Как оптимизировать рабочий процесс управления документами

Работая ли вы в компании по разработке программного обеспечения или в обувном магазине, вы не сможете убежать от бумажной работы и документов. От политик компании и справочников сотрудников до соглашений об оказании услуг и финансовой отчетности — средняя организация обрабатывает сотни записей в рамках своей повседневной деятельности. 📁

Хаотичный документооборот — огромный фактор риска для любого бизнеса. Допустим, вы теряете важные контракты — это может привести к проблемам с регулированием и безопасностью, не говоря уже о потенциально напряженных областях, таких как сотрудничество и выполнение задач.

Решение? Организация правильного документооборота. Он спасает вас от когтей дезорганизации и неэффективности, диктуя организации создание, хранение, поиск, распространение и уничтожение документов. В этой статье мы обсудим одобренные экспертами способы оптимизации и структурирования процессов, связанных с документами.

Оптимизация рабочего процесса управления документами: лучшие практики для развития организации

Что такое рабочий процесс управления документами?

Рабочий процесс управления документами (DMW) представляет собой то, как вы обрабатываете документы в своей организации. Это охватывает все процессы и задачи, связанные с документами, включая управление различными версиями документов, обеспечение соответствия нормативным органам, а также ускорение и безошибочность отчетности.

Вот примеры некоторых важные подпроцессы в рамках документооборота:

• Создание: Объясняет, как следует составлять и создавать новые документы.
• Редактирование: Показывает, как следует редактировать, корректировать и проверять существующие документы, чтобы обеспечить соответствие требованиям и предотвратить ошибки.
• Хранилище: Описывает, как и где хранить документы, в физическом или цифровом формате.
• Категоризация: показывает, как документы должны быть организованы и проиндексированы для облегчения поиска и навигации. Подумайте о расположении рабочего пространства, папках, вложенных папках и т. д.
• Совместное использование: указывает, кто может получать доступ к документам, редактировать их и делиться ими.
• Утилизация: Описывает, как отслеживать лишние документы и устранять их из системы управления документами.
• Запросы и одобрения: объясняет процессы утверждения документов на всех уровнях иерархии.
• Мониторинг: Описывает, как отслеживать версии и изменения версий, чтобы обеспечить максимальную прозрачность. Это также относится к анализу производительности всего рабочего процесса, выявлению неэффективности при получении или обработке документов и поиску способов их устранения.

Почему важна оптимизация рабочих процессов управления документами?

Одной из самых больших проблем, с которыми организации сталкиваются в нынешнюю эпоху, является неэффективное управление информацией, особенно когда задействованы удаленные или гибридные команды. Типичный сценарий заключается в том, что участники проекта изо всех сил пытаются найти соответствующую документацию под рукой, что может вызвать пробелы в коммуникации внутри отделов или перерасход времени и средств.

Оптимизация рабочих процессов управления документами направлена ​​на устранение этой неэффективности. Его важность внутри компании в основном отражается в семи аспектах:

1. Повышенная эффективность: Рабочие процессы управления документами помогают оптимизировать общие рабочие процессы и бизнес-процессы, гарантируя, что сотрудники будут более продуктивны и не будут тратить время на поиск документов.
2. Прозрачность: Наличие всех документов в одном месте устраняет разрозненность подразделений и обеспечивает раскрытие информации соответствующим членам команды.
3. Полегче адаптация сотрудника: Структурированная документация гарантирует, что новые члены команды смогут найти интересующую их информацию и научиться решать различные задачи.
4. Стандартизация процессов: Тщательно спланированные рабочие процессы помогут вам определить стандартные операционные процедуры (СОП) для процессов и задач совместной работы, а также обеспечить согласованность действий межфункциональных групп.
5. Улучшенная безопасность: Хорошо продуманный рабочий процесс управления документами позволяет контролировать права доступа к файлам и папкам.
6. Минимизация ошибок: Вы можете обеспечить согласованность обработки документов и автоматизировать повторяющиеся задачи администрирования, снижая риск ошибок, совершаемых вручную.
7. Улучшен процессы принятия решений: Доступ в рамках решения для управления документами к важным документам с контекстной информацией помогает пользователям принимать мудрые решения, основанные на данных.

10 эффективных способов улучшить документооборот

Улучшение рабочих процессов управления документами, несомненно, может помочь вашей организации процветать, но вопрос в том, каков идеальный способ сделать это?

Начнем с того, что традиционный метод физического хранения файлов и папок бесполезен. В текущем сценарии вы можете разработать систему документации по качеству, используя программное обеспечение для управления документами (например, ClickUp) для организации записей и управления ими.

