15 целей SMART тайм-менеджмента, которые помогут не сбиться с пути

«Конечно, то, как мы проводим наши дни, — это то, как мы проводим нашу жизнь». гласит знаменитая цитата писательницы Энни Диллард. И когда вы читаете это вместе со словами: «Дни длинные, а годы короткие», вы испытываете чувство страха.

Использую ли я свое время наилучшим образом? Организованы ли мои дни таким образом, чтобы они соответствовали моим личным и профессиональным целям?

Именно здесь может помочь тайм-менеджмент, а постановка целей тайм-менеджмента может обеспечить структурированную структуру и новый взгляд на время, которым вы располагаете, и на цели, которых вы хотите достичь.

Каковы цели тайм-менеджмента?

Цели тайм-менеджмента — это конкретные цели, которые вы ставите для более эффективного управления своим временем. Эти цели помогают расставить приоритеты в задачах, установить четкие сроки и исключить бесполезную деятельность из повседневной деятельности.

Например, еженедельные задачи владельца бизнеса могут включать планирование звонков потенциальным клиентам, делегирование задач и оценку хода проектов. Имея точные цели тайм-менеджмента, владелец бизнеса точно знает, сколько часов ему нужно выделить на каждую задачу и в каком порядке их нужно выполнить.

Наиболее распространенным способом постановки целей тайм-менеджмента является модель SMART:

• Специфический: Четко определенная цель, отвечающая на вопрос, кто в ней участвует, каким должен быть результат, чего следует достичь и т. д.
• Измеримый: Измеримая и отслеживаемая цель. «Сколько часов должно занять это задание?»
• Достижимо: Реалистичная и достижимая цель
• Соответствующий: Практическая цель, например, соответствующая вашим личным или профессиональным целям.
• Ограниченный по времени: Цель с четкими сроками и сроками

Каковы преимущества постановки целей тайм-менеджмента?

У вас есть четкий список дел. Так почему же вам следует также заботиться о постановке целей тайм-менеджмента?

Давайте посмотрим на некоторые преимущества целей тайм-менеджмента:

✅ Более здоровый баланс между работой и личной жизнью

Правильное управление временем означает больше времени для своих близких и себя.

Вы можете запланировать время для высокоприоритетных задач в рабочее время и при этом оставить время для досуга и отдыха.

✅ Вы меньше откладываете дела на потом

Вам не нужно переключаться между задачами, если у вас есть приоритетный список задач.

Вы можете направить свою энергию на глубокую работу, не думая о том, что делать дальше.

✅Повышение производительности

Когда вы сосредоточены на выполнении важных задач и не тратите время на выяснение того, «что еще», вы можете выстроить распорядок дня. Эта процедура направлена ​​на то, чтобы помочь вам выполнить самые важные задачи в самый продуктивный час.

✅ Больше никакого выгорания

Плохо организованная работа может быть эмоционально и физически утомительной. Добавьте к этому пропущенные сроки и расфокусированную команду, и вы, скорее всего, испытаете карьерное выгорание.

Разумное управление временем может свести к минимуму стресс, вызванный разочарованием и давлением на работе.

15 примеров целей тайм-менеджмента, которые вы можете установить

Настройка тайм-менеджмента может оказаться сложной задачей. Но вот несколько примеров стратегий тайм-менеджмента, из которых вы можете черпать вдохновение:

1. Установите определенные числовые цели

Четкая цель – это цель с реалистичными сроками и измеримыми результатами, и это хорошо доносится.

Допустим, вы студент-дизайнер. Вашей целью может быть вовремя завершить групповой проект и работать в команде. Но записать и отслеживать несколько целей с указанием сроков и исполнителей непросто.

Если вы используете такой инструмент, как ClickUp, с целями ClickUp, вы придерживаетесь графика, устанавливая умные цели и отслеживая свои победы как группа.

Используйте ClickUp для отслеживания прогресса с помощью числовых, денежных, значений «истина/ложь» и целевых показателей задач.

