таких как сокращение затрат на проект, обеспечение дополнительного финансирования или перераспределение ресурсов для ускорения рабочих процессов.

Автоматически вычисляйте эти показатели внутри ClickUp с помощью полей чисел и формул. Кроме того, создайте собственную панель мониторинга, которая визуально отображает эти показатели и отслеживает цели вашего проекта. Таким образом, вы и другие участники проекта быстро поймете ключевые идеи, не просматривая длинные ряды деталей проекта.

9. Управление рисками

Управление рисками – это управление потенциальными рисками, чтобы минимизировать их влияние на ваш проект. Начните с выявления возможных угроз и узких мест, таких как сбои в бюджете, сдвиги графиков, изменения масштабов и, в крайних случаях, колебания рынка или стихийные бедствия. 🌪️

Проанализируйте эти риски с помощью шаблона анализа рисков управления проектами ClickUp и соответствующим образом спланируйте свои действия. В ходе проекта постоянно отслеживайте эти риски с помощью реестров рисков, чтобы избежать неожиданностей.

Нужно провести мозговой штурм решений? Используйте интерактивные доски ClickUp или интеллект-карты ClickUp. Зарисовывание своих мыслей помогает разработать надежную стратегию противодействия любым рискам, которые могут встретиться на вашем пути.

Шаблон анализа рисков управления проектами ClickUp централизует риски проекта, поэтому вы можете смягчить проблемы в зависимости от серьезности, срочности, стоимости или других факторов.

10. Управление проектами критической цепочки (CCPM)

В то время как метод CPM фокусируется только на управлении последовательностями задач на критическом пути, CCPM модифицирует критический путь, учитывая доступность ресурсов и ограничения, что приводит к критической цепочке.

Ваша цель с CCPM — обеспечить непрерывность критической цепочки за счет стратегического распределения ресурсов, перепланирования задач, которым одновременно требуется ограниченный ресурс, и добавления буферов для защиты задач от задержек.

Применяйте этот метод в проектах, где ресурсы (например, специализированные члены команды и оборудование) ограничены, а своевременная доставка является обязательной.

5 шаблонов управления проектами

Эффективное управление проектом требует баланса техники и инструментов, позволяющих экономить время, таких как шаблоны управления проектами. Мы собрали пять лучших из них, которые помогут вам легко планировать, запускать и отслеживать ваши проекты.

1. Шаблон подхода к управлению проектами ClickUp

Начните свои проекты с помощью ClickUp — просто заполняйте, настраивайте и выполняйте

Шаблон подхода к управлению проектами ClickUp — это удобный для начинающих шаблон для планирования дорожных карт проектов любого размера, особенно тех, которые можно реализовать с помощью водопадной техники.

Начните с ввода этих ключевых сведений о проекте в описание шаблона, чтобы все были на одной странице:

• Название Проекта
• Клиент/организация
• Руководитель проекта
• Спонсор
• Дата последней проверки
• Временные рамки

В представлении «Список» добавьте задачи в группы «Требования», «Анализ», «Проектирование», «Выполнение», «Тестирование» и «Развертывание». Назначайте задачи своей команде, устанавливайте сроки выполнения и прикрепляйте любые соответствующие файлы, которые могут понадобиться вашей команде.

Этот шаблон, как и все шаблоны ClickUp, полностью настраиваемый. Настраивайте записи, редактируйте настраиваемые поля и добавляйте представления проекта по своему усмотрению!

2. Шаблон платформы управления проектами ClickUp

Нанесите на карту и раскрасьте ключевые области вашего проекта с помощью шаблона платформы управления проектами ClickUp.

Шаблон платформы управления проектами ClickUp — это цифровая доска, на которой вы можете наметить ключевые области вашего проекта. Сюда входит определение проекта, прогнозируемый график, управление затратами, управление рисками и управление логистикой.

Назначьте каждую область деятельности члену команды и используйте стикеры, чтобы разбить задачи для каждой области деятельности. Обозначьте стикеры цветом в зависимости от статуса задачи (выполнено, в процессе, завершено), приоритета (высокий, средний, низкий) или периода времени, в течение которого они будут выполнены (например, кварталы 1, 2, 3 и 4).

