15 примеров и шаблонов автоматизации бизнес-процессов

Знаете ли вы, что небольшой норвежский стартап собирается запустить самый быстрый процесс обнаружения повреждений автомобиля в истории к моменту публикации этой статьи?

В среднем этот процесс занимает 15 минут, но благодаря технологиям искусственного интеллекта и автоматизации бизнес-процессов (BPA), Если удалось сократить это число до 6 секунд — это на 99,33% меньше, чем текущий отраслевой стандарт.

Хотя это может показаться чем-то из научно-фантастического фильма, подобные сбои становятся обычным явлением благодаря автоматизации бизнес-процессов (BPA).

Однако взаимосвязь между автоматизацией и бизнес-процессами не всегда ясна, и один из лучших способов понять ее — рассмотреть примеры, чем мы и займемся в этой статье. Вы увидите реальные примеры автоматизации бизнес-процессов на основе инструментов управления бизнес-процессами, которые каждый может развернуть за считанные минуты.

Теперь давайте определим автоматизацию бизнес-процессов, чтобы мы все были на одной волне, прежде чем углубляться в примеры!

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

В общих чертах, автоматизация бизнес-процессов (BPA) означает использование технологий для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов с целью повышения операционной эффективности, уменьшения человеческих ошибок и затрат, а также повышения общей производительности.

Создавайте собственные или используйте готовые рецепты автоматизации, чтобы автоматизировать рутинную работу и упростить сложный рабочий процесс.

В целом, основная цель BPA — эффективность. ⚡️

BPA — это запланированная высокоуровневая попытка автоматизировать множество ручных задач в рамках процесса для повышения производительности и эффективности. Это северная звезда любой стратегии BPA, главный двигатель всех усилий по автоматизации процессов в бизнесе.

Как автоматизация бизнес-процессов помогает организациям?

Повышая эффективность бизнес-процессов, BPA повышает производительность, снижает затраты и позволяет людям сосредоточиться на ценной деятельности, требующей человеческого опыта и творческого подхода.

Это приводит к множеству преимуществ, таких как:

• Снижение эксплуатационных расходов
• Меньшая зависимость от капиталоемких человеческих ресурсов
• Масштабируемость процесса
• Меньше ошибок при вводе вручную
• Лучшее обслуживание клиентов
• Оптимизированные бизнес-операции
• И более

Помимо этих ощутимых, измеримых преимуществ, BPA может повысить удовлетворенность сотрудников, убирая из их рук наиболее повторяющиеся задачи и оставляя им обязанности, требующие критического мышления, творческого подхода и навыков решения проблем.

В целом, преимущества BPA совершенно очевидны: помогите организациям достичь большей эффективности, точности и последовательности в своей деятельности, одновременно сокращая затраты и повышая удовлетворенность клиентов и сотрудников.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ
Картирование процессов является важнейшим элементом реализации эффективных рабочих процессов и бизнес-процессов. Используйте надежные и многофункциональные инструменты картирования процессов и шаблон блок-схемы процессов от ClickUp, чтобы создать визуальное представление ваших процессов. Создание подробной блок-схемы перед настройкой автоматизации поможет обеспечить плавность и безошибочность процесса.

Используйте шаблон блок-схемы процесса от ClickUp, чтобы составить схему своих процессов и настроить шаблон в соответствии со своими потребностями.

Включает ли BPA программные решения?

Ответ: да. Автоматизация бизнес-процессов в основном осуществляется с помощью специальных программных продуктов и/или специального кода, обычно, но не исключительно, комбинации того и другого.

Программное обеспечение BPA может включать в себя различные технологии, включая код, роботизированную автоматизацию процессов (RPA), облачную автоматизацию рабочих процессов, машинное обучение, искусственный интеллект и обработку естественного языка.

Кроме того, для автоматизации бизнес-процессов можно использовать более одного инструмента одновременно. Например, компания может использовать инструменты RPA для автоматизации процессов, включающих устаревшие или локальные приложения, а затем использовать другой набор инструментов для автоматизации процессов и рабочих процессов, включающих облачные приложения или внутренние API.

