Как документировать требования проекта

Менеджер проекта несет ответственность за проверку, документирование и определение приоритетов требований проекта. Эти задачи имеют основополагающее значение для успеха проекта, но они сопряжены с рядом проблем.

Многие современные проекты являются частью более крупных экосистем или программ, где их успех зависит от координации нескольких взаимозависимых проектов. Определение требований становится сложным, поскольку оно включает в себя согласование целей различных инициатив, управление зависимостями и поддержание хорошо скоординированной архитектуры проекта.

В этом руководстве мы рассмотрим стратегии, инструменты и методы, чтобы раскрыть истинную цель запрошенного проекта и то, как донести ее до проектной группы. 🌐

Загрузите шаблон требований к управлению проектами ClickUp, чтобы следовать ему и приступить к организации своих задач!

Запустите процесс требований к проекту с помощью ClickUp List

Навигация по требованиям проекта: дорожная карта для менеджеров

Что такое Требования к проекту?

Требования к проекту — это конкретные стандарты, факторы или условия, которым должен соответствовать проект, чтобы быть успешным. Требования помогают команде проекта понять, каковы их цели, какие у них есть ограничения и чего они хотят достичь.

Они также следят за тем, чтобы все участники проекта знали, чего от него ожидают, и что проект идет по плану. Требования охватывают такие вещи, как то, что нужно сделать, когда это нужно сделать и сколько это будет стоить.

Отслеживая требования и регулярно проверяя их выполнение, менеджеры проектов могут снизить риски, сделать правильный выбор и сосредоточиться на соблюдении сроков!

Продемонстрируйте свои требования к продукту назначенным членам команды, используя встроенное представление списка в ClickUp.

Узнать больше о планирование управления требованиями!

Различные типы требований к проекту

Каждый успешный проект зависит от четкого понимания его требований. Требования к проекту закладывают основу для планирования, выполнения и конечного успеха проекта. Мы рассмотрим четыре различных типа требований к проекту, которые менеджеры проектов и заинтересованные стороны должны согласовать перед началом любой работы.

Функциональные требования

Функциональные требования описывают определенные функциональные возможности, действия и поведение, которые должен демонстрировать конечный продукт или услуга проекта. Функциональные требования часто выражаются в четких и измеримых терминах. Нет места двусмысленности! Эти требования жизненно важны, поскольку они формируют основу для проектирования, разработки и тестирования основных функций проекта.

Примеры функциональных требований включают:

• Аутентификация пользователя: Система должна позволять пользователям безопасно входить в систему с помощью имени пользователя и пароля.
• Процесс оплаты: Приложение должно обрабатывать транзакции по кредитным картам и генерировать платежные квитанции.
• Проверка ввода данных: Система должна обеспечивать соблюдение правил проверки данных для получения точной и согласованной информации.

Нефункциональные требования

Нефункциональные требования сосредоточены на атрибутах качества и характеристиках конечного продукта или услуги проекта. В отличие от функциональных требований, они не описывают конкретные действия или функции. Вместо этого нефункциональные требования устанавливают критерии для оценки общей производительности, безопасности, удобства использования и масштабируемости проекта.

Они необходимы для удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон и гарантии успеха проекта, выходящего за рамки его основных функций. Примеры нефункциональных требований включают:

• Производительность: Приложение должно отвечать на запросы пользователей в течение двух секунд для 90% взаимодействий.
• Безопасность: Система должна соответствовать отраслевым стандартам защиты данных и шифрования.
• Удобство использования: Пользовательский интерфейс должен быть интуитивно понятным и доступным для людей с ограниченными возможностями.

Управление оценкой требований, измерением прогресса и корректирующими действиями в ClickUp

Технические требования

Технические требования охватывают технические аспекты проекта, включая оборудование, программное обеспечение, платформы и технологии, необходимые для успешного выполнения проекта. Эти требования служат руководством для группы разработчиков, а выбранный стек технологий соответствует целям проекта.