После тщательного исследования мы наметили 10 лучших практик, которые помогут создать базовую структуру рабочих процессов управления документами. Мы также продемонстрируем некоторые функции ClickUp, которые могут улучшить этот процесс! 😍

1. Определите свои потребности

Первым делом в вашей повестке дня должен быть анализ вашей организации и выявление конкретных потребностей, связанных с документами. Поскольку каждая компания уникальна, вам, возможно, придется углубиться и проанализировать свои процессы, чтобы понять, что не работает и на чем следует сосредоточиться.

Подумайте о своем роде деятельности и документах, которыми вам нужно управлять. Например, если вы бухгалтерская фирма, вам понадобится рабочий процесс, который поддерживает высокий поток документов и имеет расширенные возможности категоризации, чтобы помочь быстро получить элементы в случае споров.

С другой стороны, если вы являетесь малым бизнесом, продающим ювелирные изделия через Интернет, рабочий процесс вашей системы управления документами, скорее всего, будет сосредоточен на хранении описаний отдельных продуктов, а также на создании счетов-фактур и управлении ими.

Выявление потребностей может оказаться длительным и сложным процессом, но от этого зависит функциональность вашего рабочего процесса управления документами. Начните с учета размера вашей команды и подумайте, сколько людей будет иметь доступ к рабочему процессу и как часто.

Всегда отличная идея попросить членов вашей команды высказать свое мнение о том, что они хотели бы видеть в рабочем процессе и как они относятся к текущей системе. Вы можете использовать настраиваемый Формы ClickUp чтобы собирать ответы и отзывы вашей команды и превращать их в практические задачи, которые связаны с вашими рабочими процессами.

Оптимизируйте внутренние запросы на обратную связь, чтобы собирать точную информацию, необходимую в ваших формах.

Собрав необходимую информацию, вы можете начать заново изобретать свой документооборот, чтобы привести его в соответствие с потребностями компании.

2. Используйте подходящее программное обеспечение для документооборота.

Надлежащее программное обеспечение для управления документами должно быть оснащено опциями, которые помогут вам оптимизировать рабочие процессы и максимизировать эффективность.

Поскольку ClickUp является первоклассной платформой для управления задачами и проектами, она понимает необходимость оптимизации процессов управления документами. Внутри инструмента вы найдете Документы ClickUpпривлекательный пакет, который поможет вам решать все задачи, связанные с документами, в одном месте.

С помощью ClickUp Docs вы можете создавать, редактировать, делиться и хранить все документы, связанные с компанией, от баз знаний и вики до контрактов и СОП.

Совместная работа является ключевым моментом в ClickUp 3.0 Docs, поэтому вы можете быстро обмениваться документами, устанавливать разрешения или экспортировать их для внутренних или внешних пользователей.

Используйте широкие возможности редактирования и стилизации, чтобы настроить свои документы, добавлять закладки, вставлять вложенные папки и встраивать таблицы, чтобы сделать ваши записи настолько подробными, насколько это необходимо.

Одна из лучших особенностей ClickUp Docs — это возможность подключать ваши документы к рабочим процессам, что дает исполнителям задач достаточно контекстной информации, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Подключите ClickUp Docs к своему рабочему процессу, связывая задачи вместе.

Беспокоитесь о безопасности? Это уже предусмотрено — ClickUp позволяет настраивать уровни иерархии для папок и рабочих областей, а также настраивать разрешения и параметры конфиденциальности, предоставляя вам полный контроль над тем, кто может получать доступ, редактировать и делиться вашими документами.

3. Использование искусственного интеллекта (ИИ) в управлении документами.

Вам и вашей команде не придется преодолевать препятствия и тратить часы на создание подробных документов. К счастью, ИИ оказался неоценимым дополнением в область управления документами, что позволяет командам быстрее сортировать документы и генерировать элементы знаний. Фактически, недавнее научное исследование обнаружил, что использование генеративные инструменты искусственного интеллекта может:

• Сократите время написания на 40%
• Улучшить качество вывода на 18 %

ClickUp ИИ — отличный пример того, как ИИ может преобразовать рабочие процессы управления документами. Помощник по генеративному письму этой платформы ускоряет любой процесс создания документов с помощью настраиваемых подсказок для каждой роли.

Настройте результаты, чтобы быстрее получать более качественный контент, используя повторные подсказки в ClickUp AI.

ClickUp AI помогает вам проводить мозговой штурм, генерировать, совершенствовать и обобщать контент для различных типов документов — и все это оптимизировано по тону и грамматике. Все, что вам нужно сделать, это заполнить поля намерений, и инструмент может генерировать документы профессионального уровня, такие как краткие описания проектов, программы встреч, маркетинговые исследования и сроки проекта с предельной точностью.

