10 методов оптимизации ваших бизнес-операций

Идея внесения последовательных, регулярных и постепенных улучшений присутствует повсюду. Toyota представила Кайдзен, Motorola создала Шесть Сигм, а команды Agile-инженеров постоянно совершенствуются.

Основная тема — постоянное совершенствование, чтобы предотвратить застой в вашем бизнесе.

Эти улучшения принимают множество форм. Это может быть так же просто, как переместить определенные продукты на прилавок для импульсных покупок в супермаркете или перестроить всю сборочную линию, чтобы сократить количество отходов.

В любом случае, всегда есть куда совершенствоваться. Вы можете добиться значительной эффективности, уделяя внимание своим процессам и регулярно их оптимизируя.

Прочтите и узнайте, как использовать концепции и методы оптимизации процессов для оптимизации бизнес-операций.

Оптимизация процессов: 10 методов оптимизации ваших бизнес-операций

Что такое оптимизация процессов?

Оптимизация процессов — это непрерывная деятельность по наблюдению, пониманию, улучшению, тестированию и оптимизации бизнес-процессов с целью максимизации желаемых бизнес-результатов, таких как пропускная способность, эффективность, производительность, прибыльность или сокращение затрат/отходов.

Виды оптимизации процессов

В зависимости от процесса, масштаба, воздействия, необходимых шагов и бизнес-целей существуют различные методы оптимизации процесса. Некоторые из наиболее распространенных типов оптимизации процессов:

Оптимизация точек

Некоторые ситуации можно оптимизировать быстро, выявив пробелы и приняв немедленные меры по их устранению. Например, если руководитель проекта обнаружит, что некоторые задачи пропущены, он может составить контрольный список.

Оптимизация системы

Некоторым другим нужен более стратегический подход. Инженер-менеджер, развертывающий десятки микросервисов в облаке, возможно, захочет внимательно изучить весь процесс, чтобы понять взаимосвязанные этапы и внести целостные улучшения.

Бережливая оптимизация

Бережливая оптимизация, ставшая популярной благодаря методологии Кайдзен, направлена ​​на сокращение потерь. Это часто достигается за счет автоматизации, совместной работы и оптимизации рабочих процессов.

Оптимизация процесса майнинга

В области разработки и разработки программного обеспечения он использует данные и непрерывный мониторинг для выявления узких мест и неэффективности.

Оптимизация Шести Сигм

Обычно при этом основное внимание уделяется согласованности, использованию данных для выявления дефектов и отклонений.

Моделирование и симуляция процессов

Являясь одним из наиболее часто используемых шагов в большинстве программ оптимизации процессов, он включает в себя визуализацию и активное тестирование различных версий улучшений процессов с целью определения лучшей из них.

Независимо от типа, основополагающие шаги в разработке эффективной оптимизации процесса остаются неизменными. Это то, что мы обсудим дальше.

Методы оптимизации процессов

1. Определить и расставить приоритеты процессов, которые необходимо оптимизировать.

Каждый процесс имеет потенциал для оптимизации. Хороший бизнес-аналитик будет знать, что и когда оптимизировать. Лучше всего начать с того, что задайте проектным группам следующие вопросы.

• Какие бизнес-процессы занимают слишком много времени?
• Какие процессы слишком часто выходят из строя?
• Где происходят потери?
• Какие команды ждут информации/утверждений и т. д.?
• Какие процессы не дают результатов, соответствующих стандартам, установленным внутри организации?

Эти вопросы должны дать вам список процессов, которые необходимо оптимизировать. Как только вы это сделаете, начните расставлять приоритеты. При этом учитывайте три фактора: затраченные усилия, ожидаемые нарушения и потенциальные результаты.

Если вы только начинаете оптимизировать бизнес-процессы в организации, возможно, вы захотите расставить приоритеты среди тех, которые требуют умеренных усилий, вызывают минимальные нарушения и обеспечивают средние и высокие результаты.

