Как создать план продуктивности с помощью шаблонов

Вы когда-нибудь чувствовали, что делаете недостаточно?

Как будто ты постоянно отстаешь и не успеваешь сделать достаточно?

Если да, то, возможно, пришло время составить план повышения производительности. План продуктивности поможет вам разобраться со списком дел, организоваться и поддерживать уровень производительности, не вызывая при этом дополнительного выгорания. Это ваш ключ к тому, чтобы сделать больше за меньшее время, не жертвуя при этом своим благополучием.

Но как выглядит план продуктивности и как его составить?

В этой статье мы рассмотрим концепцию планирования производительности и предоставим семь шагов для создания вашего собственного плана производительности, который будет работать на вас, подобно тому, как изначально была создана техника «Помидора».

К концу у вас будет четкая карта, которая поможет вам повысить эффективность процессов и уменьшить выгорание.

Что такое план производительности?

Когда большинство людей перегружены, они берутся за свои списки дел, не задумываясь и не планируя. Это может сработать в течение короткого периода времени, но в конечном итоге приведет к выгоранию.

Исследования от CNBC обнаружили, что 50% работников выгорают и считают, что паранойя производительности создает дополнительный стресс для сотрудников.

Именно здесь может помочь план повышения производительности.

План продуктивности — это документ, в котором описываются шаги, которые вы предпримете для завершения своего списка дел, и который включает в себя стратегическое планирование, управление временем и организационные навыки, чтобы обеспечить достижение всех ваших ежедневных задач и общих целей.

Вам потребуется составить карту всего, над чем вам нужно работать, устранить любые потенциальные препятствия, а затем разработать стратегию решения каждого вопроса. Он также определяет приоритетность ваших задач и работает с вашими естественными ритмами продуктивности, чтобы гарантировать, что вы выполняете самые важные дела.

В то время как бизнес-план фокусирует усилия вашей компании, план организационной производительности затрагивает все области, которые могут повлиять на вашу общую производительность, включая тактическое, оперативное и стратегическое планирование.

Каждый может получить пользу от создания планов повышения производительности. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, студентом, занятым родителем или профессионалом, план производительности может помочь улучшить вашу производительность, своевременность, энергию и концентрацию, а также стать более эффективным и продуктивным, не жертвуя при этом своим благополучием.

Давайте рассмотрим все преимущества, которые вы получите, создав надежный план повышения производительности.

Преимущества планирования производительности

Планирование производительности может привести к лучшему сосредоточению и концентрации, снижению стресса и повышению осведомленности о ваших рабочих привычках.

Кроме того, создание плана производительности требует, чтобы вы замедлились и подумали о своей работе. Это может привести к более продуманному подходу и улучшению навыков решения проблем.

В результате вы не только сможете сделать больше, но и сможете делать это лучше.

Давайте подробнее рассмотрим каждое из этих преимуществ.

Лучшее внимание и концентрация

Когда вы перегружены и неорганизованы, трудно сосредоточиться на какой-либо одной задаче. Ваш ум мчится, и вы постоянно перескакиваете с одного дела на другое. Это может привести к ошибкам, некачественной работе и потере времени.

Планирование продуктивности помогает вам избежать этого, предоставляя дорожную карту для ваших задач, указывая, что необходимо сделать и когда вы можете сосредоточить свое внимание на чем-то одном за раз. Это приводит к улучшению внимания, концентрации и общего качества работы.

Меньше стресса

Хаос неорганизованного списка дел может вызвать стресс и заставить вас чувствовать себя отсталым и беспокоиться о том, что вы забудете что-то важное. Этот тип стресса может привести к беспокойству, бессоннице и даже проблемам с физическим здоровьем.

Планирование продуктивности помогает снизить стресс, предоставляя четкую систему управления задачами. Когда у вас есть план, вы будете чувствовать себя лучше и меньше беспокоиться о том, что нужно сделать.

