Как создать кросс-функциональную команду? Практическое руководство для команд

Когда вы слышите слово «кросс-функционал», что приходит на ум?

Скорее всего, вы думали о сотрудничество или команды прежде чем вы подумали о слове неблагополучный. Но это часто реальность многих кросс-функциональных команд.

Почему?

Есть множество причин, по которым кросс-функциональные команды плохо функционируют. Однако более интересный вопрос заключается в том, как создать действительно продуктивные кросс-функциональные команды, которые отлично работают и видят результаты? 📈

Это то, через что вас проведет это руководство. Во-первых, всегда полезно начинать с четкого определения.

Что такое кросс-функциональные команды?

Кросс-функциональные команды состоят из представителей разных отделов и областей знаний, которые координируют усилия для достижения общей цели.

Успешное кросс-функциональное сотрудничество происходит, когда команды объединяют различные точки зрения и специальности для создания комплексного подхода к лучшему решению проблем, принятию более взвешенных решений и выполнению проектов.

Преимущества кросс-функциональных команд

С кросс-функциональными командами у вас есть доступ к дополнительным ресурсам, которых у вас может не быть. Чем больше ресурсов, тем лучше результаты. Но это только верхушка айсберга, когда речь заходит о том, насколько ценными могут быть кросс-функциональные команды. 🧊

Гарвардский бизнес-обзор подчеркнул важность межфункциональных команд, подчеркнув: «Наиболее важные системы возможностей не распределяются четко по группам, разработанным много десятилетий назад. Действительно, большая часть различий в мощной системе возможностей связана с искрами, возникающими, когда люди с разным опытом, навыками, технологиями и взглядами вместе создают практики и процессы».

Обратите внимание на следующие преимущества:

Повышение производительности

Кросс-функциональные команды могут работать быстрее, потому что специализированные навыки из разных отделов или областей знаний объединяются для работы над одной проблемой — в конечном итоге с использованием их функционального опыта. Они действуют как средство реализации идей для соответствующих команд.

Скорость связи

Функция аннотации ClickUp позволяет командам назначать комментарии к файлам для более быстрой совместной работы.

Кросс-функциональные команды, как правило, достигают большего, чем любая однофункциональная команда, из-за огромного количества ресурсов, к которым команды получают доступ, когда каждый член команды имеет опыт в разных предметных областях. Кроме того, имейте в виду, что кросс-функциональная команда не обязательно должна быть огромной. Они могут быть маленькими, но могучими. 🛼

Автономность для предотвращения узких мест

Вы когда-нибудь встречали мем с собакой, держащей собственный поводок? Короче говоря, это кросс-функциональные команды.

Из-за того, как они структурированы, кросс-функциональная команда имеет тенденцию культивировать большую автономию, что означает, что она не замедляется и не становится узким местом из-за длительных процессов утверждения. Это означает, что цели должны быть достигнуты быстрее. 💪

Лучше сообщайте идеи

Оптимизируйте общение и отправляйте проекты быстрее с помощью интерактивных досок ClickUp. Проводите мозговой штурм, планируйте, разрабатывайте стратегию и общайтесь со своей командой в режиме реального времени.

Кросс-функциональные команды открывают диалог и помогают в совместной работе намного быстрее. Это позволяет лучше понять задачи, уменьшает недопонимание и, в конечном счете, ускоряет прогресс команды.

Создавайте более качественные работы

Кросс-функциональные команды предлагают людям возможность работать над задачами, требующими различных навыков и знаний. Это часто позволяет им браться за более интересные и сложные проекты, чем обычно.

Читайте: Вы, как правило, придумываете более креативные решения, когда позволяете кросс-функциональной команде объединяться и заниматься своими делами. 💡

Почему? Потому что кросс-функциональная команда позволяет создать своего рода инновационную песочницу. Команды могут экспериментировать и экспериментировать с идеями, даже если проектные задачи и обязанности ложатся на конкретных участников с определенным опытом.

Подотчетность

Кросс-функциональная команда имеет большее чувство сопричастности, поскольку каждый отдел играет важную роль в успехе проекта. Это приводит к повышению ответственности, что положительно сказывается на росте, постановке целей и организации в целом. 💸

Экономически эффективным

Используйте представление рабочей нагрузки ClickUp, чтобы увидеть, кто впереди или позади, и легко перетаскивайте задачи для перераспределения ресурсов.

Кросс-функциональные команды сокращают расходы, сокращая количество времени и ресурсов, необходимых для выполнения проектов и задач. О 70% лидеров которые последовательно достигают своих целей по оптимизации затрат, работают с кросс-функциональными командами, в отличие от 40%, которые этого не делают.

Какие существуют типы кросс-функциональных команд?