ClickUp Impact Effort Matrix разработан, чтобы помочь вам быстро и точно оценить влияние и затраты, чтобы вы знали, какие процессы должны иметь наивысший приоритет.

Это помогает вносить изменения, не расстраивая корзину с яблоками, и одновременно демонстрировать результаты.

Если у вас есть зрелая программа оптимизации рабочих процессов, вы можете выбрать бизнес-процессы, которые требуют больших усилий и вызывают большие сбои, обеспечивая при этом высокие результаты. Риск сбоя, возможно, стоит учитывать результаты, которые он принесет.

2. Проанализируйте и составьте карту текущего процесса.

Выполняя предыдущий шаг, вы, возможно, поняли основы этого процесса. Теперь пришло время проанализировать это более тщательно.

Перечислите каждый этап процесса максимально подробно. Поговорите с командами проекта. Если они сотрудничают с другими отделами, поговорите и с ними.

Запишите все недостатки/неэффективности. на каждом этапе. Например, при работе с кредиторской задолженностью загрузка счетов в систему ERP может занимать слишком много времени, поэтому ее можно автоматизировать. В отделе маркетинга некоторые разработки могут отличаться от брендов, что требует более строгих мер контроля качества.

Спроси почему процесс такой, какой он есть. Часто операционные группы меняют существующие процессы, не имея четкого понимания текущего процесса.

Это может иметь катастрофические последствия для других частей процесса или других связанных процессов.

После того как вы задокументировали этот анализ, составьте карту процессов визуально. Включите связанные процессы, чтобы понять всю картину.

Используйте диаграмму Ганта, чтобы распределить ее по определенному периоду времени. Это помогает нам ясно видеть эти процессы и распределять их по различным сценариям.

Представление диаграммы Ганта в ClickUp позволяет планировать задачи, следить за ходом проекта, управлять сроками и устранять узкие места.

3. Мозговой штурм по улучшению бизнес-процессов

Подумайте о различных улучшениях, которые вы можете внести в неэффективные бизнес-процессы. Спросите у команды проекта предложения — зачастую они лучше всех знают, что им нужно.

Черпайте вдохновение из опыта других отделов, которые, возможно, уже решили эту проблему. Изучите все возможные решения.

Грамотная карта разума — отличный способ задокументировать все эти идеи, не опасаясь пустой страницы или ограничений в строках и столбцах.

4. Расставьте приоритеты в улучшениях

Обсудите каждый из них подробно, как только у вас будет список возможных оптимизаций процесса. Определите наиболее вероятное решение проблемы и достижение желаемого результата, не выходя за рамки операционных и бюджетных ограничений.

Например, если проблема заключается в задержках, вызванных ручной загрузкой бумажных счетов в ERP, потенциальным улучшением процесса может быть следующее:

• Внедрение программы сканирования на базе искусственного интеллекта, которая автоматически извлекает данные и обновляет ERP. Это высокие затраты, большие усилия и сомнительная рентабельность инвестиций.
• Увеличение штата сотрудников для ввода данных обходится дорого и немасштабируемо.
• Просьба ко всем поставщикам отправлять цифровые счета по электронной почте. Это низкая стоимость, большие усилия и длительный цикл изменений.

Основываясь на своих приоритетах и ​​ограничениях, выберите решение, которое подходит именно вам.

5. Протестируйте улучшения процесса

Прежде чем внедрять улучшения процесса, протестируйте их в меньшем масштабе. Вы можете сделать это, применив изменения к небольшой группе пользователей или на короткий период.

Следите за реакцией пользователей на улучшения. Измерьте результаты. Соберите качественную и количественную обратную связь от всех заинтересованных сторон, чтобы обеспечить реализацию ваших намерений.

6. Внедряйте и улучшайте

Если ваш тест пройден успешно, внедрите его для всей организации, готовясь к управлению изменениями.

