Что такое реализация проекта? 10 стратегий этапа реализации проекта

Давайте подготовим сцену. 🎭

Вы менеджер проекта, чья команда готова сделать следующий шаг в процессе планирования проекта. Вы вместе работали над разработкой концепции и созданием идеальной стратегии управления проектом, которая позволит воплотить вашу идею в жизнь.

Теперь пришло время действовать. 🥳

Как только каждый шаг вашего плана проекта будет намечен и окажется перед вами, он готов перейти к этапу реализации проекта. Но прежде чем вы соберете 200 долларов и пройдете «Go», важно знать о проблемах и изменениях, которые могут отбросить проект или даже остановить его на неопределенный срок.

Позвольте этому руководству развить ваши стратегические соки, чтобы вы могли добиться успеха в реализации проектов как настоящий профессионал. Следуйте инструкциям, чтобы узнать все, что вам нужно знать об успешном выполнении проекта, пробелах, которые могут помешать вашему прогрессу, а также 10 стратегиях управления проектами, которые помогут менеджерам не сбиться с пути.

Что такое реализация проекта?

Реализация проекта происходит после того, как вы завершили этап формирования идеи в рамках дорожной карты проекта. Это хорошая часть — когда вы действительно готовы приступить к делу и довести проект до конца. Это также может быть самый сложный этап, поскольку он самый длинный, требовательный и сложный.

Менеджеры проектов должны оставаться сосредоточенными, готовыми к поворотам и быть в курсе, когда дело доходит до прогресса и неудач проекта. Пока команда выполняет шаги, которые вы все разработали, вы, как менеджер проекта, контролируете и поддерживаете прогресс команды путем:

• Контроль, поощрение и чествование команды по мере выполнения ею проекта.
• Управление прогрессом по мере его возникновения
• Предложение корректировки курса или изменения расписания
• Управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами и перепиской
• Документирование и регистрация всех проблем, изменений и основных обновлений.

Легче сказать, чем сделать, не так ли? 😅

Но, как показывает практика, если вы просто будете расставлять приоритеты в своих люди, процессыи коммуникация, ты будешь в хорошей форме! Независимо от типа проекта, эффективное управление этими тремя областями гарантирует, что проект будет идти по графику, в рамках бюджета и достигать основных этапов.

Это очень важно, поскольку в обязанности менеджера проекта также входит помощь участникам наверстать упущенное время, перенаправить или изменить направление, если какая-либо часть плана пойдет не так, что иначе называется пробелами в исполнении проекта.

Каковы пробелы в реализации проекта

Пробелы в реализации проекта, также известные как пробелы в стратегии, возникают, когда созданный вами план проекта идет не так, как ожидалось.

Независимо от того, был ли ваш проект приостановлен из-за отсутствия ясности, сокращения сроков, уменьшения ресурсов или изменения целей — все это считается пробелами в реализации проекта.

Хотя в большинстве пробелов виновата нехватка ресурсов (включая бюджет, материалы и пропускную способность), есть еще несколько ключевых препятствий, о которых следует знать перед этапом реализации проекта:

• Отсутствие поддержки или участия со стороны высшего руководства или заинтересованных сторон
• Завышенные или нереальные сроки
• Неопределенное видение проекта
• Отсутствие расстановки приоритетов, что приводит к узким местам

И более. 🫣

Менеджеру проекта может быть сложно найти баланс между контролем за выполнением проекта и избежанием пробелов без микроуправления вашей командой или контроля над ее рабочими процессами. В конечном итоге это непродуктивно, поскольку дает понять, что участникам не доверяют управление своей работой, и, проще говоря, это вредно для морального духа.

Используйте просмотр рабочей нагрузки ClickUp, чтобы видеть, кто впереди или позади, и легко перетаскивать задачи для перераспределения ресурсов.

Мы здесь, чтобы решить эту проблему с помощью 10 стратегий, которые помогут менеджерам проектов обойти потенциальные пробелы в исполнении и реализовать проекты без сбоев.

Бонус: Планирование на случай непредвиденных обстоятельств.

Что происходит на этапе успешного выполнения проекта?

