Как профессионально требовать оплату от клиента

Что ж, это произошло. Вы выполнили работу для клиента, запросили оплату и… сверчки. Возможно, они предлагали различные объяснения, например, невозможность заплатить в данный момент, проблемы с платежной системой или отсутствие бухгалтера.

Независимо от причин, результат остается неизменным: вы завершили работу, но оплата не поступила, и у вас осталась стопка неоплаченных счетов.

Независимо от того, управляете ли вы малым бизнесом, работаете фрилансером или управляете проектами для крупного предприятия, поддержание здорового денежного потока имеет важное значение. Достижение этой цели зависит от вашей способности оперативно получать платежи, сохраняя при этом профессионализм.

Вместо того, чтобы прибегать к агрессивной тактике, это руководство научит вас, как вежливо просить клиентов об оплате и избегать неловких ситуаций. Ведь вы приложили усилия и заслуживаете вознаграждения за работу! 🌻

Запросы на оплату: как профессионально запрашивать платежи

Почему сложно запрашивать платежи от клиентов?

Это деликатная и сложная ситуация: вам нужно, чтобы клиент заплатил причитающуюся сумму, но вы не хотите его беспокоить или ставить в неловкое положение.

И вы, конечно же, не хотите злить их из-за того, что они призраки вас или вообще отказываются оплачивать счет.

Многим из нас неловко требовать оплату, потому что мы не хотим показаться грубыми или настойчивыми. Многие профессионалы боятся отправлять электронное письмо «Просто проверяю, видели ли вы этот счет».

Обычно это сводится к:

• Страх оттока клиентов: Если вы в значительной степени полагаетесь на одного клиента и получаете большую часть дохода, вполне понятно, что вы беспокоитесь о том, что расстроите его и потеряете будущую работу. Но если вы профессионально справляетесь с ситуацией, вы можете удержать клиента. и получить оплату. Кроме того, действительно ли вы хотите сотрудничать с клиентом, который постоянно задерживает платежи? Даже если они решат разойтись, эта ситуация в конечном итоге может оказаться выгодной.
• Коммуникационные проблемы: Вы знаете, что вам нужно попросить оплату, но сложно найти правильные слова. Работа с клиентами часто сводится к вдумчивому общению, но если у вас нет сценария для этой ситуации, легко перепутать слова и ошибиться.
• Личный дискомфорт: Если вы склонны избегать конфликтов, вам может показаться более привлекательным выполнить неприятную задачу, чем требовать от клиента полную оплату счета. Избегание конфликтов приводит к еще большему усугублению проблемы. Личностный рост является частью успешного профессионала, поэтому относитесь к этому как к возможности укрепить свои навыки.
• Непонятные условия оплаты: Если вы заранее четко не определили сроки оплаты, комиссии за просрочку платежа и варианты оплаты, это создает двусмысленность, а вы не хотите двусмысленности, когда дело доходит до получения оплаты. Вы не сможете получать своевременные платежи, если не определите условия, поэтому любые отношения с клиентом должны начинаться с письменного договора.
• Юридические последствия: Некоторые клиенты могут делиться расплывчатыми юридическими угрозами или говорить что-то вроде: «Мне придется попросить моего адвоката это рассмотреть». Не позволяйте перспективе судебного иска отпугнуть вас. В этом случае изучите законность процесса оплаты в вашем штате, чтобы знать свои права на оплату.

Как бы сложно это ни было, мы должны преодолеть страх быть воспринятыми как «трудные» или «настойчивые». Однако это дает возможность справиться с ситуацией профессионально, что приводит к более уважительному и продуктивному взаимодействию с клиентами!

Просроченные платежи существенно затрудняют движение денежных средств, особенно для владельцев малого бизнеса, и приводят к операционным сбоям, которых можно было бы избежать, если бы люди платили вам тогда, когда должны были.

Создайте CRM в ClickUp для организации клиентов, задач, платежей и многого другого.

Что можно и чего нельзя делать: как профессионально и вежливо просить оплату

Каждая ситуация индивидуальна, но, вообще говоря, разумно придерживаться этих советов, чтобы запрос платежа был максимально вежливым.

Что делать: с самого начала устанавливайте ожидания

Чем прозрачнее вы будете с самого начала, тем ниже вероятность того, что клиенты будут просрочивать платежи. С того момента, как вы подключите клиента, сообщите ему о ваших ценах и условиях оплаты.