Если вы можете создать его, скорее всего, есть межфункциональная команда, которая поможет вам это сделать. Вот список наиболее распространенных кросс-функциональных команд, с которыми стоит познакомиться. 🛠️

• Целевые команды: Эти команды временно собираются вместе, чтобы сосредоточиться на конкретной задаче или проекте, и обычно распадаются после завершения задачи или проекта.
• Функциональные команды: Этот тип команды состоит из экспертов из определенных дисциплин, которые работают вместе для решения проблем или разработки проектов в области своей компетенции.
• Исполнительные команды: Принятие ключевых решений о направлении, целях и общей стратегии компании выигрывает от формирования исполнительных команд.
• Силы особого назначения: Межфункциональные оперативные группы обычно формируются для решения проблем или поиска решений конкретных проблем.
• Консультативные группы: Когда вам нужно предложить исчерпывающие советы и идеи по определенным областям, связанным с организацией, вы формируете межфункциональную группу консультантов по сотрудничеству.
• Совместные команды: Это происходит, когда члены из разных организаций и организаций объединяются для достижения общей цели.
• Матричные команды: Эти команды состоят из членов из разных отделов, которые совместно работают над проектом или задачей и отчитываются перед руководителями своих отделов.

Как создать успешную кросс-функциональную команду

1. Создайте четкое видение

Важно установить четкое видение и цель проекта, чтобы все понимали, над чем они работают. Каким бы ни было ваше видение, оно должно быть где-то организовано, управляемо и сохранено.

Здесь ClickUp поможет вам создать центр управления полетами. Таким образом, менеджеры проектов воплощают свое видение во всем его величии. В конце концов, идеи остаются таковыми только в том случае, если они не воплощены в жизнь и не разбиты на выполнимые спринты.

Объедините всю свою работу в общий обзор с помощью информационных панелей.

ClickUp отлично подходит для удовлетворения самых основных потребностей, а также требований, предъявляемых высокопроизводительными командами. С помощью представлений доски и календаря команды получают информацию о том, что и когда должно быть выполнено, а также обзор выполнения проекта. Документы ClickUp доступны для общего доступа, изменения сохраняются в режиме реального времени, а ход выполнения очень нагляден.

Нужно с зависимостями задачи или проекта? ClickUp обеспечивает полную настройку и этого.

2. Установите ключевые роли и цели

Перед началом проекта важно распределить роли и цели для каждого члена команды. Это упрощает координацию действий команды и позволяет оставаться на одной волне. Цели выигрывают от четкого распределения ролей и вех.

Визуализируйте вехи проекта с помощью представления Ганта в ClickUp

С ClickUp настройка и отслеживание этапов проекта становится второй натурой. ClickUp позволяет межфункциональной гибкой команде превратить задачу в этап. Вы также можете отфильтровать их, если хотите увидеть дорожную карту всех этапов, пройденных командой.

3. Обеспечьте поддержку

Когда команды общаются, обсуждают сеансы мозгового штурма и разрабатывают стратегии, убедитесь, что вы оказываете им достаточную поддержку. Функционально это сводится к инструментам, которые вы используете, и тому, как вы их используете.

Создайте свой процесс поддержки с помощью инструмента ClickUp Mind Maps, чтобы визуализировать весь рабочий процесс.

Убедитесь, что ваши процессы поддержки хорошо задокументированы. К счастью, вы можете использовать инструменты Mind Map, чтобы легко соединить точки и визуализировать полный рабочий процесс для вашего процесса поддержки.

Кроме того, встроенный инструмент чата ClickUp позволяет вам не переключать контексты при работе с вашей командой. Просто начните чат на платформе и общайтесь с кем-либо из вашей команды.

Такие мелочи имеют большое значение, когда вы находитесь в окопах управления задачами, вехами или проведением agile-совещаний.

4. Поощряйте сотрудничество и творчество

Поощряйте членов команды к сотрудничеству, обмену новыми идеями и нестандартному мышлению, когда дело доходит до решения проблем. Вот где программное обеспечение для белых досок, такое как ClickUp Whiteboards, сияет.

Collaboration Detection позволяет командам работать и редактировать одновременно на досках ClickUp.

Как творческая песочница, созданная для мозгового штурма, вы вряд ли когда-нибудь захотите использовать какой-либо другой инструмент на начальных этапах воплощения проекта в жизнь. Команды сотрудничают в режиме реального времени, сохраняют концепции, рисуют пояснительные диаграммы и используют функции обнаружения совместной работы, чтобы предотвратить дублирование или повторяющуюся работу!

5. Признавайте и поощряйте достижения

Признавайте и награждайте участников индивидуально, а также команду коллективно за их достижения. Это поможет воспитать чувство ответственности и причастности к проекту.

Проблема в том, что существует так много организаций, которые не документируют и не предоставляют четкого объяснения того, как сотрудники будут вознаграждены или признаны за свою работу. Использование ClickUp Docs помогает вам централизовать операционные и организационные документы в одном месте, чтобы группам было легко искать важную информацию.

Централизуйте информацию и ресурсы о корпоративной культуре в одном пространстве с помощью этого шаблона документов ClickUp.