• Назначение задачи: Менеджер проекта поручает членам команды конкретные задачи на основе их навыков и опыта.
• Реализация работы: Члены команды выполняют поставленные перед ними задачи, следуя плану и срокам проекта.
• Отслеживание прогресса: Менеджер проекта контролирует ход выполнения каждой задачи, гарантируя, что работа выполняется в соответствии с планом.
• Общение и сотрудничество: Члены команды регулярно общаются, чтобы делиться обновлениями, решать проблемы и координировать усилия.
• Контроль качества: Внедряются процессы обеспечения качества, чтобы гарантировать, что результаты проекта соответствуют желаемым стандартам.
• Управление рисками: Команда проекта выявляет и устраняет потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе реализации, чтобы минимизировать их влияние.
• Управление ресурсами: Менеджер проекта обеспечивает наличие и эффективное использование необходимых ресурсов, таких как оборудование, материалы и персонал.
• Взаимодействие с заинтересованными сторонами: Команда проекта поддерживает регулярную связь с заинтересованными сторонами, информируя их и решая любые проблемы.
• Управление изменениями: Если происходят изменения в объеме проекта или требованиях, они документируются, оцениваются и управляются в соответствии с установленными процедурами.
• Документация и отчетность: Прогресс, основные этапы и любые возникающие проблемы документируются и сообщаются соответствующим заинтересованным сторонам.
• Решение проблемы: Команда проекта выявляет и разрешает любые проблемы или конфликты, возникающие в ходе реализации, обеспечивая плавный ход проекта.
• Непрерывный мониторинг и регулировка: Менеджер проекта постоянно следит за ходом реализации проекта, внося необходимые коррективы для поддержания его в нужном русле.

10 стратегий реализации проектов

Перед этапом реализации проекта необходимо предпринять множество упреждающих шагов, чтобы устранить разрыв между любыми несогласованными целями, стратегиями или задачами. Секрет заключается в том, чтобы внедрить их в процесс управления проектами задолго до того, как придет время действовать! Вот 10 наших любимых стратегий успешного выполнения проектов, которые помогут вашей команде быть мотивированными, не сбиться с пути и всегда двигаться вперед.

1. Используйте программное обеспечение для управления проектами.

Если вы сомневаетесь в том, необходимо ли программное обеспечение для управления проектами для эффективного выполнения проектов, то это так.

Особенно, если вы тратите значительное количество времени на общение с заинтересованными сторонами, работу с межфункциональными командами или управление несколькими проектами одновременно, эти инструменты помогут обеспечить полную прозрачность проекта для всех участников без необходимости отправлять ни одного электронного письма.

Визуализируйте свои задачи со всех сторон с помощью более чем 15 представлений в ClickUp, включая список, доску и календарь.

Программное обеспечение для управления проектами необходимо даже опытным менеджерам проектов, чтобы контролировать время, рабочую нагрузку, проекты и, честно говоря, их здравомыслие наиболее продуктивным способом. Эти инструменты предназначены для устранения трудоемкой работы и оптимизации процессов планирования проектов за счет автоматизации рабочих процессов, зависимостей задач, интерфейсов перетаскивания и многого другого. 😍

Лучшие инструменты управления проектами масштабируемы, гибки и интуитивно понятны, поэтому независимо от размера вашей команды или сложности вашего проекта программное обеспечение всегда будет приносить результаты. Конкретные ключевые функции, на которые следует обращать внимание в высококачественном программном обеспечении для управления проектами, включают:

Быстро извлекайте важные данные на одном экране с помощью информационных панелей в ClickUp.

Хотя это лишь некоторые из наших любимых функций управления проектами, есть и другие, на которые стоит обратить внимание в зависимости от вашей уникальной ситуации. Простота использования, бюджет вашей команды и инструменты, в которые вы уже вложили средства, — это важные факторы, которые следует учитывать, прежде чем выбирать правильное решение. Но в этой растущей отрасли важно знать, что у вас есть много вариантов!

2. Используйте шаблоны планирования и реализации проектов.

В наши дни можно найти шаблон для чего угодно.

Серьезно! Ни для кого не секрет, что каждый мощный инструмент управления проектами включает в себя надежный набор функций. В конечном итоге эти функции станут вашим лучшим другом. Но в данный момент? Изучение нового инструмента может быть процессом само по себе. Шаблоны решают эту проблему с помощью заранее созданной и настраиваемой структуры, позволяющей максимально продуктивно запустить процесс выполнения вашего проекта.