Понимание технических требований имеет решающее значение для обеспечения хорошо интегрированного и совместимого решения. Примеры технических требований включают:

• Совместимость с операционной системой: Приложение должно быть совместимо с операционными системами Windows, macOS и Linux.
• Система управления базами данных: Проект будет использовать Oracle в качестве основной системы управления базами данных.
• Языки программирования: Система будет разработана с использованием Python и JavaScript

Бизнес-требования

Бизнес-требования определяют высокоуровневые цели и результаты, которых проект стремится достичь с точки зрения бизнеса. Они обеспечивают более широкий контекст для проекта и согласовывают его с целями организации. Понимание бизнес-требований является ключевым моментом для менеджеров проектов, чтобы доказать, что проект приносит ощутимую пользу и отвечает потребностям руководства.

Примеры бизнес-требований включают:

• Увеличение доли рынка: Проект должен способствовать увеличению доли рынка на 10% в течение шести месяцев после запуска.
• Снижение цены: Приложение должно снизить эксплуатационные расходы за счет автоматизации ручного процесса.эс
• Удовлетворенность клиентов: Конечный продукт проекта должен повысить удовлетворенность клиентов за счет оптимизации услуг поддержки.

Добавьте требования заинтересованных сторон к соответствующим этапам проекта на доске ClickUp с помощью перетаскивания.

Как определить и задокументировать требования проекта

Шаг 1. Определите объем и цели проекта

Первым шагом в определении требований является создание проектного документа, в котором излагаются объем и цели вашего проекта. Это поможет вам определить границы того, чего должен достичь проект, а также предоставит дорожную карту того, как туда добраться. Не забудьте указать имена соответствующих заинтересованных сторон проекта для каждой функции или команды, чтобы все были на одной странице в отношении ответственности.

Ознакомьтесь с более важным проектная документация!

Проводите мозговой штурм, планируйте, разрабатывайте стратегии и оптимизируйте общение в режиме реального времени, чтобы быстрее реализовывать проекты с помощью интерактивных досок ClickUp.

Шаг 2. Соберите требования бизнеса и заинтересованных сторон

Как только область и цели определены, пришло время перейти к выявлению требований. Этот процесс включает в себя привлечение ключевых заинтересованных сторон для сбора требований, контекста и знаний о том, что должно быть включено в результаты проекта.

Во время этих занятий задавайте вопросы, которые помогут вам определить функциональные и нефункциональные требования к вашему проекту. Не забудьте задокументировать свои выводы, так как это поможет вам создать исчерпывающий набор четких требований!

Шаг 3: Требования к документам

После того, как все требования собраны, важно создать единый документ, в котором будут изложены все требования. Этот документ должен включать не только функциональные, нефункциональные и пользовательские требования, но также любые ограничения или предположения, сделанные в процессе.

Бонус: добавьте предполагаемые сроки и бюджет проекта на основе собранных требований. Это поможет вам составить реалистичный план реализации!

Шаг 4. Просмотрите и подтвердите требования

После того, как требования проекта задокументированы, важно обсудить их с ключевыми заинтересованными сторонами и подтвердить их точность. Этот процесс должен включать обзор любых предположений, сделанных во время семинаров по выявлению требований, а также проверку любых ограничений, которые могли быть выявлены.

Используйте ClickUp Docs для документирования требований проекта и объема проекта в одном месте.

Это также возможность обсудить, как изменения в требованиях могут повлиять на другие аспекты проекта. Как только все заинтересованные стороны договорятся о требованиях, документ можно будет доработать и поделиться с коллективом!

Шаг 5. Мониторинг и контроль требований

Мониторинг и контроль требований проекта станет частью вашей повседневной работы по поддержке команды проекта. Внимательно отслеживая требования, менеджеры проектов могут оценивать расползание масштаба и вносить коррективы, чтобы проект оставался сфокусированным. Это сводит к минимуму влияние на сроки, затраты и общую стабильность проекта.

Чтобы эффективно контролировать требования проекта, внедрение формального процесса управления изменениями сэкономит ваше время. Этот процесс оценивает и утверждает изменения требований, чтобы привести их в соответствие с целями проекта.