Вот как:

• Ставьте осязаемые цели, такие как числовые, да/нет и денежные цели, для облегчения отслеживания. Например, создавайте пять каркасов веб-сайтов в неделю (числовая цель).
• Организовать несколько индивидуальных и цели команды по папкам
• Получите доступ к богатым визуальным эффектам для своих целей и задач с помощью создание мудбордов для быстрой справки
• Установите сроки для вашей команды/группы и следите за их прогрессом с помощью еженедельные таблицы показателей

2. Ежедневно отслеживайте свое время

Знаете ли вы, какие задачи требуют больше всего времени?

Если нет, то это тревожный сигнал для отслеживания времени и выявления расточительных, непродуктивных действий, съедающих ваше время. Это включает в себя и вашу личную деятельность.

Сколько времени вы сегодня провели в социальных сетях?

Но помните: это нужно для того, чтобы оценить, какие занятия составляют большую часть вашего дня, а не заменять их.

Учет времени с помощью ClickUp становится проще простого.

Вы можете записывать время с любого устройства, используя ClickUp’s бесплатное расширение для Chrome. Это делает отслеживание времени, связанного с выполнением задач, максимально простым.

Записывайте время по ходу дела или вводите его вручную с помощью отслеживания времени в ClickUp.

Работаете над отчетом на iPad? Просто нажмите «Пуск» с помощью глобального таймера ClickUp и остановитесь, если вы делаете перерыв или переключаетесь между задачами.

Вы также можете добавить оценку времени к ежедневным задачам отдельного человека или команды, чтобы определить, сколько времени займет выполнение задачи.

3. Расставьте приоритеты для своих задач

«Съешь лягушку» — популярный метод управления временем, потому что «съесть свою лягушку», то есть завершить самую важную и сложную задачу, прежде чем приступить к остальным, — это лучший способ добиться цели.

Другими словами, расстановка приоритетов задач имеет решающее значение для своевременного выполнения ценных и важных задач, чтобы вы могли добиться прогресса в достижении более крупных целей SMART. Оставьте самые простые или низкоприоритетные задачи напоследок.

Улучшите организацию задач, добавляя пользовательские теги и используя параметры фильтра в режиме «Список» и «Доска», чтобы точно определить задачи с наивысшим приоритетом.

Создавайте список дел с высоким приоритетом каждое утро или неделю, а затем список дел с более низким приоритетом, это простой способ распознавать срочные задачи и действовать по ним. Это гарантирует, что важные задачи не будут отложены из-за разовых запросов.

4. Используйте методы блокировки времени

Блокировка времени — это когда вы разбиваете свой день на несколько временных отрезков для рабочих или личных дел.

Каждый блок посвящен выполнению поставленной задачи, не отвлекаясь.

Вот несколько примеров техник блокировки времени с привязкой по времени:

• Правило 3/3/3: Посвящайте три часа в день трем срочным и трем несрочным задачам. Например, завершить три встречи и ответить на три электронных письма в течение трех часов во вторник.
• Техника «Помидоро»: Разделите свой рабочий день на 25-минутные периоды сосредоточенной работы, каждый раз с 5-минутным перерывом. Делайте это не менее четырех циклов.
• Как привести дела в порядок (GTD): GTD похож на технику Помидора. С помощью GTD вы сразу приступаете к задаче, устанавливаете 25-минутный таймер, делаете 5-минутный перерыв и продолжаете до завершения.
• Правило 4 часов: Правило 4 часов — это метод однозадачного разделения времени, при котором вы устанавливаете назначенное 4-часовое окно для завершения действия.

Отслеживайте текущие, прошлые и будущие встречи или события с помощью шаблона блокировки расписания ClickUp.

5. Делегируйте часть своих задач

Вам не обязательно делать все это. Небольшое делегирование поможет вам лучше контролировать свой день.