Кроме того, шаблоны — отличный способ показать вам, для чего были созданы функции вашего программного обеспечения для управления проектами. Готовые статусы, почти полные таблицы, списки задач по планированию проекта и справочная документация — вот лишь некоторые из многих способов, с помощью которых шаблоны могут привести вашу команду к успеху.

Лучший совет по шаблону, который мы можем вам дать, — начать здесь, с шаблона плана выполнения проекта от ClickUp.

Определите объем вашего проекта, требования, ресурсы и многое другое, используя шаблон плана выполнения проекта от ClickUp.

Этот удобный для начинающих документ ClickUp содержит семь страниц настраиваемых разделов, позволяющих стратегически и тщательно определить объем вашего проекта, цели, требования, график, план коммуникации и т. д. и более. Это идеальный ресурс, который поможет менеджерам проектов стандартизировать процесс выполнения проекта с помощью совместного и динамического редактора документов ClickUp — и упоминали ли мы, что он бесплатен? 💸

Вот несколько функций, которые нам больше всего нравятся в ClickUp Docs:

А поскольку документы ClickUp автоматически обновляются и сохраняют историю версий, ваш шаблон выполнения проекта всегда будет служить надежным источником достоверной информации, к которой команда проекта сможет обратиться в любое время. 😍

3. Согласуйте цели реализации проекта

Речь идет не только о согласовании окончательных результатов проекта, но и о том, как проект связан с долгосрочным видением вашей организации.

Понимание «почему» вашего проекта позволит команде проекта придерживаться общей стратегии и убедиться, что правильные задачи расставлены по приоритетам. Четкая коммуникация начинается с того, что вы говорите об одном и том же до того, как начнется выполнение.

Стартовые встречи, SMART-постановка целей и отчеты о ходе работы отлично подходят для повышения прозрачности и уверенности в команде, когда дело доходит до достижения краткосрочных и долгосрочных целей. Кроме того, это укрепляет сотрудничество на каждом этапе вашего проекта, гарантируя, что каждый член команды не застрянет в своей собственной изоляции изо дня в день.

4. Будьте инновационными

Когда дело доходит до новых идей, на кухне никогда не бывает слишком много поваров — для руководителя проекта очень важно дать участникам возможность поделиться своими мыслями.

Члены вашей команды — те, кто находится в гуще событий: ориентируются по дорожной карте, соблюдают сроки и выполняют свои обещания. Они знают, о чем говорят!

Вступая в фазу реализации, вы можете испытывать нерешительность по поводу новых идей из-за страха поставить под угрозу только что созданную стратегию. Но поворот — это естественная часть проектного процесса.. У вас и вашей команды одинаковые результаты, и им будет очень важно знать, что у них есть возможность высказать свои мысли, предложения и потенциальные проблемы, пока еще есть время что-то с этим сделать.

Мозговой штурм, планирование, разработка стратегии и оптимизация коммуникации в режиме реального времени для более быстрой реализации проектов с помощью досок ClickUp.

Формы идей, мозговые штурмы и выделенные каналы связи способствуют открытому обсуждению внутри команды и показывают им, что вам важно то, что они говорят, делая первый шаг. Вместо того, чтобы просто говорить им, что вы восприимчивы к их мыслям, дайте им возможность поднять идеи или проблемы, с которыми они сталкиваются на любом этапе фазы реализации — в долгосрочной перспективе ваш проект всегда будет лучше от этого.

5. Поощряйте обмен идеями

Это идет в обе стороны! Поощрять команду делиться своими идеями так же важно, как и следить за тем, чтобы ее слушали. Как менеджер проекта, вы можете помочь своей команде внести позитивные изменения посредством своих идей. Будьте восприимчивы к их идеям и гибки в их реализации, даже если они отличаются от первоначальной стратегии.

Кроме того, команда будет чувствовать себя более ответственной за свою работу, если будет знать, что ее мысли серьезно принимаются во внимание на протяжении всего процесса.

6. Делегируйте задачи по выполнению проекта.

Вопреки распространенному мнению, менеджеры проектов не должны нести на своих плечах бремя мира. У них и так есть о чем беспокоиться, и, будучи лидером проекта, делегирование задач другим членам будет способствовать росту и уверенности за счет разделения ответственности между всей командой.

