Как использовать упражнения «Старт-Стоп-Продолжить» для улучшения процессов

Когда несколько умов подходят к одной проблеме, вы получаете работающие решения.

В загруженной организации, занимающейся множеством проблем, подумайте о том, насколько эффективно было бы, если бы все работали вместе для поиска решений.

Из множества подходов хорошо работает упражнение «Старт-Стоп-Продолжить». Почему это важно?

Ну, есть три причины – вы должны начинать применяя инновационные подходы, останавливаться трата ресурсов на неэффективные процессы и продолжать успешные практики для достижения целей вашей организации.

Если у вас возникают проблемы с планированием, инновациями, операционной эффективностью, вовлеченностью сотрудников или реагированием на кризисы, ответ заключается в мозговом штурме и ответах на эти три вопроса.

Кажется достаточно простым? Что ж, это немного больше, и мы углубимся в детали значения, элементов, преимуществ и правильных способов реализации структуры «Старт-Стоп-Продолжить».

Как использовать упражнения «Старт-Стоп-Продолжить» для улучшения процессов

Что такое система «Старт-Стоп-Продолжить»?

Система «Старт-Стоп-Продолжить» (SSC) — это простой, но эффективный инструмент, используемый в различных областях, таких как бизнес, личное развитие, управление проектами и упражнения по построению команды. Он разработан, чтобы помочь отдельным лицам или командам задуматься о своих действиях, поведении, процессах или стратегиях, разделив их на три основные области: что начать делать, что прекратить делать и что продолжать делать.

Сбор отзывов — это не просто формальность, это способ показать сотрудникам, что вы цените их мнение и идеи. Но лучшие результаты достигаются при групповых усилиях. Вот здесь и помогает система Start-Stop-Continue. Он объединяет вашу команду, где каждый вносит свой вклад в решение трех аспектов:

1. Прежде всего, что вам следует начать делать? Определите виды деятельности, которые идеально соответствуют вашим целям. Это создает основу для активных инициатив, которые способствуют общему успеху.
2. Далее, что нужно остановить? Ставьте паузу на действия, которые больше не приносят пользы. Это стратегическое решение освобождает место для действительно важных начинаний.
3. Наконец, что вам следует продолжить? Определите те действия, которые незаметно решают даже самые сложные задачи. Речь идет о признании и расширении того, что уже работает.

Создайте процветающую и счастливую рабочую силу с помощью этих троих. Это общий язык, позволяющий руководителям и членам команд легко анализировать и улучшать результаты.

Элементы шаблона ретроспективы «Начало-Стоп-Продолжение»

Теперь, когда мы рассказали вам, почему вам следует начинать, останавливаться и продолжать, давайте упростим эти элементы:

НАЧИНАТЬ

Начните с определения новых инициатив, практик или процессов, которые вам следует внедрить для повышения производительности или решения возникающих проблем. Оно включает в себя как технические, так и поведенческие аспекты.

Например, в вашей организации могло бы быть лучше делегирование работы. Возникает путаница, сроки часто срываются. Это ваш сигнал к внедрению программного обеспечения для управления проектами для улучшения коммуникации и отслеживания задач. Допустим, несколько членов команды работают над разными аспектами проекта.

Clickup Tasks помогает вам создать централизованное пространство проекта, где вы четко определяете каждую задачу, назначаете ее ответственным участникам и устанавливаете сроки. Этот подход особенно полезен при управлении более важными проектами, например корпоративными мероприятиями, где делегирование имеет решающее значение.

Максимальная эффективность с помощью задач ClickUp: просматривайте свои задачи так, как вы хотите, и перемещайте их, чтобы упорядочить.

Рассмотрим следующий пример, в котором вы назначаете задачи соответствующим участникам и классифицируете проблемы в зависимости от их статуса: те, которые в настоящее время рассматриваются, те, которые выполняются, и задачи, которые завершены и готовы к запуску.

Что касается поведенческого фронта, начните регулярные упражнения по построению команды, которые помогут организовать совместную работу сотрудников с повышенным моральным духом.

ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ

Затем исключите действия или процессы, которые считаются неэффективными, избыточными или препятствующими прогрессу. Это позволяет командам избавиться от элементов, которые могут их сдерживать.

Например, вся ваша команда выполняет трудоемкий процесс создания отчетов вручную. Ключевым моментом здесь является полное прекращение этого процесса и переход на автоматизированную систему. Однако не только создание отчетов требует автоматизации.

Оптимизация каждой рутинной задачи в вашем бизнесе, которая отнимает значительное время, имеет решающее значение. Например, вручную корректировать статусы проектов, назначать задачи или применять теги становится затруднительно, особенно при работе с большой командой.

ClickUp Automation помогает вам автоматизировать эти задачи и легко интегрировать их с такими важными инструментами, как Dropbox и Slack. Все, что вам нужно сделать, это выбрать действия/задачи, которые вы хотите автоматизировать.

Автоматизация ClickUp позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, чтобы вам не приходилось постоянно за ними следить.

Чтобы ваша ручная работа была минимальной, у нас есть более 100 средств автоматизации, которые могут вам помочь. Мы уверены, что вы больше никогда не вернетесь к тому, чтобы тратить часы на рутинные задачи!

ПРОДОЛЖАТЬ

На этом этапе системы «Старт-Стоп-Продолжить» вы признаете и закрепляете успешные и эффективные методы, облегчающие процесс. Речь идет о поддержании деятельности, которая положительно влияет на цели и результаты вашей организации.

Например, определенный канал связи в значительной степени способствовал информированию всех членов команды. Оно обеспечивает видимость проектов в режиме реального времени и держит всех в курсе событий. Даже новички находят его невероятно простым в использовании.

Обновляйте статусы задач, делитесь важными файлами и оставляйте подробные комментарии. Таким образом, каждый информируется о текущем состоянии задач, вехах и препятствиях.

Вам необходимо продолжать использовать его, поскольку он обеспечивает прозрачность и сотрудничество. Аналогично, если конкретные методологии управления процессами стабильно дают результаты, вы можете применять их в будущих проектах.

Преимущества использования ретроспектив Start-Stop-Continue

Регулярное проведение оценок Start-Stop-Continue позволяет вашей команде оставаться гибкой и оперативно реагировать на меняющиеся требования проекта и изменения в отрасли.

Ключевым моментом здесь является последовательность, которая приводит к следующим преимуществам:

Преимущество № 1: извлечение полезного корма

Что может быть лучше, чем сухая, скучная и повторяющаяся обратная связь?

Полезная обратная связь, которая улучшает основные процессы.

Давайте рассмотрим сценарий, в котором ваша компания сталкивается с высокой текучестью новых сотрудников. В такой ситуации, с кем лучше посоветоваться, чем с теми сотрудниками, которые решили остаться?

Предположим, они предлагают улучшить руководство по адаптации серией видеороликов. Или рекомендуют заменить записанные занятия программами наставничества и поставить правильные цели общения.

Вы внедряете эти изменения и замечаете, что включить сотрудников в культуру компании стало проще, чем когда-либо. А если сбор отзывов часто вызывает у вас затруднения, рассмотрите возможность использования шаблона обратной связи, как показано ниже.

Используйте представление «Доска» в шаблоне формы обратной связи, чтобы упорядочивать элементы и легко перемещать карточки между этапами оценок.

Оцените текущий процесс адаптации и дайте предложения по улучшению с помощью этого шаблона. Это упрощает сохранение обратной связи и использование ее для других целей.

Собрав и сохранив обратную связь, делайте то, что поможет вам достичь ваших целей, отклоняйте поведение и действия, которые не помогают, и продолжайте делать то, что приближает вас к вашим целям.

Благодаря этому вы достигаете непосредственных целей и развиваете образ мышления, при котором команды постоянно совершенствуют свои подходы.

Преимущество № 2. Выявление областей, требующих улучшения, и работа над ними.

Регулярные оценки «Старт-Стоп-Продолжение» дают вашей команде острую линзу для определения конкретных областей улучшения ваших процессов.