К инструментам и программному обеспечению, позволяющим компаниям автоматизировать бизнес-процессы, относятся ClickUp и Делатьособенно если ваш стек приложений основан на облаке, но есть и другое программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, которое вы можете рассмотреть в зависимости от ваших потребностей, используемых вами приложений и существующих процессов.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ
Интеграция ClickUp и Make поможет вам сэкономить время и автоматизировать любые процессы между ClickUp и другими рабочими приложениями — никаких технических навыков не требуется. Когда вы используете ClickUp в качестве программного обеспечения BPA и подключаете его к Make, вы сможете проектировать, создавать и автоматизировать простые и сложные рабочие процессы, чтобы оптимизировать свою работу. Просто установите триггеры и условия для автоматизации сотен действий и используйте готовые шаблоны, которые помогут вам сразу приступить к работе.

Используйте готовые шаблоны автоматизации и создавайте собственную интеграцию с Make и ClickUp.

Какие процессы попадают в категорию BPA?

Важно отметить, что BPA охватывает множество видов деятельности: от повседневного ручного ввода данных до автоматизации целых процессов, рабочих процессов и задач. Разница между ними заключается в сложности, количестве задач или шагов и задействованных подзадачах.

Например, ваша стратегия BPA может предусматривать автоматизацию всего процесса найма кандидатов или адаптации сотрудников. Этот процесс также будет включать в себя конкретные рабочие процессы и задачи. Примером рабочего процесса в рамках этого процесса может быть координация процесса собеседований с кандидатами и планирование учебных занятий.

Используйте готовые рецепты автоматизации в ClickUp или настраивайте их в соответствии со своими потребностями, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на том, что наиболее важно.

В рамках этого рабочего процесса также можно автоматизировать определенные задачи, такие как создание собраний Zoom, отправка приглашений на такие собрания по электронной почте, сохранение записей собраний для дальнейшего анализа и так далее. Цифровая автоматизация процессов упростит и оптимизирует все эти задачи, рабочие процессы и процессы.

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Количество бизнес-процессов, которые можно автоматизировать, исчисляется тысячами. Фактически, большинство бизнес-процессов можно автоматизировать полностью или частично, независимо от направления или отдела.

Например, HR может автоматизировать такие процессы, как вербовка, адаптация и увольнение сотрудников. Маркетинг может автоматизировать практически любой ручной процесс: от исследования ключевых слов и создания контента до рекламных кампаний и управления социальными сетями. ИТ, конечно, — это еще одна область, которая может оптимизировать процессы за счет автоматизации, включая отслеживание ошибок, мониторинг, разработку приложений, управление базами данных и другие ручные процессы.

Практически нет ограничений на то, что вы можете делать с правильными инструментами и платформами, и именно это мы покажем вам дальше: примеры автоматизации BPA, которые вы можете реализовать прямо сейчас с помощью интеграции Make и ClickUp.

Чтобы помочь вам решить, следует ли вам автоматизировать процесс, задайте себе следующие вопросы:

• Отнимает ли этот процесс у вашей команды много времени?
• Включает ли это повторяющиеся задачи или ввод данных вручную?
• Включает ли он несколько шагов и сторон внутри вашей организации?
• Является ли человеческая ошибка фактором в этом процессе?

Если вы ответили утвердительно на любой из этих вопросов, то это явный признак того, что BPA может помочь повысить эффективность и точность этого процесса.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ
Узнайте, как реализовать автоматизацию в ClickUp, и ознакомьтесь с 10 примерами автоматизации, которые помогут вам создавать автоматизированные рабочие процессы, повышать производительность и использовать шаблоны для экономии времени.

15 реальных примеров автоматизации бизнес-процессов

Пример 1: Документация бизнес-процесса

Идея автоматизации: рабочий процесс проверки документов

Проверка документов — это задача, которую можно найти в нескольких процессах в большинстве организаций.

От контрактов и соглашений об уровне обслуживания до публикаций в блогах и PR-релизов — компании тратят бесчисленные часы на то, чтобы убедиться, что документы проходят проверку, прежде чем они выполнят свою задачу. И хотя часть рецензирования может быть конфиденциальной, все шаги, связанные с ней, можно легко автоматизировать с помощью таких инструментов, как Make.

Автоматизированный процесс проверки документов: создавайте задачи ClickUp на основе новых загрузок на Google Диск и отправляйте сообщения в Slack.

Этот шаблон включает Google Drive, ClickUp, Make и Slack и позволяет вам автоматизировать процесс проверки документов в целом, «наблюдая» за новыми Документами Google в папке Google Диска.

После загрузки файла на Google Диск Make создаст и назначит задачу в ClickUp, а затем отправит соответствующий файл через Slack лицу, назначенному для его проверки.

