Как создать вики-страницу для сбора и обмена знаниями

Википедия с более чем восемью миллиардами ежемесячных посещений и 300 000 зарегистрированных участников является одним из наиболее посещаемых веб-сайтов в мире.

Вики-страницы — это простое в создании хранилище информации через веб-сайт или онлайн-ресурс, который помогает обмениваться знаниями внутри организации.

Создание вики — это стратегический шаг к построению лучшего будущего для вашей организации. Вы закладываете кирпичики для централизации информации компании и создания пространства для совместной работы, которое со временем будет расти.

Такое сотрудничество повышает производительность ваших сотрудников, поскольку они имеют лучший доступ к информации и надлежащее руководство для навигации по внутренним процессам. Однако создание собственной вики требует времени и отлаженного процесса.

В этом блоге описан пошаговый процесс создания вики с помощью одного из лучших программ для вики. Прежде чем мы перейдем к этому, мы обсудили определение вики, ее типы и почему вам следует ее создать.

Как создать вики-страницу для сбора и обмена знаниями

Что такое вики-страница?

Вики-страница — это центр онлайн-сообщества, куда люди делятся своим опытом, идеями и информацией. Хотя некоторые вики-платформы, такие как Википедия, общедоступны, организации используют другие для сбора и управления внутренней информацией, что позволяет командам обмениваться знаниями и работать вместе более эффективно.

В корпоративной среде вики-страница — это коллективный мозг, который поощряет сотрудничество сотрудников, взаимное обучение и централизует все знания внутри компании.

Думайте об этом как об инструменте управления работой, который устраняет разрозненность информации и предоставляет каждому доступ к важной информации, необходимой для выполнения его работы. Устраняя хаос, который постоянно движется вперед и назад, ваша команда больше концентрируется на том, что важно в заданные сроки.

Типы вики

Существует два типа вики — внутренние и внешние вики. Давайте посмотрим на разницу между ними, поскольку каждый из них играет разную роль с точки зрения удобства использования.

В зависимости от вашей цели выберите подходящий тип для вашей компании.

Внутренняя вики

Внутренняя вики, также называемая частной вики, представляет собой закрытый сайт для ваших сотрудников, которые сотрудничают в режиме реального времени для поддержки и обновления внутренней информации компании. Вики-сайт вашей компании становится для них источником информации, когда они хотят узнать о правилах, проверить наличие ссылок, когда у них возникли проблемы, и получить знания от экспертов.

Внутренняя вики позволяет каждому делиться заметками и предложениями, а также предоставлять ресурсы, особенно для виртуальной команды.

Организации хранят собственные данные и конфиденциальную информацию о компании на внутренних вики-страницах. Разместите вики команды на своем собственном сервере или в службе вики-хостинга для полного контроля над данными и личными страницами.

Если вам нужна повышенная безопасность для защиты ваших данных, вам необходимо разместить внутреннюю вики на своем сервере. Вам нужна ИТ-команда для мониторинга регулярных обновлений и места для хранения синтаксиса вики.

Внешняя вики

Внешние вики также называются общедоступными вики, доступ к которым может получить любой, кто использует подключение к Интернету. Страница Википедии — лучший пример внешней вики, которая принимает вклады миллионов пользователей со всего мира на свои общедоступные страницы.

Фэндомная вики — еще один пример внешней вики; это сообщество людей, которые разделяют одни и те же интересы и любят писать об этом в Интернете.

Внешние вики действуют как веб-сайты самообслуживания, позволяющие сократить количество запросов клиентов и время ожидания ответа на их вопросы.

Идея состоит в том, чтобы создать вики, содержащую наиболее распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться клиенты, и сделать ее общедоступной.

Если клиент застревает, он обращается к вики и пытается устранить проблему самостоятельно. Это беспроигрышный вариант как для клиента, поскольку его проблемы решаются быстро, так и для вашей компании, поскольку ваша команда поддержки фокусируется на решении более сложных проблем.

Внутренние и внешние вики помогают централизовать знания о продуктах и организации.

Причины создать вики-страницу

Хотя концепция вики почти так же стара, как и Интернет, использование вики-страниц для повышения производительности является относительно новым явлением. Вот преимущества создания вики в вашей организации.

В целом вики компаний используются для двух основных целей:

Чтобы найти информацию и узнать что-то
Чтобы поделиться знаниями и научить чему-то

Давайте углубимся в этот контекст.

Экономьте время

Wiki означает «быстрый» на гавайском языке. Именно так Википедия получила свое название — место для быстрого доступа к информации.

Вики-страница помогает вашей команде быстро освоиться, становясь универсальным источником знаний, который помогает им быстрее выполнять работу. От опытных сотрудников до новых столяров, каждому нужна быстрая информация для выполнения своей работы. Благодаря командной вики они знают, где находятся данные, независимо от других команд, например ИТ-отдела.