Например, рассмотрим сценарий, в котором ваша команда в значительной степени полагается на общение по электронной почте. С точки зрения лидерства вы можете воспринимать это как эффективный способ распространения информации.

Однако посредством оценки «Начать-Стоп-Продолжить» член команды может выразить обеспокоенность по поводу задержек и потенциальных недоразумений, вызванных использованием электронной почты, особенно для срочных вопросов. Вот как член команды может указать на этот пробел, используя структуру Start-Stop-Continue:

• Начните использовать платформу для совместной работы, которая предлагает частые обновления.

Обратная связь: «Я заметил, что важные обновления и срочные сообщения часто теряются в цепочках электронной почты. Использование платформы для совместной работы, такой как ClickUp, Slack или Microsoft Teams, будет более эффективным. Эти инструменты обеспечивают подачу данных в режиме реального времени, благодаря чему срочные сообщения не будут пропущены, а команда остается в курсе событий, не просматривая многочисленные электронные письма».

• Прекратите использовать электронную почту для неотложных коммуникационных нужд.

Обратная связь: «Электронная почта — не лучший способ решения срочных дел. Важные сообщения легко пропустить или потерять в переполненном почтовом ящике. Нам следует рассмотреть возможность прекращения использования электронной почты для срочной связи и призвать команду использовать обмен мгновенными сообщениями на платформе для совместной работы для решения срочных вопросов».

• Продолжайте проводить регулярные встречи команды для большей ясности по проектам.

Обратная связь: «Я ценю наши регулярные командные встречи; они предоставляют пространство для обсуждения проекта и внесения ясности. Давайте продолжим эту практику, поскольку она гарантирует, что все будут на одной волне. Однако мы можем использовать эти встречи для решения проблем, возникающих из-за общения по электронной почте, и изучения способов сделать переход к платформе для совместной работы более плавным».

Это всего лишь один пример того, как платформа Start-Stop-Continue помогает оптимизировать рабочий процесс. С помощью этой структуры можно решить проблему устаревших или недостаточно используемых технологий, пробелов в обслуживании клиентов, стратегий разработки продуктов и т. д.

Мотивируйте команды и отдельных лиц на улучшение рабочих процессов

Модель «Старт-Стоп-Продолжить» побуждает команды выявлять новые методы или модели поведения, которые улучшают рабочие процессы. Независимо от того, внедряете ли вы новые инструменты, внедряете инновационные методы или внедряете эффективные процессы, этот подход мотивирует вашу команду находить лучшие способы выполнения задач.

Создание интеллект-карты с нуля в пустом режиме и преобразование узлов в задачи в ClickUp

Давайте посмотрим на другой сценарий, чтобы лучше понять это:

Маркетинговая команда постоянно сталкивается с проблемами соблюдения сроков проекта и замечает снижение эффективности своих кампаний в социальных сетях.

Используя процесс «Старт-Стоп-Продолжить», вы можете:

• Включите инструмент социальных сетей для улучшения планирования и исполнения.
• Признайте, что чрезмерная трата времени на анализ данных вручную снижает их эффективность, и прекратите эту практику.
• Выберите инструмент автоматизированного анализа, чтобы сэкономить время и сосредоточиться на принятии стратегических решений.
• Признайте успех их еженедельных мозговых штурмов и обязуйтесь продолжать этот совместный подход.

В результате этих корректировок члены команды чувствуют мотивацию приступить к работе. Новый инструмент планирования в социальных сетях, который они решили внедрить, облегчает их рабочую нагрузку и соответствует лучшим отраслевым практикам.

Как реализовать структуру «Старт-Стоп-Продолжить»

Чтобы ваша команда извлекла выгоду из вышеупомянутых упражнений «старт-стоп-продолжение», вот простой процесс внедрения структуры «старт-стоп-продолжение».

Шаг 1. Начните с четкой постановки целей

При внедрении модели «Старт-Стоп-Продолжить» вам необходимо четкое направление для выявления новых практик, ориентиры для оценки существующих практик, от которых вам необходимо отказаться, а также основа для укрепления успешных практик.

Именно здесь помогает постановка конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени целей (SMART).

