Как подготовиться к встречам с пропуском уровней и беседам один на один

Встреча сотрудника с менеджером своего менеджера, также известная как встреча с пропуском уровня, обычно рассматривается как механизм эскалации. Принято считать, что при возникновении проблемы вы привлекаете лидера. Однако этого не должно быть.

Пропускные встречи, если они проводятся регулярно, помогают сотрудникам и руководителям обмениваться знаниями. Это позволяет им делиться идеями, которые они получают благодаря своей уникальной позиции и точке зрения.

Например, сотрудник службы поддержки клиентов, находясь рядом с клиентом, может иметь представление о его болевых точках. Главный операционный директор, будучи близким к генеральному директору, может знать больше о стратегии и дорожной карте на будущее. Когда эти двое встречаются, это помогает обменяться деловым контекстом.

В этом сообщении блога мы исследуем, как вы можете использовать встречи с пропуском уровней в интересах организации в качестве менеджера менеджеров.

Как подготовиться к встречам с пропуском уровней и беседам один на один

Что такое встреча проходного уровня?

Пропускное совещание — это разговор между сотрудником и руководителем его руководителя без присутствия менеджера среднего звена. Он пропускает один уровень в организационной иерархии, отсюда и название.

Например, предположим, что вы — руководитель отдела продаж в городе, чьи прямые подчинения — менеджеры кластеров. У каждого менеджера по работе с клиентами могут быть подотчетные представители по развитию продаж (SDR).

Встреча на уровне пропуска происходит между вами и SDR без присутствия менеджера кластера.

Преимущества совещаний с пропуском уровня

В любую неделю менеджеры могут часто встречаться со своими командами — на стендапах, обзорах, встречах с клиентами и т. д. Всякий раз, когда сотрудник сталкивается с проблемой, он обращается к своему непосредственному руководителю, поддерживая отношения сотрудничества.

Однако для менеджера следующего уровня это не так. Они часто далеки от команд своих непосредственных подчиненных и своей работы. Встречи на уровне пропуска устраняют этот пробел.

Преимущества совещаний с пропуском уровней для сотрудников

Чтобы их голоса были услышаны: Часто сотрудники сталкиваются с проблемами, которые не могут решить их непосредственные руководители. Примером может служить покупка нового дорогостоящего инструмента, который непосредственный руководитель может не иметь полномочий одобрить.

В таких случаях встречи на промежуточном уровне позволяют им передать свои опасения кому-то более авторитетному.

Ощущение увиденного: Сотрудники, особенно те, кто работает на местах или за пределами офиса, чувствуют себя изолированными. Даже если они сотрудничают со своими коллегами или непосредственными руководителями, они могут не чувствовать себя частью более широкой цели своей работы.

Пропускные встречи, как и групповые встречи или выездные встречи в компании, помогают сотрудникам чувствовать себя замеченными, повышая их моральный дух.

Делитесь идеями: Сотрудники на местах держат пульс клиента, что имеет огромную ценность для организации. Компания SDR, продающая инструмент учета рабочего времени, может обнаружить, что клиенты хотят иметь возможность автоматически конвертировать эти записи в табель учета рабочего времени.

Такие идеи могут не дойти до команды разработчиков продукта в суете повседневной деятельности. Встреча на промежуточном уровне предлагает место и время для обмена идеями, которые можно немедленно применить на практике.

Понять организационную стратегию: Не каждый сотрудник имеет четкое представление о корпоративной стратегии. Инженер-программист может знать все о разрабатываемой функции, но не знать, почему она была добавлена ​​в план продукта.

Встречи на уровне пропуска помогают лидерам донести свое видение и стратегию до всей организации.

Преимущества встреч с пропуском уровней для лидеров

Выявление невидимых возможностей: Лидеры могут получить прямую и конкретную обратную связь от тех, кто находится на местах. Финансовый сотрудник, который оплачивает счета, может заметить, что организация тратит слишком много средств на дублирующие инструменты.

В обычный день они могут отмахнуться от этого. Во время промежуточного совещания они могут сообщить об этом финансовому директору, что может привести к экономии в тысячи долларов.