И это еще не все: ClickUp AI позволяет создавать действия на основе ваших документов! Просто выберите определенную часть вашего документа, нажмите ИИи выберите Создать элемент действия. ClickUp AI проанализирует выбранный контент и создаст список дел. ✨

Используйте ClickUp AI, чтобы писать быстрее и совершенствовать текст, ответы по электронной почте и многое другое.

Помимо ClickUp AI, платформа предлагает еще один инструмент для создания документов —шаблоны! Впечатляющая библиотека ClickUp, содержащая более 1000 шаблонов, ускоряет процесс создания документов, ежедневников, баз знаний и электронных писем. Они на 100% настраиваемы, поэтому вы можете адаптировать их к принципам и направлению работы вашей компании.

4. Централизуйте свои документы

Отсутствие централизованного хранения всех ваших документов может стать причиной хаоса, дезорганизации, отсутствия прозрачности и потери данных. Эффективный рабочий процесс управления документами должен гарантировать, что все, включая сотрудников, менеджеров и клиентов, смогут получить доступ к важным файлам и информации в одном месте, а не через электронную почту или потоки сообщений.

Если вы используете ClickUp 3.0, вы можете изучить Центр документации как отличный центр для хранения всех документов, связанных с компанией. Он представляет все ваши документы через три карты—Недавний, Избранноеи Создано мной— за которым следует таблица со всеми вашими записями. 😎

ClickUp Docs Hub — это центральное хранилище документов компании.

5. Убедитесь, что документы легко найти в программном обеспечении для управления рабочими процессами.

Вы храните все документы компании в одном месте, но есть еще одна проблема: поиск конкретного документа может быть похож на поиск иголки в стоге сена. Низкая ценность поиска является серьезным недостатком любого рабочего процесса управления документами. Это может показаться не таким уж большим делом, если вы только что основали компанию с небольшим клиентским пулом. Но представьте, что вы раскапываете документ, созданный вами три или четыре года назад.

Оптимизированный рабочий процесс управления документами основан на возможность поиска. Вы должны иметь возможность найти ЛЮБОЙ документ в своем рабочем процессе за считанные секунды, чтобы обеспечить эффективность процесса.

Многие лучшие инструменты управления документами страдают от слабых возможностей поиска, но с этой проблемой вы не столкнетесь. Универсальный поиск функция в ClickUp 3.0. Эта функция позволяет вам искать практически все в вашем рабочем пространстве, используя основные ключевые слова. Вы также можете выполнять поиск элементов по времени их последнего обновления и просмотра.

ClickUp Universal Search позволяет пользователям быстро находить задачи, документы, файлы, пользователей, чаты и информационные панели во всем рабочем пространстве и даже в других подключенных рабочих приложениях.

Не можете вспомнить название документа? Улучшите логистику поиска в ClickUp, создав настраиваемые теги для записей. Например, если вы создали несколько документов, посвященных методологиям улучшения процессов, вы можете пометить их тегом совершенствование процессов.

ClickUp также добавляет столбец «Расположено в» из результатов поиска. Это позволяет вам увидеть, где хранится тот или иной документ, и найти его в несколько кликов.

6. Автоматизируйте свою работу

Один из самых быстрых способов оптимизировать рабочие процессы управления документами — автоматизировать задачи и действия внутри них. Автоматизация избавит вашу команду от подверженных ошибкам, повторяющихся задач, повысит эффективность и поможет им сосредоточиться на более полезных действиях.

Автоматизация рабочих процессов часто требует программирования и может показаться сложной задачей для нетехнических команд, но это может быть просто, если вы используете такой мощный инструмент, как ClickUp.

С более чем 100 кодами без кода Автоматизация ClickUp, вы можете позволить платформе выполнять рутинные задачи за вас. Вы контролируете, что запускает автоматизацию и что происходит после ее запуска, и все это через визуальный интерфейс. Это может пригодиться для управления проверками документов и обновления статуса утверждений. 😍

Автоматизация используется для автоматического запуска результатов при выполнении действия. Например, используя автоматизацию «при изменении статуса», мы применяем шаблон к задаче, чтобы гарантировать, что ценная информация не будет потеряна во время передачи обслуживания клиенту.

7. Интегрируйте свое программное обеспечение для управления документами с другими платформами.

Прошли те времена, когда организации могли полностью полагаться на одно приложение или платформу. Сегодня у вас есть отдельное приложение для всего: от создания счетов и отслеживания времени до планирования встреч с членами команды.

Хотя переход между десятками приложений может быть утомительным, на современном рабочем месте это неизбежное зло. Простой способ оптимизировать рабочие процессы управления документами и устранить необходимость постоянного переключения между приложениями — использовать интеграции.