Будьте активны и упоминайте условия оплаты в своих контрактах. В каждом платежном листе должны быть указаны:

• Юридическое имя клиента
• Ваша контактная информация, включая номер телефона и адрес доставки.
• Срок оплаты или сроки оплаты
• Способ оплаты и валюта
• Политика возмещения расходов
• Пени за просрочку платежа и их условия
• Часто задаваемые вопросы, объясняющие, как бороться с просроченными платежами

За дополнительную плату великолепиепопросите клиентов поставить подпись рядом с условиями оплаты.

Чтобы избежать хронических просрочек платежей, добавьте в свой контракт пункт, в котором говорится, что вы оставляете за собой право исключать клиентов, которые платят с опозданием определенное количество раз.

Не следует: говорить что-то, о чем пожалеешь.

Враждебный тон повредит отношениям с клиентом, а сжигать мосты не стоит.

Вместо того, чтобы реагировать сгоряча, создайте план коммуникации для борьбы с просроченными платежами. Включите руководство о том, как эскалировать просроченные платежи (с помощью сценариев), чтобы вы не сказали что-то негативное, что привело бы к потере вашего аккаунта.

Что нужно: Предоставить различные способы оплаты

Возможно, клиенты задерживают оплату, потому что вы принимаете платежи только бумажными чеками. Существует так много способов оплаты и платежных систем, что лучше всего принимать как можно больше. 💸

Как минимум, примите:

• Apple Pay
• Google Pay
• PayPal
• Кредитная карта или дебетовая карта
• Переводы ACH на банковский счет

Обязательно добавьте в свой документ для ознакомления клиента мини-СОП о том, как использовать ваш платежный инструмент, чтобы они знали процесс заранее.

Чего нельзя делать: удивлять клиентов

Позиции в счете-фактуре действительно не должны вызывать удивления. Если вы хотите, чтобы клиенты платили вам вовремя, отправьте дружеское напоминание до наступления установленного срока.

Быстрое напоминание об оплате по электронной почте, телефонный звонок или текстовое сообщение с копией счета — это вежливое напоминание для людей, которые честно забыли и не хотели оставлять его неоплаченным.

Отправляйте и получайте электронные письма в ClickUp, чтобы упростить управление электронной почтой.

Что делать: отправлять напоминания о получении платежа

Некоторые люди забывают оплатить счет даже после истечения установленного срока. Жизнь занята, а почтовые ящики переполнены до краев, поэтому клиенты нередко пропускают напоминание.

Создайте внутренний рабочий процесс в своем программном обеспечении для управления задачами, чтобы отправлять периодические напоминания о счетах на разных этапах:

• До наступления срока
• В срок оплаты
• Когда платеж просрочен

Не следует: забывать неоплаченные счета.

Единственное, что может быть хуже, чем когда клиент забывает счет, — это ты забыл про задолженность! Следите за всеми неоплаченными счетами, используя интеллектуальный инструмент управления клиентами, который отслеживает счета, платежи, уведомления об ошибках в оплате и многое другое.

Что нужно сделать: создать форму запроса платежа.

Сделайте так, чтобы людям было как можно проще платить вам. Создайте форму запроса онлайн-платежа, чтобы упростить процесс оплаты.

Возможно, вам придется поработать со своими ИТ-специалистами, чтобы интегрировать API запроса платежа, или простая форма, сделанная своими руками, тоже может помочь. Вставьте это на веб-страницу с небольшим количеством HTML и вуаля! Ваши клиенты просто посещают портал и оплачивают задолженность.

Создавайте собственные формы с перетаскиваемыми полями в ClickUp, чтобы мгновенно получать платежи.

Как избежать необходимости требовать оплату

Погоня за счетами — не лучшее использование вашего времени, и мы можем гарантировать, что вашим клиентам тоже не нравится, когда за ними гонятся. 👀

Сведите к минимуму хлопот и избегайте запросов на оплату с помощью этих небольших изменений:

• Просите предоплату: Если вы уже знаете объем работ, попросите клиента заплатить до завершения какой-либо работы. Если это невозможно, попросите внести залог или авансовый платеж.
• Предложение подписка услуги: Если вы предоставляете один и тот же уровень обслуживания каждый месяц, взимайте с клиента регулярную абонентскую плату с помощью карты, имеющейся в наличии.
• Отправляйте счета оперативно: Не откладывайте отправку счетов. Всегда отправляйте их быстро, пока проект еще свеж в памяти клиента.
• Предлагайте планы оплаты: У некоторых клиентов могут возникнуть трудности с оплатой, особенно в случае крупных счетов. В этом случае предложите планы оплаты, которые позволяют платить в рассрочку. Рассрочка покажет клиентам, что вы готовы с ними работать.