Эффективное решение проблем: Когда командное общение фильтруется менеджерами нескольких уровней, основная причина может быть потеряна. Пропускные встречи могут помочь руководству разобраться в критических проблемах. Это может помочь в оптимизации рабочего процесса с точки зрения конечного пользователя.

Доступ к информации о клиентах: Лидеры редко разговаривают напрямую с клиентами, если только это не крупный/важный клиент. Пропускная встреча — это возможность собрать честные отзывы обо всех клиентах, не встречаясь с каждым из них в отдельности. Это отличный способ собрать организационные знания.

Поднятие морального духа сотрудников: Пропускные собрания гарантируют, что руководители организаций видят и слышат сотрудников. Это заставляет сотрудников чувствовать себя более вовлеченными и ценными. Сотрудники, которые чувствуют, что их работа имеет значение, будут мотивированы делать больше.

Решать кадровые вопросы: Люди мирятся с плохими менеджерами, потому что не хотят показаться нарушителями спокойствия. Встречи на уровне пропуска облегчают менеджерам среднего звена всесторонний обзор. Таким образом, руководители могут решать проблемы сотрудников и обучать руководителей работать лучше.

По сути, встречи с пропуском уровня позволяют лидерам изменить ситуацию. Это дает им более четкую видимость. Это помогает им быстро и эффективно вносить улучшения. В результате сотрудники видят, что их отзывы ценят и уважают.

Со временем это создает лояльность сотрудников, что приводит к лучшему удержанию сотрудников и улучшению финансовых показателей организации.

Как подготовиться и запланировать встречи промежуточного уровня

Как менеджер среди менеджеров, вы несете ответственность за планирование регулярных промежуточных совещаний. Вот как можно подготовиться и запланировать встречи с пропуском уровня.

1. Сообщите менеджеру по отчетности

Когда член вашей команды увидит приглашение на встречу от менеджера своего менеджера, он задастся вопросом: «Они меня отпускают?» Когда ваши непосредственные подчиненные узнают, что вы разговаривали с их командой, они наверняка забеспокоятся.

Таким образом, совещание пропущенного уровня может быть эмоционально истощающим для вашей команды. Чтобы не подвергать свою команду ненужному стрессу, подумайте, как вы хотите подходить к совещаниям с пропуском уровней.

Используйте инструмент картирования процессов, чтобы определить все задачи, которые вам необходимо выполнить, прежде чем приступить к совещанию с пропуском. Вот несколько шагов, которые следует учитывать.

• Будьте откровенны со всеми
• Создайте график регулярных совещаний с пропуском уровней, чтобы никто не беспокоился, когда получает приглашение на собрание.
• Проводите ежеквартальные встречи один на один со своими непосредственными подчиненными перед собраниями пропущенного уровня.
• Сообщите своим непосредственным подчиненным о расписании встреч с пропуском уровня.
• Поощряйте своих непосредственных подчиненных сообщать своим командам, что они ожидают от вас приглашения на встречу.

2. Знайте, с кем вы встречаетесь

Допустим, у вас пять прямых подчиненных, и каждый из них управляет командой из пяти человек. Затем вам придется познакомиться с 25 людьми с их личностями, стилями работы, приоритетами и навыками. Прежде чем пойти с ними на встречу, поймите их.

Соберите информацию о них заранее. Вы сможете узнать об их роли, обязанностях, целях и эффективности работы на данный момент из вашей системы управления персоналом (HRMS).

Чтобы понять их как личность, вы можете использовать что-то вроде шаблона «Обо мне» от Clickup. Предложите им ответить на вопросы об их ценностях, сильных сторонах, опыте и многом другом.

Используйте эти данные, чтобы предвидеть их проблемы и заранее обдумать свои ответы.

3. Вдумчиво планируйте встречи с пропуском уровней

Лучшая частота проведения совещаний с пропуском уровня — один раз в квартал. Если вы оставите это на более длительный срок, вы можете показаться неискренним, просто поставив галочку. Если это произойдет чаще, это может стать бременем для вашего графика.

