10 советов по согласованию интересов с клиентами

Выполнение проектов, ориентированных на клиента, — это большая работа, требующая управления задачами, дипломатического общения и внимания к деталям. Одна из самых сложных частей? Управление ожиданиями клиентов.

Без этого ключевого элемента вы можете столкнуться с недопониманием, разногласиями и провалом проекта. С другой стороны, управление ожиданиями клиентов означает довольных клиентов, лучшие рекомендации и постоянную работу. 🤩

Фактически, управление взаимоотношениями с клиентами, по прогнозам, будет Промышленность стоимостью 163 миллиарда долларов к 2030 году. Более того, недавний отчет показывает, что, когда предприятия внедряют лучший опыт работы с клиентамиони увеличивают доход.

Откройте для себя 10 эффективных стратегий управления ожиданиями клиентов, которые помогут улучшить отношения и увеличить прибыль. 🎯

Управление ожиданиями клиентов: 10 советов по согласованию с клиентами

Почему важно управлять ожиданиями клиентов?

Управление ожиданиями клиентов – это не только предотвращение потери проектов и прибыли. Это также оказывает существенное влияние на ваш процесс, рабочий процесс и удовлетворенность команды. Если вы не оправдаете ожиданий клиента, вы получите еще больше неприятных ощущений, пытаясь выправить корабль. 🚢

Ваша команда также, вероятно, столкнется с понижением морального духа. Они могут чувствовать себя побежденными или считать, что их работа недостаточно хороша, даже если проблема связана с необоснованными ожиданиями клиента. Неудачи могут повлиять на рабочие процессы, и членам команды, возможно, придется переделывать уже выполненные дела, что приведет к снижению уверенности.

Управление ожиданиями клиентов на раннем этапе может поставить вас на путь к успеху. Фактически, исследование Salesforce показывает, что 69% опрошенных клиентов ожидают регулярного честного и прозрачного общения.

Предоставляя это, вы даете клиентам то, что они хотят, и настраиваете свою команду на победу. 🙌

Объедините командное общение в одном пространстве с помощью ClickUp Chat и делитесь обновлениями, связывайте ресурсы и легко сотрудничайте со своими клиентами.

Владельцы бизнеса знают, насколько важна сарафанное радио. Хорошее управление клиентами означает, что ваши клиенты чувствуют себя услышанными и понятыми. Это вызывает доверие и уважение, а это значит, что они будут использовать ваш продукт или услугу и рекомендовать ваш бизнес другим потенциальным новым клиентам.

10 стратегий управления ожиданиями клиентов

Готовы улучшить отношения с клиентами? Начните с управления их ожиданиями с помощью этих 10 стратегий. От приложений для отслеживания целей до клиентских порталов и шаблонов документации — эти подходы обеспечивают успех клиентов, помогают устанавливать реалистичные ожидания и устанавливать полезные отношения с клиентами. ✨

1. Используйте CRM для создания базы данных контактной информации клиентов и отслеживания их удовлетворенности.

Вы не можете управлять ожиданиями, не зная, с кем поговорить и как выглядит их профиль. Используйте такой инструмент, как CRM ClickUp, чтобы создать базу данных контактной информации, хранить данные о точках взаимодействия и вести записи обсуждений.

Поговорите с клиентом во время процесса адаптации и спросите его об ожиданиях относительно коммуникации, результатов и масштаба проекта. Введите всю эту информацию в свой профиль в CRM или используйте шаблон CRM, чтобы ускорить процесс.

Управляйте данными клиентов, личными задачами и общением в ClickUp с любого устройства.

Добавьте настраиваемые поля для таких подробностей, как предпочтительные каналы связи, стили общения и основную информацию. По мере продвижения проекта добавляйте обновления и используйте CRM для записи обсуждений и ключевых выводов совещаний и обзоров.

Каждый раз, когда вы начинаете новый проект с клиентом, просматривайте его информацию в CRM, чтобы наладить хорошее общение с учетом его предпочтений и потребностей. 🤩

2. Назначать цели и вехи которые реалистичны, достижимы и отражают четкие ожидания

Для счастливых и успешных отношений с клиентами вы должны быть на одной волне в отношении целей. Один из способов сделать это — сделать ваши цели измеримыми, реалистичными и достижимыми.