Вы также можете избежать суеты в последнюю минуту и связанного с ней стресса, объединив схожие задачи и выполнив их за один присест.

Повышенное самосознание

Еще одним преимуществом планирования производительности является то, что оно помогает вам лучше осознавать свои рабочие привычки. Этот процесс потребует от вас отслеживать свое время, анализировать модели производительности и разрабатывать стратегии повышения эффективности. Сделав это, вы получите ценную информацию о своих рабочих привычках.

Это самосознание может помочь вам определить любые области, требующие улучшения. Например, вы можете осознать, что проводите слишком много времени в социальных сетях или что утром вы более продуктивны, чем вечером. Как только вы определите эти закономерности, вы сможете соответствующим образом внести изменения в свой план производительности.

7 шагов для создания плана продуктивности

Теперь, когда вы знаете все преимущества планирования производительности, пришло время научиться создавать собственный план производительности. Планирование производительности несложное, но требует некоторого времени и усилий. Выполните эти шесть шагов, чтобы создать план продуктивности, который подойдет именно вам.

Шаг 1. Составьте список всех своих задач и обязательств.

Первый шаг — составить список действий со всеми вашими задачами и обязательствами. Многие люди совершают ошибку, держа список дел в голове и не удосуживаясь его записать или упорядочить, из-за чего они забывают или чувствуют себя перегруженными.

Пришло время работать умнее и создавать более совершенные системы. Найдите время, чтобы сесть и записать все, что вам нужно сделать, обязательно включите как большие, так и маленькие задачи, а также отметьте все сроки или срочные дела. Как только все будет записано, вы можете приступить к соответствующей организации.

Использование инструмента управления задачами, такого как ClickUp, может помочь вам управлять всеми вашими задачами и отслеживать их в одном месте. Он предлагает несколько способов составления списка и просмотра ваших задач ClickUp, таких как просмотр списка, доски, календаря и временной шкалы, чтобы помочь вам наиболее эффективно и результативно просматривать свою задачу.

Вы также можете воспользоваться шаблоном списка ежедневных дел ClickUp — простым рутинным цифровым планировщиком, который поможет вам выработать привычку и реализовать свои планы.

Шаг 2. Обратите внимание на свои препятствия и проблемы.

Теперь, когда у вас есть список всех ваших задач, пришло время более подробно рассмотреть каждую из них. Для каждой задачи отмечайте любые потенциальные препятствия или проблемы, с которыми вы можете столкнуться. Это может включать в себя такие вещи, как нехватка ресурсов, сложные сроки или трудные сотрудники. Следует отметить даже отсутствие мотивации, поскольку оно может существенно повлиять на вашу продуктивность.

расширенные команды форматирования и косой черты в документах Clickup

Потратив время на то, чтобы заранее предвидеть эти проблемы, вы сможете разработать стратегии их преодоления. Например, если вы знаете, что у вас будут трудные сроки, вы можете запланировать начать работу над задачей раньше. Или, если вы знаете, что вам не хватает мотивации, вы можете разбить задачу на более мелкие и более выполнимые шаги.

Прежде чем набросать план продуктивности, вам необходимо иметь четкое представление о том, как вы в настоящее время тратите свое время. Для этого вам нужно будет отслеживать свое время хотя бы неделю. Отслеживайте время выполнения каждой важной задачи, которую вы выполняете за день, включая как рабочие, так и личные задачи.

Шаг 3. Отслеживайте свое время

Также неплохо отслеживать время любых действий, отнимающих время, например, использования социальных сетей. Это поможет вам лучше понять структуру вашей продуктивности и даст представление о том, как разумно использовать свое время.

Есть несколько способов отслеживать свое время. Вы можете использовать простой метод ручки и бумаги, записав время, когда вы начали, или использовать инструмент повышения производительности с таймером, чтобы упростить, автоматизировать и постоянно поддерживать согласованность процесса.