Встречаться с 25 людьми каждый квартал непросто. Поэтому правильное планирование встреч с пропуском имеет решающее значение. Мы рекомендуем один из следующих двух методов.

Пакетное планирование: Пять 20-минутных встреч в день в течение недели, каждый квартал. Хотя это займет у вас целую неделю, это поможет собрать всю информацию целостно и контекстуально. Это также даст вам оставшуюся часть квартала, чтобы принять меры в соответствии с полученными отзывами.

Непрерывное планирование: Альтернативно, вы можете встречаться с двумя людьми еженедельно в течение квартала. Это поможет вам распределить встречи по времени и более внимательно следить за прогрессом.

В зависимости от вашего контроля, планируйте встречи так, как вам удобно. Не собирайте 2–3 человек на одно занятие и не проводите групповые встречи. Хорошая встреча на промежуточном уровне всегда проходит один на один.

4. Учитывайте пропускную способность при планировании совещаний с пропуском уровней.

Помните, что вы не единственный занятой человек в организации. Итак, прежде чем планировать встречу, помните о рабочей нагрузке вашей команды на промежуточном уровне. Ваш инструмент управления проектами должен сообщать вам, насколько заняты члены команды.

Просмотр рабочей нагрузки Clickup дает консолидированное представление в режиме реального времени о том, что делает каждый член команды и может ли он выделить 20 минут, чтобы поговорить с вами.

Просмотр рабочей нагрузки ClickUp для планирования встреч с членами команды без уровня

С другой стороны, ваша пропускная способность также требует внимания. Представление календаря ClickUp помогает вам видеть все ваши встречи в одном месте, поэтому вы можете быть уверены, что не перегружены слишком большим количеством встреч.

5. Создайте повестку дня встречи для пропуска

Нет ничего более расточительного, чем встреча без повестки дня. Учитывая, что промежуточная встреча длится всего двадцать минут, вам нужен четкий план. Шаблон повестки дня собрания Clickup с пропуском уровня — отличная отправная точка.

Шаблон плана действий ClickUp для совещаний с пропуском уровней

Планируя повестку дня, подумайте также о вопросах, которые вы можете задать на встрече, которые можно пропустить. Вот несколько примеров.

Если вы финансовый директор и встречаетесь с специалистом по дебиторской задолженности, вы можете спросить:

• Сколько наших клиентов задерживают платежи сверх оговоренного срока?
• За сколько задержек мы несем ответственность и как мы можем их исправить?
• Какой канал оплаты предпочитают клиенты?

Если вы руководитель городского отдела продаж и разговариваете о СПЗ, вы можете спросить:

• Какие жалобы вы неоднократно слышите от клиентов?
• Какие функции им нравятся?
• Почему некоторые потенциальные клиенты предпочитают нашего конкурента нам?

На каждой встрече подумайте о том, чтобы спросить:

• Довольны ли вы своей ролью, своим начальником и своей работой?
• Есть ли у вас все необходимые инструменты для качественной работы?
• Если бы у вас была такая возможность, что бы вы изменили в своей работе?

Поделитесь этой повесткой дня со своими сотрудниками за пару недель до нее, чтобы они могли обдумать ее и подготовиться.

6. Приготовьтесь отвечать на сложные вопросы

Встречи на уровне пропуска также могут оказаться для вас тяжелым испытанием. Члены вашей команды воспользуются этой возможностью, чтобы обсудить свои проблемы (чего вы тоже хотите!). Так что будьте готовы к их решению. Соберите все факты и цифры. Решите, какой информацией вы готовы с ними поделиться.

Как бы вы ни готовились, эффективность промежуточной встречи во многом зависит от того, как вы участвуете в разговоре. Вот как вы можете это улучшить.

Как провести успешную встречу без уровней

Начните задолго до встречи

Отправляя повестку собрания пропущенного уровня своей команде, предложите им просмотреть ее и добавить свои пункты. Когда они это сделают, будьте активны в признании их вклада.

Это один из самых простых способов установить доверие. Ваш ответ показывает им, что вы искренне заботитесь о встрече на уровне пропуска и о них как о личности.

