Как создать календарь ресурсов для управления проектами?

Вы когда-нибудь ломали голову над этим термином календарь ресурсов в мире управления проектами?

Что ж, пришло время прояснить тайну. 🕵️‍♀️

На первый взгляд календари ресурсов могут показаться просто еще одним шаблоном, от которого вы предпочитаете отказаться. В конце концов, у вас уже есть совершенно эффективный рабочий процесс благодаря вашему любимому инструменту управления проектами, верно?

Но дайте нам несколько минут, чтобы объяснить почему календари ресурсов могут изменить правила игры в планировании ваших проектов, и вы, возможно, просто станете его большим поклонником. Если в ваши цели входит оптимизация графиков работы команды, обеспечение эффективного распределения ресурсов и обеспечение своевременной реализации первоклассных проектов вашей командой или руководителем проекта, вам следует держать эту статью под рукой.

В этом руководстве вы узнаете:

• Что такое ресурсный календарь?
• Зачем нужен календарь ресурсов в управлении проектами
• Когда использовать ресурсный календарь
• 6 вещей, которые стоит включить в календарь ресурсов
• Как создать свой первый ресурсный календарь

Итак, давайте погрузимся.

Что такое календарь ресурсов?

Календарь ресурсов — это инструмент, который показывает доступные ресурсы, с которыми менеджеру проекта или руководителю группы остается работать в течение определенного периода времени. Этот тип календаря проекта показывает, сколько рабочих часов ваша команда и оборудование доступны в определенный период времени.

Например, если работник работает восемь часов в день и уже тратит три часа своего времени на проект А, у вас есть пять дополнительных часов его времени для назначения таких задач, как проект Б и проект С. Календарь ресурсов показывает вам именно эти часы.

С первого взгляда вы сможете понять, кто в вашей команде недогружен или перегружен работой, чтобы вы могли легко перераспределить ресурсы с помощью представления рабочей нагрузки ClickUp.

Аналогичным образом, календари ресурсов также учитывают, сколько часов может работать ваше оборудование. В этих календарях проектов также отмечаются другие детали, такие как выходные дни, национальные праздники, время отдыха, названия задач и имена ключевых членов команды и машин.

В управлении проектами командам нужны календари проектов для распределения ресурсов. Это помогает визуализировать, где можно перераспределить или поручить работу, не углубляясь при этом в тайм-менеджмент.

В чем разница между календарем ресурсов и календарем проекта?

Поскольку и календари ресурсов, и календари проектов помогают управлять критическими частями жизненного цикла проекта, вполне возможно запутаться между ними. Итак, прежде чем двигаться дальше, давайте кратко коснемся этой темы, чтобы понять ключевые различия:

• Календари ресурсов являются создано менеджерами ресурсовтогда как календари проектов являются создано менеджерами проектов. Важно отметить, что менеджеры проектов также могут создавать календари ресурсов, если менеджер недоступен.
• В первом случае учитываются ресурсы, такие как люди, машины и оборудование. С другой стороны, последний отслеживает сроки реализации проекта.

Организуйте проекты, планируйте сроки и визуализируйте работу своей команды в гибком календаре, который позволяет всем быть в курсе событий.

Преимущества календарей ресурсов для менеджеров проектов

Если у вас нет точного представления о доступных ресурсах, вы можете переоценить или недооценить, сколько задач вы и члены вашей команды можете выполнить за Х времени.

Ваш собственный календарь ресурсов может предоставить как микроскопическое, так и макроскопическое представление о ваших ресурсах. Календари проектов и ресурсов позволяют точно определить, какой объем работы вы можете выполнить в ограниченные сроки.

Предположим, что первая часть этого раздела верна (то есть у вас нет понимания своих ресурсов), в итоге вы можете получить:

• Создание конфликтов между внутренними членами команды (например, отдел кадров и отдел продаж могут одновременно захотеть доступа к определенным членам команды)
• Запланировать меньше работы, чем необходимо
• Согласие выполнять больше работы, чем вы можете сделать

Но обратное этому означает, что менеджеры проектов могут:

• Улучшите сроки проекта и получите точное представление об основных этапах проекта.
• Управляйте сбоями (например, неожиданными выходами или неисправностью оборудования)
• Создайте сбалансированную рабочую нагрузку для каждого члена команды в календаре проекта.
• Улучшите качество работы, чтобы обеспечить успех проекта
• Помогите команде проекта придерживаться графика проекта.
• Эффективно распределяйте ресурсы и назначайте задачи в календаре проекта.
• Снизить выгорание среди членов команды (критически важно для отделов кадров)
• Убедитесь, что никакое оборудование не находится под давлением
• Оптимизируйте рабочие процессы в календаре проекта

Для чего используются календари ресурсов?