Результатом является гибкий процесс проверки документов, который доставляет документы рецензентам и создает необходимый бумажный след, и все это без вмешательства человека.

Бонус: Реинжиниринг бизнес-процессов!

Пример 2: Продажи

Идея автоматизации: запускайте задачи для привлечения и конвертации новых потенциальных клиентов.

Возможности Salesforce обычно вызывают ряд связанных задач, которые играют важную роль в заключении потенциальной сделки. Эти задачи могут быть любыми: от отправки документов с дополнительной информацией до назначения специалиста, и часто для реализации этих задач требуются ручные действия со стороны человека, который изначально создал возможность Salesforce.

Это далеко от идеала, так как потребляет ресурсы и подвержено ошибкам (обычно кто-то забывает назначить нужные задачи). Однако этого также можно избежать и легко автоматизировать.

Автоматизированный процесс привлечения потенциальных клиентов. Используйте этот шаблон для автоматического создания задачи ClickUp и отправки уведомления Slack при создании новой возможности Salesforce.

Этот шаблон, включающий ClickUp, Make, Salesforce, Slack и Flow Control, невероятно полезен для этого, поскольку позволяет вам автоматизировать процесс привлечения потенциальных клиентов— запускайте любую задачу, которую только можете себе представить, после создания возможности в Salesforce.

Давайте представим себе простой пример использования: у вас есть электронная книга для привлечения потенциальных клиентов и вы предлагаете ее бесплатно тем, кто предоставит вам свои контактные данные.

Как только появляется новый потенциальный клиент, вы создаете возможность Salesforce, и вам необходимо развивать его по электронной почте и перенацеливать с помощью рекламы в Facebook.

С помощью приведенного выше шаблона вы можете каждый раз автоматически запускать эти (и другие) задачи.

Пример 3: Веб-аналитика

Идея автоматизации: отслеживание и агрегирование данных о веб-производительности.

Как и просмотр документов, отслеживание эффективности веб-сайта — это то, чем большинству, если не всем, компаниям приходится заниматься на постоянной основе.

Однако есть одна загвоздка: Google Analytics не совсем молниеносное приложение, и ежедневный вход в систему для получения данных — огромная трата времени.

Но опять же, вы можете автоматизировать весь процесс и начать получать данные, а не искать их.

Автоматизированная аналитика: каждый раз, когда в Google Analytics создается новый отчет, Make автоматически добавляет данные в Google Sheet и создает новую задачу в списке ClickUp по вашему выбору.

На вершине агрегирование аналитических данных в электронной таблицеMake может поручить кому-либо задачу его проверки, создав задачу в ClickUp — таким образом ни одно ключевое событие не останется незамеченным.

Пример 4: Маркетинг влияния

Идея автоматизации: создание задач по работе с влиятельными лицами

Ручной процесс обращения к влиятельным лицам, отслеживания их ответов и последующих действий может занять много времени. Автоматизация этого процесса может сэкономить вашей команде значительное количество времени и ресурсов.

Пример 5: Служба поддержки клиентов

Идея автоматизации: автоматический ответ на запросы в службу поддержки клиентов.

Автоматизация первоначального ответа на запросы клиентов может обеспечить быстрое подтверждение, а также классифицировать проблемы в зависимости от их характера для эффективного решения.

Пример 6: Управление проектом

Идея автоматизации: распределение ролей и обязанностей

Автоматическое назначение ролей и делегирование задач в рамках проекта могут повысить производительность за счет устранения ручного делегирования и отслеживания обязанностей.

Узнайте, как автоматизировать процессы с помощью бесплатного программного обеспечения для управления проектами!

Пример 7: Бухгалтерский учет

Идея автоматизации: автоматизация формирования счетов-фактур.

Формирование счетов за оказанные услуги или поставленные продукты можно автоматизировать, что снижает количество ручных ошибок и обеспечивает своевременную отправку счетов.

Автоматизация таких процессов, как ведение бухгалтерского учета, не только устраняет риск человеческой ошибки, но также обеспечивает точное и своевременное управление финансовыми отчетами, способствуя более эффективному принятию бизнес-решений.

Пример 8: Обеспечение качества

Идея автоматизации: автоматическое тестирование.

Автоматизация проверок и тестов качества после каждого обновления или изменения помогает поддерживать стабильное качество продукта.