Соберите вместе инструменты, необходимые для проведения успешных совещаний с пропуском уровней. Это может быть инструмент искусственного интеллекта для составления протоколов или сводок совещаний, приложение для отслеживания целей, программное обеспечение для записи звонков или ваша любимая бумага и ручка.

Приходите с четкими целями

Приходите на встречу, зная, чего вы и член вашей команды уровня пропуска хотите достичь в результате этого разговора. Такой инструмент, как ClickUp, помогает отслеживать цели и устанавливать структуру встречи.

Продолжение предыдущих совещаний с пропуском уровня

Если у вас уже были встречи с этим человеком на уровне пропуска, продолжайте с этого момента. Подтвердите свои действия и прогресс с тех пор. Если вам не удалось решить проблему, объясните, почему.

Если сотрудник чувствует, что из предыдущей встречи ничего не вышло, на этот раз он вряд ли будет активно участвовать в ней. Убедите в важности и результативности встречи промежуточного уровня.

Будьте непредвзяты

Пока вы готовились к этой встрече и узнавали об этом человеке, помните, что эта встреча больше о нем, а не о вас. Итак, задавайте вопросы и терпеливо слушайте, не перебивая.

Быть открытым. Не придерживайтесь предвзятых представлений или идей, которые вы услышали от других. Во время встречи не судите.

Обеспечить обратную связь

Сотрудники хотят услышать от вас о своей работе и о том, что они могли бы сделать лучше. Предоставьте отзывы об их работе и вкладе в эту встречу. Задокументируйте и поделитесь этим с ними, чтобы вы могли использовать это во время следующего сеанса.

Обобщите заметки о встрече за считанные секунды с помощью ClickUp AI

Создание документа обратной связи кажется утомительным? Воспользуйтесь помощником Clickup на базе искусственного интеллекта, который подведет итоги ваших заметок о встречах, определит действия и предложит сроки.

Уходите с четкими действиями

Встреча с пропуском уровня хороша настолько, насколько хороши ваши действия по обсуждаемым вопросам. Чтобы убедиться, что вы вовлечены и заинтересованы, обязательно документируйте протоколы встреч. Делайте адекватные записи. Если вы не уверены, попробуйте один из шаблонов заметок о встречах ClickUp. Сделайте копию и настройте ее в соответствии с целями и структурой ваших совещаний с пропуском уровней.

ClickUp Meetings позволяет вам делать заметки, управлять повесткой дня и назначать действия, расширяя ваши собрания с пропуском уровней. Возьмите на себя ответственность за действия и добавьте их в свою систему управления задачами. Установите графики и другие проверки, если это необходимо.

Поддерживайте открытое общение после встречи

Не ждите следующей встречи уровня пропуска. Имейте открытый канал связи со своими сотрудниками для обсуждения и выполнения действий. Используйте представление чата Clickup для совместной работы над задачами в режиме реального времени.

• Назначайте задачи другим членам команды, если вы делегируете
• Делитесь ресурсами, ссылками и многим другим
• Комментируйте свой прогресс или проблемы, с которыми вы столкнулись.

Вы также можете создать отдельное окно для чатов, связанных с собраниями, чтобы они не прерывали ваши проекты.

Проведите следующую встречу без уровней с помощью ClickUp

Совещания на уровне пропуска позволяют увидеть то, что остается незамеченным в повседневной жизни. Это помогает лидерам глубже понять проблемы. Это помогает сотрудникам лучше участвовать. Если все сделано правильно, промежуточные встречи могут повысить моральный дух сотрудников, повысить производительность и создать культуру открытости и прозрачности.

Несмотря на огромные преимущества, совещание пропущенного уровня непросто спланировать, запланировать, подготовить и провести. ClickUp здесь, чтобы помочь.

Программное обеспечение Clickup для управления проектами имеет функции, которые помогут вам проводить эффективные встречи без пропуска. ClickUp может делать все это, проверяя рабочую нагрузку людей, создавая повестки дня встреч, делая заметки во время встреч или автоматически суммируя их.

Проводите встречи с пропуском уровня как профессионал с помощью ClickUp. Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!