Если вы ищете гибкое пространство для командного мозгового штурма и создания четкого и общего представления сложного проекта, этот шаблон может подойти вам.

3. Шаблон плана задач управления проектом ClickUp

Обеспечьте плавный старт вашего проекта с помощью шаблона плана задач управления проектом ClickUp.

Шаблон плана задач ClickUp Project Management, по сути, представляет собой дорожную карту для этапа планирования вашего проекта. В нем перечислены все шаги, которые вам необходимо предпринять: от определения цели вашего проекта до построения графика проекта на диаграмме Ганта и оценки бюджета проекта. 💰

Назначьте каждый шаг члену команды и установите для него дедлайн. Кроме того, вам будет легко не сбиться с пути, разбив каждую задачу на подзадачи и контрольные списки. Например, при создании концепции проекта контрольный список охватывает такие области, как его предыстория, значимость, масштаб проекта и заинтересованные стороны.

Перейдите к представлению «Доска», чтобы увидеть, какие задачи вашей команде еще предстоит приступить к работе, какие уже выполняются, а какие уже выполнены. Таким образом, все планирование выполняется гладко и вовремя, поэтому сам проект начинается гладко.

4. Шаблон панели мониторинга управления проектами ClickUp

Используйте шаблон панели управления проектами ClickUp, чтобы управлять своим проектом, отслеживать продуктивность команды и балансировать рабочие нагрузки в одном пространстве.

Шаблон панели мониторинга управления проектами ClickUp — это удобный инструмент для управления всем жизненным циклом проекта, одновременно отслеживая производительность и производительность вашей команды.

Разделите деятельность проекта на различные этапы: начало, планирование, выполнение и закрытие. Для каждой задачи укажите, кто несет ответственность за соблюдение сроков, потенциальные риски и плановые/фактические затраты.

Чтобы увидеть, кто над чем работает, переключитесь на представления «Команда» и «Рабочая нагрузка». Шаблон также позволяет визуализировать, как задачи распределяются по вашей команде. Это помогает сбалансировать рабочую нагрузку, чтобы каждый работал с максимальной производительностью.

5. Шаблон таблицы управления проектами ClickUp

Шаблон электронной таблицы управления проектами ClickUp упрощает управление проектами в виде динамической электронной таблицы.

Если вы поклонник электронных таблиц, вам понравится управлять проектами с помощью шаблона электронной таблицы ClickUp Project Management.

В режиме таблицы можно перетаскивать столбцы для индивидуального макета, скрывать ненужные столбцы или закреплять важные для быстрого доступа. Или переключитесь на другие представления, такие как Канбан, Гантт и Календарь, и обеспечьте плавную синхронизацию сведений о задачах между ними.

Для рабочих процессов утверждения попросите членов вашей команды обновить статус утверждения каждой задачи на Готово к утверждению когда это уместно. После просмотра обновите статус задачи на Требует пересмотра или дайте ему зеленый свет с помощью Одобренный. 🚦

Используйте представление «Проблемы», чтобы ранжировать проблемы задач по серьезности, от низкой до высокой. Аналогично, представление «Риск» позволяет просматривать задачи по уровню риска, от высокого до низкого или даже без риска. Оба представления позволяют легко выявлять и устранять проблемы, чтобы ваш проект не прерывался.

Легко управляйте проектами с помощью ClickUp

Каждый успешный проект опирается на эффективные методы управления проектами. Не каждая техника подойдет для каждого проекта, поэтому тщательно оцените потребности вашего проекта и соответственно выберите правильное сочетание.

С ClickUp реализовать эти методы очень просто и понятно. Будучи специализированным программным обеспечением для управления проектами, оно берет на себя тяжелую работу, позволяя вам сосредоточиться на стратегии проекта, достичь целей управления проектами и произвести впечатление на заинтересованных сторон и клиентов. 🤩

Зарегистрируйтесь в ClickUp сегодня и бесплатно опробуйте функции платформы.