Многие эксперты предлагают создать календарь ресурсов в начале проекта. в идеале на этапе планирования проекта. Однако, если это невозможно сделать для менеджеров проектов или если вы распределяете задачи на несколько месяцев или недель вперед, вы также можете создать ежемесячный или еженедельный календарь ресурсов.

Давайте представим, что ваша компания имеет дело с несколькими проектами с разнесенными сроками выполнения, поэтому вы планируете создать календарь ресурсов, прежде чем приступить к новому проекту, чтобы правильно распределить доступные ресурсы.

Для планирования ресурсов необходимо, чтобы в календарях проектов отображалось все, что есть на столе, чтобы вы могли определить потенциальные узкие места еще до начала работы.

Для этого вам, возможно, придется перепроверить, кто может стать частью дополнительной проектной группы, исходя из навыков, необходимых для выполнения задачи, доступности текущей команды, а также того, какое оборудование и программное обеспечение способны достичь ваших целей, прежде чем вы можете запустить проект.

В связи с этим другие задачи управления проектом, такие как создание календаря проекта, анализ различных этапов проекта, создание расписания проекта и т. д., в идеале также должны выполняться руководителем проекта на этапе планирования.

Однако в некоторых случаях календарь ресурсов также создается до начала проекта.

Например, если строительная компания подала заявку на ипотечный кредит и ожидает его одобрения, им также придется записать, что делать с имеющимся оборудованием, рабочей силой и финансами, пока кредит не будет предоставлен — и все это можно сделать только с календарем ресурсов в руках.

6 функций, которые следует включить в календарь ресурсов

Теперь давайте углубимся в мельчайшие детали и выясним, что должно быть в календаре ресурсов, прежде чем мы продолжим и поделимся пошаговым руководством о том, как создать календарь ресурсов и что в нем нужно.

1. Имена и роли членов команды

Каждый ресурсный календарь должен иметь имена и роли ключевых членов команды. Некоторые компании предпочитают идти на шаг вперед и даже включать другие данные, такие как рабочий телефон или адрес электронной почты члена команды, для более эффективного календаря проекта.

Улучшите взаимодействие в команде и обеспечьте безопасную среду с помощью нашего шаблона, чтобы вы могли поддерживать различные методы связи и уточнять типы рабочих элементов.

Но, по правде говоря, вы можете обойтись только основами — поскольку вам нужны имена и часы работы членов команды, чтобы узнать их доступность, зачем отклоняться? Создайте документ для группового общения или используйте простой шаблон, например шаблон матрицы группового общения и встреч ClickUp.

Кроме того, записывая названия и роли команд, не забудьте добавьте имена руководителей групп к шаблону. В случае, если менеджеру ресурсов потребуется сдвинуть графики здесь и там, он будет знать, с каким руководителем группы следует поговорить по поводу какой задачи в календаре проекта.

2. Доступность, включая рабочее время, смены и выходные дни.

Это самая важная часть вашего календаря ресурсов — отслеживание доступность, смены, выходные, национальные праздники и т. д.. Вы можете либо записать ежедневную доступность сотрудника, либо, если вы создаете еженедельный календарь, то еженедельную доступность (и так далее).

Планируйте смены своих сотрудников и рассчитайте затраты на рабочую силу с помощью этого шаблона расписания сотрудников ClickUp.

Например, при наличии ежедневной доступности вы будете знать, сколько часов в день член команды А свободен. Аналогичным образом, при наличии еженедельной доступности вы будете знать дни недели, когда член команды Б свободен.