Ознакомьтесь с инструментами тестирования качества!

Пример 9: HR

Идея автоматизации: автоматизированный сбор отзывов сотрудников.

Наличие автоматической системы сбора и анализа отзывов сотрудников может помочь отделам кадров эффективно и своевременно понимать настроения сотрудников.

Узнайте, как автоматизировать HR-процессы с помощью HR-программы!

Пример 10: Маркетинг

Идея автоматизации: планирование контента

Автоматизация планирования контента для разных платформ может помочь маркетинговым командам обеспечить постоянное присутствие бренда и вовлеченность по различным каналам.

Ознакомьтесь с этими шаблонами календаря контента, чтобы начать автоматизировать расписание контента вашей команды.

Пример 11: ИТ

Идея автоматизации: автоматически создаваемые отчеты

Автоматизированное создание и отправка ИТ-отчетов может сэкономить значительное количество времени, обеспечивая при этом регулярный мониторинг и отчетность ИТ-инфраструктуры.

Пример 12: Операции

Идея автоматизации: управление запасами

Автоматизация управления запасами может помочь отслеживать уровень запасов, запускать повторные заказы по мере необходимости и снижать вероятность дефицита или избытка запасов.

Пример 13: Логистика

Идея автоматизации: автоматическая оптимизация маршрута

Автоматизация планирования и оптимизации маршрутов доставки может помочь логистическим компаниям сократить время и затраты на топливо, одновременно повысив эффективность. Пример 14: Взаимодействие с клиентами

Пример 14: Взаимодействие с клиентами

Идея автоматизации: автоматически создаваемый персонализированный контент.

Автоматизация персонализации общения с клиентами может обеспечить более индивидуальный подход к клиентам, повысив вовлеченность и лояльность.

Пример 15: Финансы

Идея автоматизации: автоматизированная финансовая отчетность

Автоматизация создания финансовых отчетов может сэкономить значительное количество времени финансовым командам, одновременно снижая вероятность ошибок в финансовой отчетности.

Как использовать программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Есть два простых способа начать автоматизировать процессы ClickUp.

Первый вариант — положиться на ClickUp Automation, серию собственных решений, предлагаемых ClickUp.

Вы найдете массу преимуществ в этом предложении, если полагаетесь на ClickUp для запуска и отслеживания основных бизнес-процессов.

Автоматизация используется для запуска результатов, когда действие происходит автоматически. Например, используя автоматизацию «при изменении статуса», мы применяем шаблон к задаче, чтобы гарантировать, что ценная информация не будет потеряна во время передачи обслуживания клиенту.

Второй вариант — подключить платформу автоматизации, например Делатькоторый позволяет проектировать, создавать и автоматизировать что угодно на одной визуальной платформе.

Если у вас растущий стек приложений, ориентированных на облако, и вы хотите масштабировать свою стратегию автоматизации, вы найдете в разделе «Создание уникального решения», способного обрабатывать любые процессы.

Оптимизируйте рабочие процессы с помощью автоматизации бизнес-процессов

Одна из самых интересных особенностей автоматизации заключается в том, что, согласно Отчет о состоянии SaaSOps за 2023 год7 из 10 предприятий уже автоматизировали хотя бы один ключевой процесс, а 4 из 10 имеют выделенные функции автоматизации.

Это говорит о многом об автоматизации бизнес-процессов: это не просто возможность, а то, что может случиться или нет.

Вместо этого это то, что уже используется в ведущих компаниях.

В свете этого и того, насколько удобны в использовании инструменты автоматизации в наши дни, это только вопрос времени, когда каждая компания начнет избавляться от скучных и повторяющихся действий и переключаться на полноценную деятельность, чтобы продвигать свой бизнес вперед и снижать риски, связанные с человеческими ошибками.

И лучший способ начать эти усилия — использовать вместе два мощных программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов: ClickUp и Делать. С помощью этих инструментов вы сможете легко создавать автоматизированные бизнес-процессы с минимальным вмешательством и усилиями человека.

Пришло время прокачать ваш бизнес. Начните цифровую трансформацию с помощью программного обеспечения BPA сегодня — автоматизируйте ручные процессы, чтобы работать быстрее и эффективнее, чем когда-либо прежде. ⚡️

Приглашенный писатель:

Мартин Эчегарай — контент-менеджер и старший редактор Make. Ему нравится читать и писать об истории, науке и технологиях.