Шаблоны платежных запросов для сбора платежей от клиентов

На этом этапе вы знаете, как преодолеть «неприятность» запроса платежей. Мы понимаем, что сложно подобрать правильные слова для электронных писем с запросом платежа, поэтому важно использовать шаблон запроса платежа.

Шаблоны запросов на оплату ClickUp

Зачем тратить часы на форматирование платежных форм и соглашений? Положитесь на шаблоны ClickUp, чтобы использовать правильный язык для запросов на оплату — в сочетании с красивыми цветами и четким форматированием. ✨

Для начала попросите своих клиентов подписать шаблон соглашения о простых платежах ClickUp. Используйте этот шаблон для отслеживания платежей, отслеживания статусов клиентов и создания настраиваемых полей для ваших записей.

Изложите условия расчета заработной платы с помощью шаблона простого соглашения о платеже от ClickUp.

Шаблон формы оплаты ClickUp позволяет легко и безопасно собирать информацию о платежах клиентов в Интернете. Он даже отправляет автоматические оповещения, чтобы держать всех в курсе платежей.

Создайте поток платежей с помощью шаблона формы оплаты ClickUp.

Хотите узнать ваши платежные данные? Отслеживайте это с помощью шаблона истории платежей ClickUp. Регистрируйте все детали платежей клиентов, а также платежи, которые вы совершаете поставщикам. Шаблон отслеживает данные о платежах с течением времени, чтобы выявить потенциальные проблемы и предоставить вам быстрый снимок вашего финансового состояния.

Шаблон истории платежей ClickUp позволяет отслеживать платежи фрилансерам, клиентам и наемным сотрудникам в одном месте.

Напишите запросы на оплату с помощью ClickUp AI

Хотя надежные шаблоны обеспечивают прочную основу, составление вежливого электронного письма с запросом на оплату может оказаться сложной задачей.

К счастью, вам вообще не нужно писать сообщение с запросом платежа. Используйте ClickUp AI, чтобы написать вам вежливое, но твердое сообщение — и все это, не покидая платформу управления проектами. Используйте его, чтобы писать последовательности электронных писем, сценарии телефонных разговоров и тексты, которые объясняют ваши потребности, не сжигая мосты.

Используйте ClickUp AI, чтобы писать быстрее и совершенствовать текст, ответы по электронной почте и многое другое.

Если у вас уже есть запрос на оплату и вы хотите изменить его, придав ему более дружелюбный тон, попросите ClickUp AI проанализировать его для вас. Если текст звучит слишком агрессивно, ИИ предложит внести изменения, чтобы сделать сообщение менее пикантным.

Собирайте платежи через формы ClickUp

Ищете удобный платежный интерфейс? Попробуйте формы ClickUp! Это самый быстрый способ стимулировать быстрые платежи, и ваши клиенты также оценят это удобство.

Формы ClickUp собирают ответы, которые связаны с задачами вашей команды. Создайте специальную форму, которая поможет клиентам пройти процесс оплаты на удобном онлайн-портале. Получить оплату так же просто, как и ваши клиенты, нажав кнопку оплаты.

Крайнее средство: нанять адвоката

На этом этапе вы сделали все возможное, чтобы укрепить доброжелательность и общение со своим клиентом. В случае, если они упорствуют в уклонении от оплаты или прямо отказываются выполнять свои финансовые обязательства, следующим шагом может стать обращение в суд.

Ваш адвокат, скорее всего, отправит клиенту резкое письмо с изложением возможности обращения в суд, если оплата не будет произведена своевременно. Во многих случаях упоминание о судебном иске может побудить клиентов погасить свои долги. Но будьте осторожны: это почти наверняка приведет к потере аккаунта, поэтому не принимайте это решение легкомысленно.

Если нанять адвоката невозможно с финансовой точки зрения, вы можете добиться оплаты через суд мелких тяжбно это зависит от вашего штата, условий договора и суммы платежа.

Прощай, просроченные платежи

Некоторые профессионалы чувствуют себя неловко, требуя оплату, которую они по праву заслуживают, и мы понимаем, что это может быть неприятно. Следуйте советам этого руководства, чтобы преодолеть страх перед требованием оплаты. Отправляя вежливые и профессиональные электронные письма, вы сможете сохранить отношения и одновременно развивать свой бизнес.

Вы можете запрашивать платежи самостоятельно, но если вы хотите сэкономить время и избежать проблем со связью, воспользуйтесь ClickUp. Шаблоны, инструменты искусственного интеллекта, формы и многое другое упрощают запросы на оплату, позволяя вам сосредоточиться на задачах, которые действительно меняют ситуацию. Зарегистрируйтесь в ClickUp!