Заранее установив четкие этапы, вы можете избежать дорогостоящего расширения масштабов, которое может задержать проекты и увеличить расходы. 💸

Используйте ClickUp Tasks, чтобы автоматизировать постановку и отслеживание целей, отмечать вехи, массовое редактирование задач и многое другое.

Цели ClickUp помогут вам достичь цели благодаря четким срокам, встроенному отслеживанию прогресса и измеримым контрольным точкам. Добавьте к своим целям числовые, денежные, а также истинные/ложные цели, чтобы установить четкие цели, которые смогут видеть вся команда и клиент.

Разбейте цели на папки, чтобы разделить их на более крупные и сложные проекты.

Устанавливайте измеримые цели для задач и проектов с автоматическим прогрессом для более эффективного достижения целей в определенные сроки и измеримые цели.

Сводное представление хода выполнения в папках показывает состояние проекта с процентным показателем достижения цели. Ниже находится быстрая ссылка на ключевые результаты, которые упрощают обновление клиента, как никогда.

3. Создайте сильную общение с клиентом планировать использование шаблоны которые экономят время и усилия

Все общаются по-разному, и это означает индивидуальный подход к каждому клиенту. Некоторые клиенты предпочитают регулярное общение посредством телефонных звонков, в то время как другие хотят получать обновления только по электронной почте. 📧

Помните, что стили общения выходят за рамки реальных каналов, которые вы используете. Некоторым клиентам нужны подробные отчеты на каждом этапе, в то время как другие могут предпочесть краткое общение по мере необходимости.

Используйте шаблон плана коммуникации ClickUp, чтобы создать дорожную карту процесса для беспрепятственного взаимодействия между командой и клиентами.

Используя ClickUp в качестве инструмента управления проектами, вы можете легко систематизировать детали и рабочие процессы. Установите регулярные проверки, более крупные отчеты о ходе работы и настройки уведомлений в зависимости от предпочтений клиента. Используйте шаблон плана коммуникации ClickUp для координации бесед с заинтересованными сторонами.

Вы также можете изучить другие шаблоны планов коммуникаций, чтобы адаптировать свои планы и удовлетворить ожидания клиентов. От матриц, определяющих планы для различных заинтересованных сторон, до планов действий по устранению возможных проблем — шаблоны экономят время и обеспечивают согласованность.

4. Будьте прозрачны со своими клиентами и используйте разрешения на обмен соответствующей информацией.

Постройте долгосрочные отношения и улучшите качество обслуживания клиентов, уделяя приоритетное внимание прозрачному и честному общению. Этот подход — лучший способ завоевать доверие, начиная с первой встречи и заканчивая завершением проекта.

Если что-то пойдет не так, не бойтесь сообщить об этом клиенту. Но прежде чем это сделать, разработайте план действий по исправлению ситуации.

Возможно, им не понравится неудача, но они оценят вашу честность и инициативу, направленную на то, чтобы все исправить.

Совместная работа является ключевым моментом в ClickUp 3.0 Docs, поэтому вы можете быстро обмениваться документами, устанавливать разрешения или экспортировать их для внутренних или внешних пользователей.

В других ситуациях вы можете захотеть не вмешивать клиента в процесс, пока вы устраняете сбои или препятствия. Функция разрешений на общий доступ ClickUp позволяет вам делиться тем, что вы хотите, и защищать то, чего вы не хотите.

Сделайте задачи доступными для просмотра клиентам, если вам нужна их информация и вы хотите предоставлять незапланированные обновления.

5. Создайте клиентский портал, который позволит легко получать утверждения, оставлять отзывы и просматривать статус проекта в реальном времени.

Некоторых клиентов трудно отследить, и это проблема, когда вам нужно их одобрение или проверка результата. Оптимизируйте свои процессы, создав клиентский портал. Таким образом, у них будет место для доступа к задачам, которые им необходимо выполнить, и получать уведомления, когда что-то будет готово к утверждению. ✅

Используйте интерактивные доски ClickUp, чтобы назначать задачи, отмечать исполнителей и все необходимое для начала следующего сотрудничества.