Еще одним отличным ресурсом, который можно использовать здесь, является шаблон расписания сотрудников ClickUp. Это позволяет вам легко регистрировать часы и доступность каждого ключевого члена команды, чтобы лучше управлять ресурсами и знать общий статус вашего проекта.

Мы также рекомендуем что вместо того, чтобы просто отслеживать время каждого отдельного члена команды, ты создаешь планирование персонала события это поможет вам учитывать время команды в целом (что необходимо для мозговых штурмов, рассмотрения отзывов клиентов, понимания деталей проекта и эффективной работы).

3. Оборудование или программное обеспечение, необходимое для проекта.

Ресурсы, такие как оборудование, специальное программное обеспечение, сырье и т. д.также являются важными аспектами реализации проекта.

Например, если вы взяли на себя задачу по изготовлению мебели, и у вас недостаточно гвоздей, чтобы построить мебель, которую вы обещали своему клиенту, вам нужно будет учесть это в своем календаре ресурсов, чтобы вы могли ее купить. до начала проекта.

Примечание: есть и другие казалось бы несущественные задачинапример, выбор упаковки продукта, написание описаний продукта или даже создание политики конфиденциальности для веб-сайта, что может быть важно в общей схеме при попытке завершить проект, но обычно они не учитываются, поскольку не имеют прямого отношения к самой задаче.

Итак, вот предупреждение запишите все эти задачи в свой ресурсный календарь! Мелкие детали имеют значение, и им очень легко ускользнуть из виду без надлежащей документации в календаре проекта.

4. Способность к новым задачам

Если вы используете сложное программное обеспечение (например, ClickUp) для создания календаря ресурсов, в идеале оно должно сообщать вам об этом. сколько времени, доступности, членов команды и ресурсов вам нужно потратить на новые проекты.

Если вы все еще застряли на ручке и бумаге, используйте свои способности решать головоломки, чтобы найти оптимальные возможности для новых задач. И если вам надоел такой подход, мы вас не виним. И ClickUp здесь, чтобы сделать за вас тяжелую работу.

5. Навыки или специализации

Многие компании предпочитают записывать навыки или опыт члена команды рядом с его именем и ролью, главным образом потому, что, когда появляется новый проект, они могут сопоставить члена команды с правильные навыки для правильной задачи.

Например, представьте, что вы — агентство цифрового маркетинга и получаете новый проект по редизайну веб-сайта для брокера по недвижимости. Теперь в вашей команде может быть много авторов контента, которые возьмут на себя эту задачу.

Но если бы вы знали, какие писатели специализируются на каком типе контента, вы бы смогли подобрать писателя, чей опыт имеет важное значение для этого проекта.

6. Стоимость ресурсов

Затраты на ресурсы — еще один интересный момент, который можно добавить в календарь ресурсов, поскольку он позволяет вам знать, сколько вы готовы заплатить за проект учитывая количество вложенных ресурсов.

Продолжая тот же пример, что и выше, если вы понимаете, что в команде есть два писателя по недвижимости, один из которых берет 40 долларов в час, а другой – 50 долларов, вам, возможно, придется позвонить, чтобы узнать, какого писателя включить в проект.

Вы также можете добавьте больше деталей после этого. Например, какое программное обеспечение для расчета заработной платы предпочитает член команды, каковы его условия оплаты, в какие часы и часовые пояса он работает и т. д.

Как создать календарь ресурсов (с помощью программного обеспечения календаря ресурсов)

Давайте начнем с создания вашего собственного календаря ресурсов!

1. Соберите всю информацию о своем ресурсе.

Чтобы создать эффективный календарь ресурсов, начните с подсчета всех имеющихся у вас ресурсов. Например, запишите следующее:

• Сколько часов члены вашей команды работают в месяц и сколько часов они доступны?
• Какое оборудование вам нужно для завершения этого проекта и какое имеется в наличии (и на сколько дней/часов)?
• Если вам нужно какое-либо оборудование, каковы требования по сравнению с тем, что у вас есть под рукой?
• Доступность каких-либо других ресурсов в зависимости от количества времени, в течение которого они вам понадобятся?

2. Зарегистрируйтесь в ClickUp.