Начните с малого, назначая своей команде малоценные задачи, или наймите виртуального помощника, если вы индивидуальный предприниматель. Установите ожидаемые сроки и сообщите требования, чтобы не было никаких сомнений.

В конце концов вы заметите два существенных преимущества: у вас появится больше времени для важных и важных задач, ваша команда станет более уверенной, и вы сможете больше делегировать.

Помните, просить о помощи – это нормально. Делегирование требует изменения мышления и является важной частью ежедневного управления временем.

6. Устраните все отвлекающие факторы

Легче сказать, чем избежать отвлекающих факторов. Более того, работа в Интернете или в группе близких коллег затрудняет концентрацию.

Вот несколько способов, с помощью которых можно устранить отвлечение во время работы:

• Установите блокировщик уведомлений на вашем ноутбуке или смартфоне, чтобы вы могли работать бесперебойно
• Включите телефон и другие каналы связи. “Просьба не беспокоить” режим
• Временно удалить отвлекающие приложения например, социальные сети и игры с вашего телефона или компьютера.
• Отключить уведомления по электронной почте чтобы вам не приходилось отвечать на новые электронные письма во время работы над важными задачами.
• Если вы работаете из офиса, забронировать конференц-зал работать один, пока не закончишь свою работу

7. Попрощайтесь с прокрастинацией

Ан эксперимент утверждает, что прокрастинация сильнее всего проявляется, когда задача более сложна.

Итак, вот что вы можете сделать сознательно, чтобы свести к минимуму прокрастинацию:

• Разбейте сложную задачу на подзадачи с достижимыми сроками вместо того, чтобы брать на себя все это. Например, владелец продукта может разбить запуск нового продукта на более мелкие подзадачи, такие как обновление веб-сайта в дни 1 и 3, стратегия ценообразования в дни 4 и 5, распространение с 6 по 10 дни, автоматизация маркетинга с 11 по 15 дни. , и т. д.
• Установите ограничение по времени и отслеживайте его использование расширения Chrome Time Tracker от ClickUp при переходе от одной задачи к другой

8. Используйте визуальные инструменты для многозадачности

Если вы управляете несколькими проектами и у вас есть прямые подчиненные, у вас нет другого выбора, кроме как часто выполнять несколько задач одновременно.

Визуальные инструменты упрощают многозадачность и делают каждую задачу достижимой.

Например, Диаграммы Ганта может показывать зависимости и совпадения задач, Канбан-доски может помочь вам визуализировать ход выполнения задачи, блок-схемы может демонстрировать зависимости задач и Интеллект-карты может помочь вам обдумать идеи.

Используйте представление диаграммы Ганта в ClickUp, чтобы планировать задачи, следить за ходом проекта, управлять сроками и устранять узкие места.

9. Оптимизируйте встречи

Отслеживайте часы встреч, и вы будете удивлены, узнав, насколько трудоемкими и наименее продуктивными являются некоторые встречи.

Настройте асинхронные обновления с помощью инструмента управления задачами, чтобы отслеживать ход проекта и ограничивать продолжительность встреч с помощью четкой повестки дня.

Это означает, что вам больше не придется совершать «быстрые звонки» или высиживать 15-минутные дискуссии, которые превратились в часы.

Функция Clip Up в ClickUp помогает эффективно общаться с помощью записей экрана и устраняет необходимость в собраниях. Записывайте видео (экран + камера) из браузера и делитесь ими с товарищами по команде.

Поделитесь своим видеосообщением с помощью прямой ссылки в браузере, которая не требует загрузки и может быть просмотрена сразу после записи.

10. Управляйте сроками проекта

Управление сроками – это не только их соблюдение. Речь также идет о том, насколько эффективно вы планируете свою работу, чтобы уложиться в сроки.

Это включает в себя установление четких дат для каждой задачи, ведущей к завершению проекта.

Именно здесь использование представления календаря ClickUp может помочь в представлении с высоты птичьего полета всех событий и сроков, которые следует учитывать для указанного проекта.