Но вам нужно создать вики, чтобы перестать отправлять их в непродуктивное путешествие в лабиринт информации, которое будет стоить немалого времени их продуктивных часов. Результат – низкая производительность и выгорание сотрудников.

Давайте разберемся, как вики помогает в адаптации сотрудников, на примере.

Дженна недавно присоединилась к вашей команде дизайнеров. Вместо того, чтобы искать рекомендации по бренду, тон и стандарты дизайна, она направляется в раздел «Руководство по стилю» на вашей вики. Дженна получает мгновенный доступ к руководствам и стандартам. То же самое применимо, когда она хочет узнать больше о политике компании и кодексе поведения на рабочем месте.

Поощряйте сотрудничество

Wiki-сайты — отличная платформа для поощрения сотрудничества между сотрудниками разных команд. Организации создают вики как системы знаний, которые полагаются на командную работу, вклад и вклад разных пользователей.

Думайте о вики-статьях как о платформе, где сотрудники могут делиться своими идеями и мыслями, добавлять страницы и контент, ссылаться на правила сообщества и постоянно обновлять материал, чтобы он был актуален для текущего времени.

Это особенно полезно для команд, которые работают удаленно или в гибридной среде. Разные часовые пояса затрудняют обмен информацией между командами, работающими вместе над проектом. Вики решает эту проблему, становясь общим источником всех последних обновлений проекта и позволяет избежать задержек независимо от того, где находятся команды.

Когда ваши сотрудники начинают видеть преимущества вики-сайтов, они, естественно, участвуют в превращении их в более надежный источник институциональных знаний.

Самое приятное то, что это предназначено не только для ваших опытных сотрудников; новые члены команды также получают подиум, где могут поделиться и получить знания с самого начала.

Организуйте контент

Вики могут напомнить вам о знакомых инструментах, таких как электронные таблицы. В конце концов, электронные таблицы известны тем, что позволяют обрабатывать огромные объемы данных.

Однако есть две области, в которых электронные таблицы значительно уступают сайтам Wiki: совместная работа и организация. Мы уже объяснили первое; давайте сосредоточимся на организации.

Wiki позволяет пользователям добавлять теги к контенту и создавать категории со структурированным макетом. Теги — это вики-инструменты, которые позволяют пользователям быстрее получать информацию. Члены команды отмечают друг друга, чтобы указать на источник и избежать путаницы.

Этот способ организации контента также полезен при привлечении новых заинтересованных сторон (поставщиков, продавцов, агентств и т. д.).

Традиционно онбординг включает в себя шквал обмена электронными письмами и разрозненными документами. Внешний веб-сайт Wiki позволяет вашим новым заинтересованным сторонам легко получить доступ к рекомендациям по обеспечению соответствия, протоколам сотрудничества и срокам реализации проектов по различным категориям в одном источнике.

Еще одной примечательной характеристикой вики-сайтов является их способность ссылаться. Ссылка с использованием кода CSS — это гиперссылка на другие связанные страницы или внешние веб-страницы.

Эта функция внутренних ссылок делает вики более мощной, поскольку дает пользователю возможность получить подробную информацию о проекте или фрагменте информации, не покидая вики-сайт.

Непрерывный поток информации также делает его легким источником обучения для ваших новых сотрудников. Позвольте им исследовать всю вики в удобном для них темпе, и им не придется тратить лишние часы на поиск соответствующих знаний на других страницах и статьях.

Кроме того, вики — это система управления контентом с открытым исходным кодом и функциями совместной работы, позволяющая создавать отдельные учетные записи пользователей с доступом на основе ролей.

Изменения контента

Наличие вашей вики — значительное достижение, но это только верхушка айсберга. Ключевые участники продолжают редактировать контент в вики команды, чтобы быть в курсе меняющихся требований бизнеса.

Однако вам нужно использовать одну из самых популярных вики-платформ и полагаться на инструменты обработки текста для отслеживания изменений в Интернете. Возврат к исходному содержимому вики возможен только в том случае, если кто-то оставил кнопку истории изменений включенной во время редактирования.

Программное обеспечение или платформа вики сохраняет каждую исправленную версию изменений, и администраторам остается последняя задача контролировать, что попадает в вики, а что нет. Встроенный механизм позволяет легко отслеживать изменения и время их внесения другими пользователями.

Как создать вики-страницу?

Давайте сосредоточимся на создании вики-страниц с использованием одного из лучших программ Wiki — ClickUp.

ClickUp помогает создавать вики-сайты и связывает их с другими задачами вашего проекта. Отслеживайте свою деятельность и предоставляйте своим сотрудникам необходимую информацию для выполнения своих задач из одного источника.

Вот три функции, которые помогут вам создавать, писать и проектировать свою вики-ферму и страницы, не превращая это в тяжелое испытание.