• Информируйте все заинтересованные стороны об изменениях, которые вы внесли
• Предложите им задавать вопросы и активно отвечать на них.
• Настройте систему для решения любых проблем, с которыми они могут столкнуться в результате реализованной вами оптимизации процессов.
• Разработайте метрики и механизмы для измерения результатов в масштабе

Самое главное — следить за тем, как каждый пользователь внедряет новый процесс. Определите потенциальные возможности для его дальнейшей оптимизации. Держите свой почтовый ящик открытым для обратной связи.

Преимущества и проблемы оптимизации процессов

Оптимизация процесса может оказаться сложной задачей. Это предполагает внесение небольших, но значительных изменений в процессы, которым люди следуют ежедневно, часто подсознательно. Любая оптимизация процесса имеет определенный уровень нарушения.

Единственная разница между успешными и другими заключается в том, что результаты первых перевешивают последствия прорыва. Хорошая оптимизация процессов может принести вам пользу любым из следующих способов.

Преимущества оптимизации процесса

Пример процесса продаж в организации

Минимизация неэффективности: Чаще всего наиболее значительным преимуществом оптимизации процессов является устранение неэффективности. Это сокращает время, ручные усилия, потери производительности и т. д., позволяя командам делать больше с меньшими затратами.

Экономия затрат: Оптимизированные процессы сводят к минимуму потери и предотвращают потери производительности в рамках процесса. Это экономит затраты организации.

Например, если разработчик ожидает подготовки облачной среды в течение шести часов, сокращение этого времени может сэкономить на производительности и компенсации.

Улучшение качества: Надежный процесс является основой качественной продукции. Оптимизация процесса обеспечивает соблюдение всех процедур обеспечения качества, улучшая конечный продукт.

Содействие сотрудничеству: Хотя процесс обычно представляет собой серию шагов, многие из них включают в себя совместную работу нескольких людей или команд.

Оптимизированный процесс требует беспрепятственного обмена знаниями и передачи данных между ними. Непрерывная оптимизация процессов позволяет это сделать, способствуя более тесному сотрудничеству.

Снижение рисков: Часто игнорируемое преимущество оптимизации процессов — это ее способность значительно снижать риски. В сфере финансовых услуг хорошо оптимизированный процесс может предотвратить мошенничество.

В здравоохранении это может спасти жизни. В программном обеспечении это может свести к минимуму нарушения безопасности и повысить уровень конфиденциальности, конфиденциальности, безопасности и соответствия требованиям.

Оперативное вмешательство, которое может принести такие исключительные выгоды, не обходится без проблем. Давайте рассмотрим, с чем вы, вероятно, столкнетесь на пути к оптимизации процессов и как их преодолеть.

Проблемы оптимизации процессов

Ограниченное представление о процессе: Часто люди сразу же вносят изменения в процессы, которые они считают неэффективными. Таким образом, они вносят изменения, не понимая их влияния на людей, процессы и связанные с ними рабочие процессы.

Представьте себе, что столовую можно перенести на террасу, чтобы сэкономить на освещении, не принимая во внимание тот факт, что здесь нет доступа для инвалидных колясок. Такие изменения могут иметь контрпродуктивные последствия.

Сложность процесса: Не все процессы просты и последовательны. Таким образом, изменение одного шага может привести к тому, что остальные сложные процессы рухнут, как стопка карт.

Устойчивость к изменению: Люди часто сопротивляются переменам, даже если они не отвергают их полностью. Они могут подсознательно продолжать следовать старому процессу, вызывая неэффективность для себя и других.

Недостаточная рентабельность инвестиций: Большинство программ оптимизации процессов рассчитывают на возврат инвестиций за счет увеличения продаж, производительности, скорости и т. д. Бизнес-процессы, которые не могут сделать такую ​​отдачу очевидной, могут игнорироваться, теряя значительные возможности.