Вместо широкой цели, такой как увеличение продаж, сосредоточьтесь на конкретном продукте или услуге. Затем погрузитесь в количественную оценку этих целей для точной оценки. В этом процессе вовлеките все ключевые заинтересованные стороны, такие как торговые представители и маркетинговые команды.

Например, вот как может выглядеть четко определенная цель:

Определите действия, которые следует начать, остановить или продолжить нашу стратегию цифрового маркетинга, чтобы добиться увеличения продаж продукта X на 25 % к концу этого квартала.

Установите конкретные командные цели, чтобы помочь вашим командам постоянно совершенствоваться в их достижении. А если ваша команда часто сталкивается с отслеживанием целей, то вам поможет функция Clickup Goals.

Используйте измеримые этапы в ClickUp Goals, чтобы отслеживать прогресс с различными целями, включая цифры, финансы, бинарные результаты и задачи, ориентированные на цели внутри команд.

Как только вы определили области для улучшения (Начинать), действия, которые следует прекратить (Стоп) и практики, которые следует продолжать (Продолжение). Цели ClickUp позволяют вам преобразовать эти идеи в конкретные задачи команды.

Например, если ‘улучшение каналов связиопределяется как стартовая инициатива, в ClickUp ставится цель повысить эффективность командного общения.

Это также позволяет вам визуализировать и отслеживать несколько целей на одной панели. Контролируйте все свои важные цели с помощью измеримых целей и автоматического отслеживания прогресса.

Шаг 2. Выбор шаблона «Старт-Стоп-Продолжить»

Теперь, когда вы поставили конкретные цели, пришло время четко собрать отзывы вашей команды.

Пока ты может манипулируя листами Excel и документами Word, мы предлагаем изучить некоторые из лучших шаблонов «Старт-Стоп-Продолжить» для категоризации, анализа и назначения задач. И давайте не будем забывать о визуальном представлении, которое облегчает предоставление обратной связи и понимание каждой области.

Диаграмма «Старт-Стоп-Продолжение» помогает командам соответствующим образом расставить приоритеты в своей работе.

Но самое главное – выбрать правильный шаблон «Старт-Стоп-Продолжить», уделив особое внимание следующему:

• Четкое представление с использованием строк, категорий и элементов, таких как стикеры.
• Удобный для новичков дизайн, позволяющий вашей команде легко адаптироваться к модели обратной связи.
• Адаптируемость к различным бизнес-сценариям: от устранения узких мест до улучшения коммуникации и адаптации новых сотрудников.
• Интуитивно понятный дизайн, который облегчает создание действенных планов и назначений задач.
• Возможность преобразования собранных данных в ценные ресурсы, такие как практические руководства.

Хотя вы можете найти множество вариантов, соответствующих той или иной области, шаблон Start-Stop-Continue от Clickup охватывает все, упомянутое выше, и даже больше!

Всего лишь один взгляд на всю доску позволяет понять, что полезно, а что нет. Этот шаблон выходит за рамки основ и предоставляет комплексное представление об основной деятельности вашей команды с помощью ценных данных.

Давайте рассмотрим сценарий, в котором вы планируете улучшить создание контента и маркетинговую стратегию. Используя шаблон, определите и укажите следующее:

• Начните изучать создание видеоконтента: В ответ на растущую тенденцию потребления видео начните внедрять видеоконтент в свою стратегию. Это предложение приводит к тому, что кто-то задумывается об идее ролика, ориентированного на действие, или короткого видеоконтента. Прежде чем вы это заметите, у вас будет много стикеров с креативными идеями.

• Прекратите использовать определенное ключевое слово: Если вы заметили, что определенное ключевое слово больше не находит отклика у вашей целевой аудитории или неэффективно отображается в результатах поисковых систем, возможно, пришло время перестать акцентировать на нем внимание. В то же время всплывут некоторые другие фразы или ключевые слова, которые не привлекают внимания. Если вы сделаете это командным упражнением, вы добьетесь всех этих результатов быстрее.
• Продолжайте использовать привлекательные публикации в блогах: Если ваша команда постоянно создает контент для блога, который получает положительные отзывы, важно продолжать эту успешную стратегию. Чтобы опираться на это, члены вашей команды могут также предлагать темы, которые привлекают постоянное внимание. Поэтому вы знаете, что еще нужно изготовить и разместить.