Использование матрицы прослеживаемости требований (RTM) связывает результаты проекта с конкретными требованиями, обеспечивая четкое представление о ходе выполнения. (Подробнее об этом позже!)

Отправьте группе управления проектом список контроля качества в ClickUp

5 стратегий управления требованиями проекта

Подробный и хорошо структурированный план будет источником истины для управления требованиями проекта и достижения желаемых целей. Вот пять стратегий, которые помогут вам эффективно управлять требованиями вашего проекта!

1. Получите информацию от руководителей проекта

Приоритизация собранных требований — непреложная задача для команды проекта. Этот процесс обеспечивает согласованность между всеми заинтересованными сторонами в отношении целей и задач проекта и помогает проекту идти по плану.

Понимание взаимосвязей между требованиями и определение наиболее важных из них для успеха проекта являются ключевыми элементами эффективной расстановки приоритетов. Установив четкие приоритеты, команда может сосредоточиться на реализации наиболее важных функций и возможностей, максимизации воздействия проекта и обеспечении ценности для заинтересованных сторон.

Что еще более важно, он охватывает любые зависимости, о которых вам необходимо знать. Вы сможете создать логическую последовательность действий, чтобы одна задача была завершена до того, как можно будет начать другую. Это предотвращает неэффективность и позволяет избежать задержек, вызванных выполнением задач не по порядку!

2. Проведение семинаров по выявлению требований

Семинары по выявлению требований — это, по сути, сеансы мозгового штурма для обсуждения требований проекта. В этих семинарах участвуют заинтересованные стороны из соответствующих отделов, таких как разработка, маркетинг, продажи и ИТ, которые собираются вместе, чтобы провести мозговой штурм и преобразовать идеи в реальные требования к проекту. Во время этих сеансов можно использовать такие инструменты, как интеллект-карты или цифровые доски, для совместной работы в режиме реального времени или асинхронно.

Превратите идеи в задачи на карте ума ClickUp для членов проектной команды

После того, как все требования будут оценены и расставлены по приоритетам, команда проекта может перейти к разработке подробного плана проекта. Это будет включать график, бюджет, распределение ресурсов и любые другие ресурсы, необходимые для успешного завершения проекта.

Ссылайтесь на свою карту ума или доску из семинара и продолжайте извлекать информацию по мере необходимости!

3. Следуйте процессу управления проектами Agile

В сегодняшней быстро меняющейся и быстро развивающейся бизнес-среде гибкое управление проектами стало важнейшим подходом к успешной реализации проекта. Гибкие методологии предназначены для адаптации к изменениям, стимулирования сотрудничества и определения приоритетов потребностей клиентов, что делает их подходящими для решения сложных задач современных проектов.

Agile-управление проектами превосходно адаптируется к изменениям, расставляет приоритеты в потребностях клиентов, способствует сотрудничеству, ускоряет время выхода на рынок и способствует постоянному совершенствованию.

При настройке гибкой системы управления требованиями важно учитывать следующее:

• Установите роли и обязанности для каждой заинтересованной стороны
• Создайте набор критериев для определения того, когда следует или не следует вносить изменения в требования.
• Определите четкий процесс управления изменениями требований проекта.
• Создайте механизмы отчетности, которые позволят заинтересованным сторонам отслеживать прогресс и решать потенциальные проблемы.
• Настройте каналы связи между заинтересованными сторонами, чтобы все были уведомлены о любых изменениях или обновлениях.

Создайте идеальный рабочий процесс Agile и создайте гибкую систему Канбан с помощью представления «Доска» в ClickUp.

4. Примените процесс контроля изменений

Построение надежного процесса управления изменениями необходимо для управления изменениями в требованиях проекта и обеспечения их надлежащей оценки, утверждения и реализации.

Вот краткое пошаговое руководство по созданию эффективного процесса контроля изменений!

Определение категорий изменений: Определите различные типы изменений, которые могут произойти в ходе проекта, такие как изменения содержания, модификации требований, корректировки расписания или перераспределения ресурсов. Классификация изменений помогает понять их влияние и определить соответствующие уровни одобрения.