Отсутствие поддержки руководства: Небольшие, постепенные изменения часто остаются за пределами поля зрения бизнес-лидеров. Это усложняет реализацию и обеспечение соблюдения такой оптимизации процессов.

Как видите, эти проблемы заключаются не в самой оптимизации процесса, а в ее реализации. Используя правильные инструменты улучшения процессов, вы сможете преодолеть эти проблемы и оптимизировать операции. Вот как.

Мы живем в мире перегруженности инструментами. Существуют десятки инструментов для совместной работы, управления проектами, общения и так далее. Используйте правильный набор инструментов, чтобы улучшить результаты ваших усилий по оптимизации процессов.

Повысьте производительность благодаря совместному управлению задачами, назначая задачи, отмечая комментарии тегами и делясь записями экрана на одной платформе.

Собирайте точные и актуальные данные

Сбор данных – это не разовая деятельность. Поэтому вам необходим системный подход с разных точек зрения, чтобы сделать сбор данных эффективным.

Запуск опросов понять обеспокоенность команды по поводу процесса, который вы хотите оптимизировать.

Используйте трекер времени чтобы измерить, сколько времени занимает каждый этап процесса. Трекер времени ClickUp — отличный инструмент для этого. Вы можете запустить/остановить таймер или вручную добавить затраченное время. Вы можете сделать это где угодно — в мобильном телефоне, браузере или собственных приложениях.

Посмотреть архив завершенных проектов чтобы узнать больше о том, как выполняются задачи. Просмотрите комментарии и контрольные списки для анализа текущих процессов.

Эффективно сотрудничать

Ни один процесс не может быть успешно оптимизирован без сотрудничества, будь то при сборе данных, мозговом штурме идей, внедрении изменений или измерении результатов. Сделайте это правильно с помощью современных инструментов для совместной работы.

Использовать Блокнот ClickUp делать заметки и делиться ими с командой. Что еще? Используйте инструменты искусственного интеллекта для их корректировки и обобщения.

Обобщение тем в ClickUp AI

Используйте такие инструменты, как интерактивные доски ClickUp. визуализировать бизнес-процессы. Перетаскивайте шаги, добавляйте зависимости и делайте их видимыми для всех, чтобы они могли комментировать. Это создает всестороннюю видимость, объединяя всех на одной доске!

Вы также можете использовать ClickUp Mind Maps для моделирования потенциальных улучшений и предоставления командам возможности комментировать.

Идеи для обсуждения. Предлагайте изменения в документе, например ClickUp Docs, приглашая членов команды просмотреть и оставить отзыв. Используйте функцию комментариев, чтобы обсудить любые предлагаемые вами улучшения, асинхронно изучая плюсы и минусы.

Планируйте и представляйте лучше

Проблемы, связанные с сопротивлением переменам и поддержкой руководства, можно решить за счет лучшего планирования, презентации и коммуникации. У нас есть для этого инструменты!

Использовать Просмотр диаграммы Ганта ClickUp визуализировать процесс во времени. Создайте представления «до» и «после», чтобы показать разницу, которую дает оптимизация процесса. Это поможет командам представить потенциальные преимущества принятия изменения.

Оптимизируйте связанные процессы с помощью Зависимости ClickUp. Связывайте связанные задачи, клиентов, заказы, сделки, пользователей, отчеты об ошибках, документы и т. д. Просматривайте все связи и зависимости в одном месте, чтобы принимать правильные решения.

Использовать Автоматизация ClickUp выполнять тяжелую работу. Автоматически меняйте исполнителей, приоритеты, применяйте теги для ускорения программы оптимизации процессов. Запускайте задачи на основе любого действия или условия.

ClickUp — единственная платформа для повышения производительности, которая объединяет всю вашу работу в одном месте. Благодаря мощи различных встроенных функций, позволяющих вам контролировать процессы, это лучшее место для начала проекта по оптимизации процессов.