Как мы видим выше, шаблон не просто воплощает идеи; это также дает вашей команде возможность подумать и развить идеи других.

Шаг 3. Проведение мозгового штурма для заполнения шаблона.

Шаблон «Старт-Стоп-Продолжить» — это больше, чем просто опрос, проводимый для сбора отзывов. Вся суть заключается в сборе информации от коллективное обсуждение и улучшение производительности вашей команды.

Именно здесь помогает проведение мозгового штурма, в ходе которого разные команды излагают свои точки зрения, чтобы прийти к общему выводу.

Например, некоторые опытные сотрудники могут быть довольны имеющимися у вас инструментами для управления проектами, анализа данных или других задач. Однако другим членам команды, особенно новым сотрудникам, может быть сложно эффективно освоить эти инструменты.

Что, если эти проблемы не будут доведены до вашего сведения напрямую? Вместо того, чтобы сотрудники спокойно покидали организацию, важно поощрять их высказывать свои мысли. Сбор отзывов поможет вам изучить лучшие альтернативы или провести обучение, чтобы упростить ваши задачи.

Хотя конференц-залы и Google Meets подходят для сбора обратной связи, наличие инструмента, который визуально общается, координирует и связывает ваши виртуальные и офисные команды, имеет решающее значение, особенно когда сценарий удаленной работы продолжает расширяться.

ClickUp Whiteboard предлагает идеальную основу для удобной совместной работы над проектами и обсуждения идей в режиме реального времени.

Допустим, ваша команда работает над разработкой новой маркетинговой кампании. Используйте это пространство для сбора идей и визуализации стратегии вашей кампании. Вам понравится, как разные члены команды могут набрасывать концепции, добавлять стикеры со своими мыслями и совместно развивать идеи друг друга.

Нарисуйте связи между любыми фигурами или носителями на доске, чтобы построить блок-схему в ClickUp.

Итак, если ваши ведущие эксперты по маркетингу находятся на другом конце земного шара, вам не о чем беспокоиться. Быстро собирайте и реализуйте свои лучшие идеи с помощью подходящих инструментов.

Шаг 4: План действий после анализа обратной связи

Теперь, когда у вас есть ключевые моменты, пришло время составить практический план действий по устранению этой обратной связи. Чтобы сделать это эффективно, давайте четко определим эти критические моменты мозгового штурма — проблемы, возможности или тенденции.

Вот несколько примеров, чтобы лучше это понять:

Начинать

Обратная связь: Члены вашей команды хотят проводить регулярные мозговые штурмы для улучшения сотрудничества.

План Действий: Запланируйте еженедельные мозговые штурмы, чтобы стимулировать обмен идеями и сотрудничество. Чтобы ваша команда реализовала свои лучшие идеи, имейте в виду инструмент, который позволит им эффективно проводить мозговой штурм, где бы они ни захотели.

ClickUp Whiteboard — это пространство, способствующее творчеству. С помощью стикеров и соединителей вы обеспечите каждой идее необходимое пространство и внимание. Если идеи представлены правильно, они реализуются так, как должны.

Преобразуя идеи мозгового штурма в практические планы, виртуальная доска ClickUp способствует беспрепятственному сотрудничеству ваших команд.

Кроме того, давайте будем честными: это интересный способ обсуждения идей по сравнению с обычными сеансами Google Meet, которые ваша команда посещает без особого энтузиазма. (Внимание, спойлер: камера выключена, как и их разум.)

Останавливаться

Обратная связь: Использование определенного средства коммуникации вызывает путаницу и препятствует сотрудничеству.

План Действий: Прекратите использование текущего средства связи. Ищите платформу, которая поможет вам общаться прозрачно. Отмечайте отдельных людей или команды, чтобы убедиться, что вы даете правильные указания, с помощью таких функций, как @mention.