Создавайте задачи с четкими результатами — например, доработку SEO-поста, если вы являетесь агентством контент-маркетинга, или одобрением прототипа продукта, если вы — команда разработчиков. Назначьте утверждения клиенту с четкой датой выполнения. Это лучше формирует реалистичные ожидания по всем направлениям.

Добавьте зависимости задач, чтобы инициировать следующий шаг после того, как клиент завершит задачу. Зависимости помогут управлять ожиданиями клиентов, не позволяя им работать над определенными задачами заранее, чтобы они знали, что необходимо для завершения работы.

6. Будьте активны и стройте отношения для создания личных связей с клиентами.

Точно так же, как команды поддержки клиентов обрабатывают отзывы клиентов, вы хотите реагировать и адаптироваться по мере того, как узнаете больше о своем клиенте. Им должно быть комфортно задавать вам вопросы и делиться с вами своими опасениями.

Один из способов сделать это — выделить дополнительное время для установления личных связей с вашими клиентами. Они по-прежнему должны происходить в профессиональной среде, но они не обязательно должны касаться исключительно обновлений проекта.

Во время разговоров постарайтесь выяснить, есть ли у вас схожие интересы или хобби. Вы можете начать с простого вопроса об их выходных или сыграть в игру-ледокол, чтобы узнать о них больше.

Личное общение приводит к увеличению лояльности клиентов.исследования показывают что быстрорастущие компании приносят на 40% больше дохода, чем компании, которые не применяют персонализированный подход. А 71% клиентов ожидают индивидуального взаимодействия.

Развивайтесь, устанавливая ожидания

Ожидания клиента постоянно меняются, но хорошие разговоры и проявление заботы могут иметь большое значение. Кроме того, персонализация дает вам ценную информацию о том, кем является клиент как личность и его болевые точки.

Иногда простого «палец вверх» недостаточно — вместо этого добавьте свои любимые смайлы в комментарии в ClickUp и сохраняйте беззаботность и веселье разговоров со своими клиентами.

С помощью этой информации вы можете настроить свой стиль общения, чтобы установить более глубокие связи, повысить удержание клиентов и превзойти их ожидания.

Понимание того, как они думают и работают, поможет вам адаптировать путь клиента и ваше взаимодействие так, чтобы им было комфортно работать с вами. В конце концов, люди предпочитают работать с теми, кто их понимает, а не с холодными, безымянными поставщиками услуг.

7. Назначать цели ты знаешь, что можешь встретиться, но потом перевыполняешь свое обещание

Хорошо бросать себе вызов и ставить перед собой цели, которые подтолкнут вас к успеху. Но это может быть недостатком, когда дело доходит до взаимодействия с клиентами.

Нет ничего более разочаровывающего, чем иметь большие надежды, но они не оправдались. 🤸

Разбивайте цели, задачи, точки гибкости и статусы проектов на настраиваемой информационной панели ClickUp 3.0.

Когда дело доходит до работы с клиентами, давайте обещания, которые, как вы знаете, вы сможете выполнить. Не говорите, что добьетесь чего-то, если не уверены, что сможете этого достичь. Вместо этого сосредоточьтесь на определении целей и результатов, которых, как вы знаете, команда может достичь.

Затем сделайте все возможное, чтобы дать клиенту именно то, что вы обещали, и даже больше. Всегда лучше недообещать и перевыполнить, чем не оправдать ожиданий. 🌻

8. Будьте ясны, когда дело доходит до ценообразования и того, что клиенты могут ожидать взамен.

Конечная цель здесь — установить границы и сформировать четкие ожидания относительно того, сколько вы взимаете и что вы доставите. Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или крупной фирмой, ясность в вашем контракте является ключом к управлению ожиданиями клиентов.

Будьте конкретны в том, что вы будете и не будете делать. Если вы готовы взять на себя дополнительную работу за пределами первоначального контракта, создайте систему для выполнения работ, выходящих за рамки проекта.