Ты будешь этому рад ClickUp интегрируется с более чем 1000 платформами например Slack, GitHub, Everhour и Zoom. Если вы не можете найти в списке приложение, которое хотите интегрировать, используйте API кликапа создавать собственные интеграции и хранить информацию на разных платформах, доступную из единого центра ресурсов!

8. Сохраняйте гибкость рабочих процессов, связанных с документами

Рабочие процессы управления документами и проектами тесно связаны между собой. А поскольку процессы проекта имеют тенденцию сильно меняться, вы должны убедиться, что ваши рабочие процессы с документами могут следовать этому примеру.

Согласовать рабочие процессы вашего проекта и документов можно с помощью пакета управления проектами ClickUp, оснащенного функциями, которые ориентированы на тщательную организацию, сотрудничество и точность.

Выдающийся вариант, который дает вам и вашей команде полную гибкость: Просмотры ClickUp. Платформа предлагает более 15 представлений, которые позволяют вам организовать рабочие процессы с документами так, как вы хотите. Используйте представление «Список», чтобы сортировать документы, переходите к диаграмме Ганта, чтобы отслеживать потребности в документации в течение меняющихся сроков, или воспользуйтесь преимуществами представления «Активность», чтобы отслеживать последние изменения и обновления записей.

Более 15 представлений ClickUp предоставляют организациям комплексное решение для каждой команды.

Хотите знать, сколько времени члены вашей команды тратят на выполнение конкретных задач? Используйте встроенный трекер времени ClickUp, чтобы отслеживать и управлять временем, а также легко организовывать рабочие нагрузки.

С помощью ClickUp вы можете общаться с членами вашей команды в режиме реального времени, назначать комментарии с элементами действий и настраивать уведомления, чтобы обеспечить быструю передачу всей информации, связанной с документами. 😍

Другие примечательные функции, которые вы найдете полезными:

9. Тренируйте свою команду

Вы определили свои потребности, начали использовать новую платформу управления документами и централизовали свои документы. Но ваша работа не будет завершена, пока вы не проинформируете свою команду о последних изменениях!

Если вы хотите хорошо реализовать рабочие процессы управления документами, убедитесь, что каждый в курсе новых практик.

ClickUp предоставляет вам множество возможностей для обучения и управления вашей командой.

Если вы заново изобрели свои процессы и хотите помочь своей команде понять каждый шаг, вы можете использовать карты процессов, чтобы объяснить все подробно. Члены вашей команды могут просто следовать картам для выполнения задач с гарантированным успехом. Создайте стандартные операционные процедуры в виде обучающих модулей и пригласите к ним соответствующих членов команды. Если у них есть вопросы, они могут оставлять комментарии прямо в документе. ✨

Совместное обнаружение и редактирование, добавление комментариев и встраивание ссылок в документы ClickUp.

Повторяющаяся проблема в рабочих процессах, основанных на документах, заключается в том, что над одной задачей работают два или более человека, что приводит к избыточной работе. Но с помощью функции совместного обнаружения ClickUp вы можете видеть несколько курсоров с тегами имен, когда другие комментируют или редактируют тот же документ, что и вы. Это ускоряет совместную работу как в реальном времени, так и в асинхронном режиме, а также предотвращает дублирование документов.

10. Мониторинг и обновление

Думайте о рабочих процессах управления документами как о растениях, требующих постоянного ухода для процветания. То, что работало для вашей организации несколько лет назад, сегодня может оказаться бессмысленным. Вот почему вы должны отслеживать эффективность вашего рабочего процесса, переоценивать производительность и при необходимости обновлять его. 🌱

Команда разработчиков программного обеспечения ClickUp 3.0 Dashboard с приоритетами и картами сгорания

Существуют разные способы отслеживать рабочие процессы в ClickUp. Например, вы можете определить ключевые показатели эффективности и отслеживать их, используя Панели управления ClickUp с более чем 50 виджетами. Сосредоточьтесь на конкретных аспектах, чтобы выявить узкие места и корректировать их по ходу дела.

ClickUp: мастер рабочего процесса управления документами

Хорошо функционирующая система документации жизненно важна для каждой организации, которая хочет оставаться конкурентоспособной и эффективной. Это привносит порядок и структуру в вашу команду, снижает затраты и улучшает совместную работу, поэтому не стесняйтесь изучить предложенные нами оптимизации.

ClickUp — ваш незаменимый инструмент в этом путешествии, идеально подходящий для создания, управления, обмена и хранения документов, автоматизации процессов и оптимизации командной работы и общения! Зарегистрироваться бесплатнои узнайте, как это может помочь обеспечить согласованность рабочих процессов управления документами в масштабах всей компании! 💗