Документы ClickUp

ClickUp Docs — это место, с которого можно начать создавать вики. Это основа вашей новой Wiki, позволяющая создавать и добавлять контент, а также редактировать документы с нуля. Чтобы правильно структурировать информацию, используйте в документах множество вариантов оформления, таких как закладки, таблицы и маркеры.

ClickUp — это вики-программа, которая позволяет вам сотрудничать с коллегами в режиме реального времени. Функция мгновенного и живого сотрудничества позволяет вам отслеживать изменения во время их внесения и добавлять свои комментарии, чтобы мгновенно делиться своими мыслями. Это позволяет редактору просматривать и дорабатывать изменения перед публикацией изменений. Если изменения требуют внутреннего обсуждения, отмечайте членов команды и назначайте им задачи из вики, чтобы работа продвигалась быстрее.

Не стесняйтесь включать в документы мультимедийные файлы, такие как инструкции или обучающие видеоролики. Добавляйте блок-схемы, диаграммы и другие интерактивные элементы, чтобы сделать вашу вики визуально привлекательной и понятной.

Кроме того, ClickUp позволяет подключать вики-страницы к существующим рабочим процессам. Ссылайтесь на существующие документы, добавляйте виджеты в документы для назначения задач и обновляйте статус проекта, чтобы все были в курсе хода его выполнения. Таким образом, информация и практические элементы собираются вместе в одном месте.

ClickUp ИИ

ClickUp AI для написания вики-документов

Создание новых страниц в вики с нуля может потребовать много усилий даже от самых опытных авторов. Шаблоны написания контента ClickUp полезны ключевым участникам для создания структуры своего контента. Лучший способ дополнить это — использовать помощника по написанию статей ClickUp AI.

ClickUp AI — один из лучших инструментов для написания искусственного интеллекта, позволяющий писать, редактировать и форматировать контент для ваших вики-ферм и страниц. Если у вас нет идей, запустите подсказку и подготовьте свой первый черновик за считанные секунды. Внутренний редактор поможет вам доработать контент, чтобы сделать его более четким и интересным.

Нужен творческий импульс? ClickUp AI — ваш партнер в мозговом штурме, который поможет вам реализовать свои творческие идеи, чтобы ваш контент был интересным и актуальным.

Используйте предварительно структурированные заголовки, чтобы форматировать контент и экономить время. Обобщите свои заметки о встречах и обновления задач и добавьте их в свою вики, чтобы гарантировать, что ни одно важное обсуждение не будет пропущено в вашем программном обеспечении для управления знаниями.

Шаблоны ClickUp

Подключите и работайте со своими организационными данными в готовых шаблонах Wiki.

Шаблон ClickUp Wiki значительно упрощает вашу работу, оптимизируя процесс организации и обмена знаниями с вашими командами.

Шаблоны базы знаний поставляются с готовыми стилями для создания репозитория. Этот адаптивный дизайн выглядит аккуратно на всех устройствах, а шаблоны доступны в разных приложениях.

Шаблон позволяет вашим сотрудникам быстро находить ответы на свои вопросы и легко переходить к нужной информации.

Шаблон позволяет создавать собственные представления, такие как «Список», «Гант», «Календарь» и другие. Используйте пользовательские статусы для создания задач и отслеживания прогресса вики-страницы. Аналогичным образом добавьте атрибуты для управления вашей вики-платформой и страницами и получайте более точную информацию.

Создавайте вики без усилий с помощью ClickUp

Создание вики — сложная и трудоемкая задача; однако создание вашей компании и страниц Wiki не составит труда с помощью подходящего программного обеспечения Wiki, такого как ClickUp.

ClickUp удобен, особенно если ваши рабочие процессы и проекты требуют большого количества документов; Предварительно созданные вики-шаблоны ClickUp позволяют создавать подробные стандартные рабочие процессы (СОП), рекомендации и инструкции для вашей команды. Настройте шаблоны в соответствии с потребностями вашего бизнеса и информационными требованиями.

Например, разместите на своих вики-страницах шаблон плана коммуникаций для внутренней и внешней коммуникации внутри организации. Укажите целевую аудиторию, способы общения, частоту общения и структуру сообщения шаблона.

Кроме того, создавайте доски и документы в ClickUp, связывайте их с задачами проекта, организуйте организационные элементы всей компании и позволяйте всем сотрудничать. От протоколов совещаний и спецификаций требований до СОП — все создается в бесплатной версии ClickUp Docs.

Для обмена информацией в режиме реального времени ClickUp интегрируется с другими инструментами управления работой, повышая производительность вашей команды и точность данных.

Хотите, чтобы ваша первая вики имела грандиозный успех? Зарегистрируйтесь в ClickUp.

Начните с использования вики-шаблонов ClickUp, наполненных множеством функций.

Как создать вики-страницу для сбора и обмена знаниями

Что такое вики-страница?