Глобальный трекер времени ClickUp — отличный вариант, поскольку он прост в использовании и сохраняет отчеты об отслеженном времени.

Шаг 4. Проанализируйте, на что уходит ваше время

Сколько времени вы тратите на эти занятия? Есть ли способ ограничить или исключить их из своего дня?

После того, как вы отследили свое время за неделю, пришло время проанализировать информацию. Посмотрите, сколько времени вы тратите на каждую задачу и как это время распределяется в течение дня. Это даст вам хорошее представление о ваших текущих моделях продуктивности, включая любые отнимающие время действия и поведение.

Вам также следует обратить внимание на любые спады производительности, которые могут возникнуть у вас в течение дня. Вы склонны терять концентрацию во второй половине дня? Если да, можете ли вы перенести какие-либо задачи, которые необходимо выполнить за это время, на другую часть дня?

Шаг 5: Разработайте стратегию

Теперь, когда вы хорошо понимаете закономерности своей продуктивности, пришло время приступить к разработке стратегии повышения вашей продуктивности. Для этого можно использовать множество методов, поэтому важно найти тот, который лучше всего подойдет именно вам.

Для некоторых их стратегия может заключаться просто в том, чтобы сосредоточиться на одной задаче за раз или выполнять всю свою работу в определенное время дня. Для других это включает в себя использование техники тайм-менеджмента или инструмента управления проектами.

Техника Помидора

Одним из самых популярных методов тайм-менеджмента является техника «Помидора». Этот метод предполагает работу над задачей в течение 25 минут, а затем пятиминутный перерыв. После четырех сеансов Помидора вы делаете более длительный перерыв на 20–30 минут. Идея этой техники заключается в том, что, делая регулярные перерывы, вы можете оставаться сосредоточенными и избежать выгорания.

Чтобы использовать этот метод, вам понадобится таймер, чтобы отслеживать вашу работу и периоды перерывов. В Интернете доступно множество таймеров Pomodoro, или вы можете использовать простой кухонный таймер.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод повышения продуктивности, который помогает вам расставить приоритеты в задачах по уровню их важности и срочности. Эта методика была разработана бывшим президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром и также известна как «Матрица срочного и важного». Его популяризировал эксперт по продуктивности Стивен Кови в своей книге: 7 навыков высокоэффективных людейи с тех пор им пользуются миллионы людей.

Чтобы использовать эту технику, вам необходимо сначала определить свои задачи. Сделав это, вы можете отнести их к одному из следующих секторов:

🟢 Квадрант 1: Срочно и важно (Сделать)

Эти задачи должны быть выполнены немедленно и имеют первостепенное значение. Примерами задач, которые попадают в эту категорию, являются соблюдение сроков, тушение пожаров и т. д.

🔵 Квадрант 2: Важно, но не срочно (Решите)

Это важные задачи, но их не нужно выполнять немедленно. Это те типы задач, на которых вам следует сосредоточиться, поскольку они могут помочь вам избежать кризисов в будущем.. Примерами задач, попадающих в эту категорию, являются планирование, разработка стратегии и т. д.

🟡 Квадрант 3: Срочно, но не важно (Делегат)

Это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но они не являются важными. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут подождать и не должны отнимать у вас много времени. Примерами задач, попадающих в эту категорию, являются проверка электронной почты, прием телефонных звонков и т. д.

🔴 Квадрант 4: Не срочно и не важно. (Удалить)

Это задачи, которые не являются срочными и неважными. Обычно их можно вообще исключить из своего списка дел. Примерами задач, попадающих в эту категорию, являются просмотр Интернета, просмотр телевизора и т. д.

Метод Айви Ли

Метод Айви Ли — это метод повышения продуктивности, разработанный в начале 20 века экспертом по эффективности Айви Ли. Это очень простой, но эффективный метод, который включает в себя запись шести наиболее важных задач на день, а затем сосредоточение внимания на одной задаче за раз, пока она не будет завершена.