Хорошее управление клиентами начинается с четкого информирования клиентов о том, как вы ожидаете оплаты и какие услуги вы предоставите взамен. Решите, будете ли вы платить фиксированную ставку за проект или почасовую оплату. Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств, объяснив, сколько вы берете за оплачиваемые часы вне оговоренной работы.

Заранее определив и установив границы, вы поможете защитить свою команду от чрезмерной рабочей нагрузки и облегчите ей управление своим графиком. Кроме того, вы создадите лучший пользовательский опыт для клиента, адаптируя свое соглашение к его конкретным потребностям.

9. Документируйте все, чтобы иметь четкую запись сообщений и ожиданий.

Недостаточно установить ожидания — вам также необходимо их задокументировать. Во-первых, заключите контракт, в котором будет изложено все, что вы обсуждали на питч-совещаниях и встречах с клиентами. Получите поддержку от клиента, попросив его подписать соглашение и отметить любые специальные условия. ✍️

Создайте каналы обмена сообщениями, где клиенты смогут легко найти и просмотреть документы, если у них возникнут вопросы. Запускайте уведомления с обновлениями в реальном времени, если вносятся какие-либо изменения. Следите за тем, чтобы все были на одной волне и знали, чего от них ждут.

Используйте ClickUp Spaces для создания концентраторов информационных панелей, где клиенты могут получить доступ к необходимым им контрактам и документам. Создайте отдельные пространства для своей команды и используйте ClickUp Docs для создания вики с важной клиентской документацией для каждого проекта.

Подключите ClickUp Docs к своему рабочему процессу, связывая задачи вместе.

Не забывайте использовать шаблоны управления клиентами, чтобы сэкономить время и силы при построении процессов, обеспечивающих четкую и надежную связь с клиентами.

10. Доверяйте своей интуиции, чтобы избежать недоразумений и неподходящих клиентов.

В идеальном мире работать со всеми клиентами было бы мечтой. На самом деле, некоторые из них могут быть просто кошмарными. Возможно, они чрезмерно требовательны, нерешительны или склонны к микроменеджменту.

Чтобы не вступать в бизнес с неподходящими людьми, обращайте внимание на тревожные сигналы на этапе инициации и доверяйте своей интуиции, если она говорит вам, что этот клиент вам не подходит. 🚨

Вот несколько признаков, на которые стоит обратить внимание:

• Они требуют особого отношения, например, услуг, выходящих за рамки работы, или изменений цен, которых не было в вашем соглашении.
• Им нечего сказать ничего хорошего о компаниях, с которыми они работали в прошлом.
• Они не уважают границы, которые вы установили во время адаптации.
• Они игнорируют ваши процессы или требуют взять на себя руководство командой
• Они не знают, каковы их цели, и не хотят, чтобы вы создали для них цель.
• Они торопятся или ожидают, что работа будет выполнена в сроки, нереалистичные для вашей команды.

Тот факт, что клиент соответствует одному из этих утверждений, не означает, что оно автоматически ему не подходит. Например, вы сможете помочь клиенту, который не уверен в своих целях, рассказав больше об отрасли.

Однако неуверенный клиент может изменить свои цели в середине проекта, что приведет к хаосу.

Суть в том, чтобы доверять своей интуиции и следить за признаками того, что клиент может не подходить для вашего бизнеса. Если вы видите, что что-то идет не по плану на раннем этапе или думаете, что это плохой матч, вероятно, лучше сократить свои потери и двигаться дальше.

Легко управляйте ожиданиями клиентов благодаря ClickUp

Благодаря этим советам и методам гораздо проще управлять ожиданиями клиентов, укреплять доверие, улучшать взаимопонимание и оптимизировать рабочие процессы общения. Не забудьте внедрить и пересмотреть свои процедуры, чтобы они подходили новым клиентам и соответствовали потребностям существующих клиентов.

Зарегистрируйтесь в ClickUp сегодня и наслаждайтесь множеством функций CRM, целей и плана коммуникаций. Привлекать клиентов, делиться обновлениями и настраивать коммуникацию с индивидуальным подходом стало проще, чем когда-либо.