Делегируйте задачи и сотрудничайте в режиме реального времени, используя функции динамического чата ClickUp.

Далее, хотя обсуждения в чате невероятны, вам необходимо визуальное представление вашей работы, чтобы ваша команда выполняла ее. ClickUp Dashboards дает полное представление обо всем, что происходит на вашем рабочем месте.

Настраиваемые карточки также помогут вам предоставить нужную вам информацию. Когда прогресс отслеживается правильно, угадайте, что за этим следует — сотрудничество.

С легкостью перемещайтесь по своим проектам с помощью настраиваемых информационных панелей ClickUp — получайте ценную информацию в режиме реального времени и отслеживайте свой прогресс.

Однако прежде чем переходить на другой инструмент, вы как бизнес-лидеры должны провести испытательный период и собрать обратную связь от команды.

Продолжать

Обратная связь: Члены команды ценят еженедельные обновления о ходе работы, которые в настоящее время доступны.
План Действий: Поддерживайте практику предоставления еженедельных обновлений о ходе работы. Рассмотрите возможность улучшения формата на основе конкретных предложений, чтобы сделать обновления более информативными и привлекательными.

Используйте шаблон еженедельного отчета с указанием задачи, отдела и типа задачи. Помните, что всегда легче анализировать, имея визуальную картину перед глазами. Итак, вот что помогает:

Организуйте, расставьте приоритеты и сообщайте о своих еженедельных задачах с помощью комплексного шаблона еженедельного отчета ClickUp.

После этого вот как будет выглядеть ваш краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный план:

• Немедленные действия: Начните планировать еженедельные мозговые штурмы и сообщайте об изменениях в инструментах коммуникации.
• Среднесрочные действия: Через месяц соберите отзывы о новом инструменте коммуникации и при необходимости внесите коррективы. Внедрить улучшения в формат обновлений прогресса.
• Долгосрочные действия: Отслеживайте влияние изменений в следующем квартале, получайте постоянную обратную связь и соответствующим образом корректируйте стратегии.

Убедитесь, что вы постоянно следите за прогрессом по мере реализации своих планов действий. Но простого мониторинга недостаточно. Шаблон, основанный на извлеченных уроках, поможет вам документировать и анализировать успехи и неудачи вашего проекта на каждом этапе.

Улучшайте будущие проекты с помощью нашего шаблона «Извлеченные уроки по управлению проектами», который позволяет легко систематизировать аналитическую информацию и повысить результаты.

Выполняйте упражнения «Старт-Стоп-Продолжить» с помощью ClickUp

Что ж, из приведенного выше обсуждения становится ясно одно: выполнение упражнений «Старт-Стоп-Продолжение» требует многого.

Вы должны:

1. Назначать цели,
2. обсудите идеи вместе со своей командой,
3. заполнить шаблон Старт-Стоп-Продолжить,
4. создавать планы действий и
5. идти в ногу с прогрессом

Достаточно ли одного шаблона для успешного выполнения этих упражнений? Может быть. Но ваша работа пойдет как никогда раньше, если вы внедрите комплексное решение, такое как ClickUp, которое поможет вам с постановкой целей, мозговым штурмом, отслеживанием прогресса, и давайте не будем забывать наш аккуратный шаблон Start-Stop-Continue.

1. ClickUp Goals поможет вам установить четкие цели для упражнений «Старт-Стоп-Продолжение». Именно здесь вы убедитесь, что все понимают цель и желаемые результаты оценки.
2. Затем идет интерактивная доска ClickUp для мозгового штурма творческих проектов.
3. Чтобы помочь вам аккуратно подвести итоги, у нас есть шаблон «Начало-Стоп-Продолжение», в котором можно заполнить детали во время упражнения.
4. Используйте доски во время упражнений «Старт-Стоп-Продолжить», чтобы визуально представить идеи, отзывы и планы действий.
5. И, наконец, отслеживайте свою эффективность — и все это в ClickUp.

Если вы заинтригованы и хотите узнать больше о том, как ClickUp помогает вам оптимизировать ваши процессы, свяжитесь с нашей командой сегодня!