Чтобы использовать эту технику, вам просто нужно перед сном записать шесть самых важных задач на день. Затем, когда вы проснетесь, начните работать над первой задачей и не переходите к следующей задаче, пока не будет выполнена первая.

Это может показаться простой техникой, но на самом деле она очень эффективна, помогая вам сосредоточиться и добиться цели. Вы можете попрактиковаться в этом методе в ClickUp; используйте шаблон Get Things Done от ClickUp, чтобы предоставить вам основу для начала и настроить ее в соответствии с вашим стилем работы и личными предпочтениями.

Шаг 6. Экспериментируйте и вносите изменения по мере необходимости.

Независимо от того, какую технику вы пробуете, важно экспериментировать и пересматривать ее по мере необходимости, пока не найдете ту, которая лучше всего подойдет вам. Вероятно, вы не сразу выберете идеальную стратегию, поэтому важно набраться терпения и продолжать пробовать что-то новое, пока не найдете план повышения продуктивности, который лучше всего подходит для вас.

Будьте терпеливы, настойчивы и продолжайте экспериментировать, пока не найдете стратегию, которая повысит вашу эффективность и принесет больше баланса в вашу жизнь.

Шаг 7. Используйте инструменты управления проектами, чтобы ваши задачи всегда были видимыми и организованными.

К счастью, сегодня мы можем использовать инструменты управления проектами для повышения нашей производительности. Одним из лучших инструментов повышения производительности является ClickUp. ClickUp может помочь вам выполнить все шесть предыдущих шагов: от организации списка действий до отслеживания времени.

Инструменты управления проектами необходимы для отслеживания ваших задач и обеспечения того, чтобы вы всегда были в курсе всего. Используя такой инструмент, как ClickUp, вы можете быть уверены, что ваши задачи всегда видны и организованы, что облегчит вашу продуктивность. Теперь, когда вы знаете, как повысить продуктивность, пришло время применить свои знания на практике.

Например, вы можете создать в ClickUp матрицу продуктивности 2×2, которая поможет вам расставить приоритеты и организовать задачи. Поэтому, если вы изо всех сил пытаетесь разработать или придерживаться своего плана повышения производительности, рассмотрите возможность использования инструментов повышения производительности ClickUp, которые помогут вам.

Создайте план продуктивности сегодня

Создание плана продуктивности — отличный способ повысить свою эффективность и сделать больше за меньшее время. Потратив время на разработку плана повышения производительности, вы сможете повысить концентрацию внимания, снизить уровень стресса и узнать больше о том, кем вы являетесь как работник.

Чтобы найти систему списков дел, которая подойдет именно вам, может потребоваться некоторое время и экспериментирование, но как только вы найдете и примените метод повышения продуктивности, который работает лучше всего, это поможет вам чувствовать себя более подготовленным, уравновешенным и контролировать свои дни. .

А с помощью подходящих инструментов управления задачами и программного обеспечения для создания списков дел, такого как ClickUp, вы получите доступ к бесплатным шаблонам, которые помогут вам начать работу и повысить производительность, а также сотням настраиваемых функций, которые позволят вам настроить платформу способ, который лучше всего поддерживает ваш рабочий процесс. Такие инструменты, как ClickUp, могут помочь вам создавать эффективные планы производительности, управлять повседневными задачами и улучшать оперативное планирование — этот список можно продолжать.

Так что не сдавайтесь, продолжайте пробовать что-то новое, и в конце концов вы найдете план продуктивности, который лучше всего подойдет вам.

Приглашенный писатель:

Дэйв Лавински является президентом и соучредителем Growthink. За последние 20 лет, Развивайте мышление помог более чем 500 000 предпринимателям и владельцам бизнеса начать, развивать и выйти из своих компаний с помощью нашего шаблона бизнес-плана и консультационных услуг.

Как создать план продуктивности с помощью шаблонов

Что такое план производительности?