11. Разработайте распорядок дня

Рутина скучна? Не совсем. Правда в том, что вы уже подсознательно следуете распорядку дня. Вы используете одни и те же приложения, едите каждый день в одно и то же время, ездите на работу одним и тем же маршрутом и т. д.

Так почему бы не выработать фиксированный сознательный распорядок и для вашей работы?

Вот несколько методов тайм-менеджмента, которые можно использовать для выработки распорядка дня:

• Запланируйте определенный блок времени для внутренних встреч и командных обсуждений.
• Установите фиксированный период для решения высокоприоритетных задач в первую очередь; съешь эту лягушку!
• Заканчивайте работу каждый день в определенное время, чтобы это не повлияло на вашу личную жизнь.
• Запланируйте час каждый день для ответа на электронные письма, например, каждый день с 14:00 до 15:00.

12. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи, такие как управление документами, обновление задач или отчетность, не требуют больших затрат и отнимают много времени.

Поставьте перед собой задачу исключить их из своей ежедневной рабочей нагрузки посредством автоматизации. Это один из наиболее важных навыков управления временем, который необходимо развивать.

Не знаете, где и как начать автоматизацию? Попробуйте автоматизацию ClickUp.

Назначайте новые задачи, перемещайте статусы задач, добавляйте комментарии, применяйте теги и многое другое на автопилоте.

Используйте готовые рецепты автоматизации в ClickUp или настраивайте их в соответствии со своими потребностями, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на том, что наиболее важно.

13. Не пропускайте перерывы

Отключайтесь от сети и чаще делайте перерывы, чтобы предотвратить выгорание. Многочисленные исследования показали, что перерывы приводят к повышению производительности и удовлетворенности работой.

Управление временем — это не только управление вашей энергией, но и ваша энергия и готовность решать различные ежедневные приоритеты. Как правило, делайте короткие перерывы каждые 25–90 минут работы.

Вы могли бы запланировать перерыв в работе или установить таймер чтобы отслеживать вашу работу и предупреждать вас, когда придет время сделать перерыв. Ваша спина тоже скажет вам за это спасибо.

14. Научитесь говорить «нет»

Научиться говорить «нет» — значит установить границы. Он защищает ваше время, свободу, энергию и психическое здоровье.

Вы будете перегружены дополнительной работой и сокращением приоритетов без конкретных границ. Итак, определите, что менее важно, чтобы вы могли сначала заняться важными задачами, прежде чем говорить «да» новой работе.

Установите четкие ожидания внутри и за пределами вашего рабочего места, чтобы ваши друзья, семья и коллеги знали, когда ожидать от вас ответа.

15. Посмотрите на картину в целом

Вы перегружены переменами или тонете в списках дел? Отступление назад может стать решением, позволяющим увидеть более широкую картину.

Сделайте шаг назад и посмотрите, какие ваши самые большие победы могут произойти через несколько недель или месяцев. Запишите их.

Вы будете лучше подготовлены к будущим проектам, примете изменения, сможете эффективно планировать время и понимать, когда ваша тарелка полна.

Например, индивидуально вы захотите проверять свой прогресс каждый месяц, а для вашей команды вы установите ежеквартальный цикл проверки.

Расставьте приоритеты для своих целей, чтобы управлять временем, чтобы добиться успеха

Последовательность — один из навыков тайм-менеджмента, о котором легче сказать, чем сделать. Помните: это нормально, если вы не делаете все правильно каждый день. В конце концов, мы люди.

Если вы перегружены, начните с минимума — ставьте небольшие отслеживаемые цели, расставляйте приоритеты задач, делегируйте работу и выделяйте определенные временные интервалы.

Но если вы хотите применить эту тактику на практике и сделать ее частью своей рутины, ClickUp может вам помочь!

Хотите стать профессионалом в области тайм-менеджмента? Попробуйте ClickUp бесплатно сегодня!