Разделив даже небольшие обязанности, у менеджеров проектов появляется больше времени, чтобы понять общую картину вещей, включая ход проекта, рабочую нагрузку команды и статус.

7. Поощряйте командное сотрудничество

Менеджер проекта несет ответственность за то, чтобы держать всех в курсе, от других членов команды до заинтересованных сторон.

Настройка параметров конфиденциальности и общего доступа в разрешениях ClickUp

Конструктивный и открытый диалог — это еще один способ, с помощью которого программное обеспечение для управления проектами может помочь менеджерам сэкономить время и повысить эффективность своей работы, но его не всегда нужно ограничивать встречами и электронной почтой. Обеспечьте полную прозрачность статуса вашего проекта, предоставив вашим ключевым игрокам доступ к просмотру, комментированию или даже редактированию отчетов высокого уровня или документации о ходе работ по своему усмотрению.

8. Определите зависимости задач

Знание того, какие задачи необходимо выполнять в определенном порядке, помогает проектам не сбиться с пути и правильно распределять ресурсы. Учитывая, что большинство пробелов в стратегии сводятся к отсутствию управления ресурсами на каком-то уровне, контроль над зависимостями задач, контрольными точками и критическим путем иногда может стать решающим фактором в том, пройдет ли проект вообще стадию выполнения.

Просматривайте свою рабочую нагрузку по задачам, оставшимся на критическом пути, с помощью одного переключателя в ClickUp!

9. Отслеживайте ход выполнения проекта

Когда дело доходит до информационных панелей, отчетов и аналитики, лучше остановиться на более визуальных решениях для управления проектами. Существует множество способов определить общий статус вашего проекта, даже на детальном уровне, при использовании правильного программного обеспечения.

Такие функции, как настраиваемые статусы задач, отлично подходят для быстрого понимания обновлений отдельных задач, но для общего прогресса каждый менеджер проекта должен использовать информационные панели, диаграммы и цифровые доски. Еще одним преимуществом использования наглядных форм отчетности является то, что их легче читать и они более доступны для понимания заинтересованными сторонами, руководителями и другими руководителями отделов.

Используйте интерактивные доски ClickUp в качестве визуального инструмента для совместной работы для любых нужд.

10. Обзор результатов с заинтересованными сторонами

Следование любой из этих стратегий приведет к лучшему управлению временем и повышению производительности, избегая при этом пробелов в управлении проектами. Итак, что же делать с вновь обретенным временем, которое вы сэкономили? Используйте его, чтобы ключевые заинтересованные стороны были довольны на каждом этапе пути!

Хотя это не всегда необходимо или возможно, рассмотрение результатов проекта с заинтересованными сторонами на протяжении всего этапа реализации гарантирует, что они будут довольны, когда проект будет завершен. Кроме того, это заставляет вас хорошо выглядеть!

Особенно если вы работаете с новыми клиентами, этот жест способствует укреплению отношений с заинтересованными сторонами и убеждает вашу команду в том, что они движутся в правильном направлении.

Как программное обеспечение для управления проектами помогает в выполнении проектов

Если вы что-то вынесете из этого руководства, пусть это будет важность программного обеспечения для динамического управления проектами, позволяющего оптимизировать и автоматизировать процесс выполнения вашего проекта.

Инвестируя свое время и ресурсы в подходящее программное обеспечение, вы сможете легко и эффективно реализовать все 10 стратегий выполнения, независимо от типа и сложности вашего проекта.

Благодаря обширной библиотеке шаблонов, дополняющей богатый набор функций, ClickUp является идеальным программным обеспечением, помогающим менеджерам и командам выполнять проекты, оптимизировать процессы и согласовывать ключевые цели. Это единственная платформа для повышения производительности, достаточно мощная, чтобы централизовать вашу работу в приложениях в одном центре для совместной работы.

А благодаря таким функциям, как ClickUp Docs, ClickUp Whiteboards, несколько представлений и настраиваемые статусы, доступным в каждом тарифном плане, ClickUp создает решения для команд с любым бюджетом. Зарегистрируйтесь в ClickUp сегодня и начните использовать его вместе с командой совершенно бесплатно.