Следующий, зарегистрируйтесь в ClickUp или подобное специализированное программное обеспечение это поможет вам визуализировать рабочую нагрузку вашей команды. ClickUp — это безопасный вариант, поскольку он имеет готовые шаблоны, ему доверяют тысячи клиентов, а также предусмотрены такие меры безопасности, как многофакторная аутентификация на месте.

Если вам еще неудобно покупать платную версию ClickUp, вы также можете перейти к бесплатной версии.

PS: Вы также можете использовать электронную таблицу Excel, Календарь Google или Таблицы, чтобы получить общий обзор рабочей нагрузки каждого.

3. Используйте шаблон планирования ресурсов и планирования.

Получите визуальное представление доступных ресурсов в простом представлении Канбан с помощью перетаскивания.

После успешной регистрации следующим шагом в списке будет воспользоваться бесплатным Шаблон планирования ресурсов ClickUp (другие похожие шаблоны можно найти в библиотеке шаблонов ClickUp).

Здесь либо экспортируйте ваши данные если вы уже работаете в ClickUp или вручную заполнить поля.

4. Визуализируйте мощность своих ресурсов с помощью представления «Рабочая нагрузка».

Календарь ресурсов представляет собой чрезвычайно полный шаблон, поэтому вы сможете получить точное представление о емкости ваших общих ресурсов во многих отношениях и формах.

Например, вы можете отслеживать ресурсы, проверяя рабочую нагрузку членов команды, целых команд, клиентов и т. д..

После этого вы можете сделать еще один шаг вперед, проанализировав, какой сотрудник работает над каким клиентским проектом и в какое время, каковы сроки и результаты этих сложных проектов, какой бюджет выделен для каждого ресурса, каких сроков вы должны придерживаться. и кто является координаторами в среде проекта.

Используйте просмотр рабочей нагрузки ClickUp, чтобы видеть, кто впереди или позади, и легко перетаскивать задачи для перераспределения ресурсов.

Если вы хотите отслеживать отдельных членов команды или рабочую нагрузку ресурсов, нажмите «Просмотр» > «Рабочая нагрузка», чтобы получить общее представление. вид.

5. Управляйте мощностью рабочей нагрузки с помощью перетаскивания в командном представлении.

Единственная задача, оставшаяся в вашем списке, — это управлять ресурсами так, чтобы они не влияли на рабочий процесс, ускорять время доставки и поддерживать боевой дух команды на рекордно высоком уровне.

Получив визуальную сводку доступного времени каждого члена команды, затем вы можете сдвинуть сроки или добавить разные задачи соответственно чтобы убедиться, что все идет гладко.

Для этого вам нужно перейдите в «Просмотр» и выберите «Команда».

Просматривайте рабочую нагрузку всей вашей команды, чтобы вносить изменения, назначать новую работу или распределять ресурсы между другими членами команды.

Календарь ресурсов для облегчения бесперебойной реализации проекта

Давайте посмотрим правде в глаза. Ресурсы могут быть непредсказуемыми. Вы можете обнаружить, что жизненно важный член команды болеет неделю. Или система дает сбой, что приводит к полной остановке работы.

Действительно, такие сценарии могут показаться худшим кошмаром любого менеджера проекта (и это справедливо), но мощь календаря ресурсов может быстро изменить эти проблемы. Календари ресурсов дайте нам четкое представление о наличии и распределении ресурсовспособствуя плавному выполнению проекта.

Он служит маяком, направляя нас сквозь бурю и позволяя быстро изменить ситуацию даже перед лицом невзгод. Они помогают избежать чрезмерного распределения ресурсов, помогают эффективно распределять задачи и способствуют более реалистичному планированию проектов..

Что не любить?

И помните, календарь ресурсов — это не просто статический документ, а динамический инструмент, который развивается вместе с вашим проектом. Итак, начните создавать свой ресурсный календарь уже сегодня. Вскоре вы оцените расширенный контроль и видимость общих ресурсов, которые он привносит в ваши проекты.

Приглашенный писатель:

Ювария Торговец — писатель-фрилансер, специализирующийся в области SaaS, маркетинга и здоровья/благополучия. Имея более чем трехлетний опыт работы, она помогает брендам создавать контент, повышающий ценность их бизнеса. В свободное время вы можете застать ее за чтением любимых книг или изучением последних тенденций в Интернете.