Кроме того, вам не нужно начинать с нуля. Используйте шаблон корпоративной культуры ClickUp, чтобы задокументировать все, что вы хотите от своей команды, и то, как вы будете их вознаграждать. Как только команды узнают, что их узнают, они всегда захотят сделать немного больше для работы.

Примеры задач для кросс-функциональных команд с шаблонами

Когда вы работаете кросс-функционально, неизбежно возникают пробелы в знаниях. Когда командам не хватает ясности ролей и/или обучения, это приводит к неэффективному сотрудничеству и падению производительности.

Но это не единственная проблема, с которой кросс-функциональная команда сталкивается изо дня в день. Многие из них должны соответствовать стилям организации и общения. Вот еще несколько.

Неясные роли и обязанности

Из-за множества ролей и обязанностей командам сложно определить, кто за что отвечает. Если не существует заранее определенного рабочего процесса от руководства, который диктует, как будет работать кросс-функциональная команда, наряду с преднамеренной централизацией этой ответственности, команды неизбежно застрянут с нечеткими ролями и обязанностями.

Легко визуализируйте структуру и макет вашей команды с помощью этого простого шаблона доски организационной диаграммы.

Вместо этого используйте предварительно созданный шаблон, чтобы получить преимущество в организационной структуре, чтобы все точно знали, кто за что отвечает.

Хранилища данных

Хранилища данных возникают, когда разные отделы работают независимо друг от друга и не обмениваются данными — тем более, когда они используют совершенно разные платформы SaaS для управления любой из них.

Скорее всего, стек технологий, который использует отдел продаж, отличается от того, который используют команды брендинга и дизайнеров. Что тогда? Именно здесь централизация вашей рабочей нагрузки от начала до конца является ключевой. 🔑

Кросс-функциональной команде нужен один источник достоверной информации для работы. Таким образом, задачи организованы и назначены, обновления одинаковы и доступны для всех в маркетинговой команде или где-либо еще, и все работают в соответствии с одними и теми же принципами.

Объединяйте команды по всей организации с помощью этого подробного шаблона плана управления командой

Если вам нужно собрать все команды в одном пространстве, почему бы не использовать собственный шаблон, чтобы обеспечить учет всех и каждой команды? Упростите работу кросс-функциональной команды благодаря видимости проектов и статусов, чтобы отделы продаж и маркетинга могли лучше сотрудничать.

Плохое распределение ресурсов

Разнообразие ресурсов, материалов, технологий и долларов требует надлежащего распределения по проекту от начала до конца. Без надлежащих инструментов и систем, чтобы это произошло, неэффективное распределение ресурсов становится узким местом на пути кросс-функциональных команд к финишу.

Четкие цели, роли и временные рамки необходимы для успешной работы кросс-функциональной команды. Без этих элементов члены команды могут не знать, что от них ожидается и когда.

Используйте шаблон распределения ресурсов ClickUp, чтобы отслеживать материалы, рабочую силу и т. д. организации для каждого проекта.

Не переусердствуйте и не недооценивайте членов вашей команды, угадывая, кто над чем может работать. Определите доступные ресурсы и используйте этот шаблон для отслеживания, управления и настройки доступности ресурсов в одном централизованном месте.

Борьба с командными рабочими процессами

Конечно, есть ресурсы, которыми нужно управлять, и задачи, которые нужно назначать, но проблемы с рабочим процессом, как правило, возникают, когда кросс-функциональные команды работают вместе. Подход одной команды к работе может не подходить другой, и эти компромиссы должны идти с обеих сторон.

Различия в терминологии и рабочих процессах значительно усложняют продуктивную совместную работу межфункциональной команды. Если бы вам нужно было суммировать проблему номер один для кросс-функциональной команды, она сводилась бы к несогласованности.

Это в значительной степени лежит в основе многих существующих болевых точек. Это означает, что для создания успешной кросс-функциональной команды необходимо решить, как согласовывается ваш рабочий процесс.

Используйте этот шаблон, чтобы установить процессы в вашей организации, выделив, как задачи согласовываются и потенциально перетекают в другие команды.

Согласуйте каждую команду, создав список документации по процессам и процедурам. К счастью, этот бесплатный шаблон процесса и процедуры упрощает делегирование и определение рабочих процессов команды или, по крайней мере, документирование того, как работает каждый из них, чтобы больше не было путаницы между отделами.

Делайте больше кросс-функционально с мощью ClickUp

Интуитивно понятная и настраиваемая платформа ClickUp позволяет командам настраивать рабочие пространства и задачи одним нажатием кнопки и с легкостью назначать задачи членам команды.

Он также предоставляет надежные возможности отчетности, позволяя членам команды быстро получать представление о ходе выполнения задач и проектов. С помощью ClickUp команды обмениваются файлами и комментариями в режиме реального времени, что дает им мгновенный доступ к последним обновлениям, а также позволяет командам работать из любого места.