Сформулировать процедуры запроса на изменение: Установите четкие процедуры подачи запросов на изменение. Определите требуемый формат, документацию и информацию, которые заинтересованные стороны должны включать в свои запросы на изменение. Это подтверждает, что запросы на изменение хорошо структурированы и содержат все необходимые детали для оценки.

Провести оценку изменений и анализ влияния: Разработайте критерии для оценки запросов на изменение. Определите, кто будет нести ответственность за оценку предлагаемых изменений и проведение анализа воздействия. Этот анализ должен учитывать такие факторы, как сроки проекта, бюджет, доступность ресурсов и потенциальные риски.

Разработка процесса утверждения и проверки: Назначьте орган по утверждению или совет по управлению изменениями, ответственный за рассмотрение и утверждение или отклонение запросов на изменение. Настройте регулярный график проверки для быстрой оценки запросов на изменение, предотвращая задержки в выполнении проекта.

Реализовать план коммуникаций: Информируйте все соответствующие заинтересованные стороны о запросах на изменение, оценках и решениях. Ведите подробную документацию по каждому запросу на изменение, процессу оценки и окончательному решению, чтобы обеспечить полную прозрачность и подотчетность.

Добавить одобренные изменения: После утверждения запроса на изменение внесите изменения в план проекта и сообщите об обновлениях команде проекта и другим заинтересованным сторонам. Отслеживайте ход реализации, чтобы убедиться, что изменения выполняются надлежащим образом.

Мониторинг и измерение воздействия: постоянно отслеживайте влияние утвержденных изменений на ход проекта, его бюджет и объем. Регулярно проверяйте эффективность самого процесса управления изменениями, чтобы определить области для улучшения.

5. Используйте матрицу отслеживания требований (RTM)

Матрица отслеживания требований (RTM) объединяет все рассмотренные нами стратегии под одной цифровой крышей. Его цель состоит в том, чтобы установить и поддерживать четкую связь между требованиями проекта и результатами проекта. Вот как использовать RTM:

• Идентификация требования: Начните с перечисления всех требований проекта в первом столбце матрицы.
• Отображение результата: В следующих столбцах сопоставьте каждое требование с соответствующими результатами проекта, такими как проектная документация, модули кода, тестовые примеры и руководства пользователя. Это устанавливает прямую связь между тем, что должно быть доставлено, и требованиями, определяющими эти результаты.
• Верификация и валидация: Во время выполнения проекта RTM помогает обеспечить выполнение каждого требования. По мере завершения каждого результата проверьте и подтвердите, что он соответствует соответствующим требованиям, перечисленным в RTM.
• Анализ воздействия: при внесении изменений в требования или содержание проекта используйте RTM для проведения анализа последствий. Определите, какие результаты затронуты изменениями, и оцените их влияние на сроки и ресурсы проекта.
• Контроль области: RTM помогает контролировать содержание, обеспечивая четкое представление о покрытии требований. Любое новое требование должно быть добавлено в матрицу, и команда должна проверить, что все соответствующие результаты определены и учтены.
• Канал связи: RTM способствует прозрачности среди заинтересованных сторон проекта. Он обеспечивает всестороннее представление о том, как каждое требование влияет на результаты проекта, облегчая информирование заинтересованных сторон о прогрессе и статусе.
• Документация проекта: RTM служит важной частью проектной документации. Это помогает в проведении аудитов соответствия и нормативных требований, демонстрируя соответствие между требованиями и поставленным продуктом.

Начните работу с шаблоном матрицы отслеживания ClickUp!

ClickUp: лучший друг требований вашего проекта в эпоху цифровых технологий

Написание требований к проекту является фундаментальной основой для создания всего органа управления проектом для успеха любого проекта. Четко определенные и структурированные требования служат образцом для управления всем жизненным циклом проекта, от планирования и выполнения до мониторинга и контроля.

Вкладывая время и усилия в процесс сбора требований, руководители проектов и заинтересованные стороны могут установить четкие ожидания, снизить риски и объединить всех членов команды для достижения общей цели!