Как успешно управлять несколькими проектами

Около 60% менеджеров проектов одновременно работают над двумя-пятью проектами.

Обеспечение одинакового уровня концентрации, производительности и качества результатов во всех проектах — это суперсила, которой должны обладать менеджеры проектов. Плохая реализация проекта может привести к колоссальной трате инвестиций. 114%, если быть точным.

К счастью, менеджеры проектов могут управлять проектами при наличии надежной системы.

Вот десять стратегий, которые помогут вам работать умнее, повысить эффективность и управлять несколькими проектами.

Как успешно управлять несколькими проектами

10 стратегий успешного управления несколькими проектами

1. Программное обеспечение для управления проектами — ваш лучший друг

Пока 77% успешных команд управления проектами используют программное обеспечение для управления проектами и задачами. Только 46% организаций отдают приоритет культуре, которая ценит управление проектами.

Но надежда еще не потеряна.

Вы можете изменить подход к управлению проектами, инвестируя в такое программное обеспечение, как ClickUp — инструмент, который может управлять каждым аспектом проекта:

ClickUp Views для планирования, отслеживания и управления работой

Такие функции, как Интеллект-карты ClickUp, отслеживание времени ClickUp и информационные панели ClickUp помогут вам:

• Разрабатывайте стратегию и планируйте
• Визуализируйте свой рабочий процесс
• Распределяйте задачи
• Отслеживайте время и управляйте ресурсами
• Сотрудничайте со своей командой
• Прогноз результатов

Планируйте и систематизируйте проекты, идеи или существующие задачи с помощью ClickUp Mind Maps.

ClickUp — это инструмент централизованного управления проектами, который позволяет размещать несколько проектов и помогает плавно перемещаться между задачами — решающее преимущество, когда ситуация выходит из-под контроля (а это часто случается несколько раз в день!).

Вы также можете получить доступ к бесплатным шаблонам управления проектами и начать планирование каждого проекта.

2. Хорошая концентрация приносит большую продуктивность.

Обычно менеджеры проектов одновременно управляют тремя-четырьмя проектами. В чем их самая большая проблема? Фокус.

Научиться концентрироваться сложнее, чем вы думаете. Чтобы тренировать свои умственные мышцы, вы должны сначала проанализировать почему твой разум блуждает.

Как только вы поймете, почему, попробуйте эти советы, чтобы улучшить свои навыки концентрации:

• Скажите «нет» задачам, которые находятся в самом низу вашего списка приоритетов. Чем больше вы выполняете одновременно несколько задач, тем выше вероятность неудач
• Автоматизируйте задачи администрирования и повторяющиеся задачи с помощью ClickUp AI Assistant, который может создавать для вас планы действий, составлять контрольные списки, редактировать контент и многое другое.
• Внедрите таймбоксинг — стратегию, при которой вы сознательно тренируете свой разум выполнять задачу в течение определенного периода времени.
• Практикуйте осознанность и отключите надоедливые уведомления, которые могут нарушить вашу концентрацию. Вы также можете использовать приложения для фокусировки, чтобы направлять свой ум и поддерживать постоянный уровень концентрации.
• Делегируйте и доверяйте своим коллегам и подчиненным вместо микроуправления каждой мелкой задачей, но при этом не будьте отсутствующим менеджером.

3. Спросите: правильно ли вы расставляете приоритеты для задач?

Вы обнаружите, что сжигаете полуночное масло, но не достигаете многого. Виновен по предъявленным обвинениям.

Возможно, вы отдаете приоритет малоценным задачам, которые могут отнимать ваше время, энергию и усилия.

При создании списка дел одним из способов является определение приоритетности задач; Можем ли мы предложить еще один переломный момент? Шаблоны расстановки приоритетов ClickUp:

Используйте шаблон матрицы расстановки приоритетов ClickUp, чтобы оценивать задачи на основе их воздействия и уровня усилий.

Совет для профессионалов: Прежде чем использовать матрицу приоритезации, классифицируйте задачи по приоритету с помощью 4D-модели: Делать, Отложить (план), Делегати Удалить (Устранять).

Например, предположим, вы хотите, чтобы ваша команда знала, что и когда делать. Функция управления задачами ClickUp может помочь создать иерархию того, что важно.

Он предлагает богатые данными визуальные эффекты, такие как канбан-доски и диаграммы Ганта, которые дают общий обзор ваших задач:

Быстро и легко сортируйте свои задачи и создавайте каскадные представления одним щелчком мыши, чтобы оставаться на шаг впереди и расставлять приоритеты в том, что важно.

Опция «Приоритет задач ClickUp» позволяет без ошибок расставлять приоритеты задач. Вот как это работает:

• Выберите один из четырех уровней (флагов) приоритета: Срочный, высокий, нормальный и низкий
• Сортируйте задачи по времени, чтобы увидеть наиболее важные задачи в вашем рабочем процессе.
• Поместите свои высокоприоритетные задачи в панель задач, которая доступна 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
• Объедините приоритетные задачи с зависимостями. (например, «ожидание» или «блокировка»)
• Установите фильтры для сроков выполнения и сохраните их или поделитесь ими с командой.

4. Общайтесь ясно

Поддержание постоянной связи имеет решающее значение для успеха проекта по многим причинам:

• Заинтересованные стороны могут поделиться своими ожиданиями с членами команды, чтобы лучше согласовать свою работу. Клиенты могут мгновенно поделиться отзывом, если что-то пойдет не так
• Создайте цикл обратной связи для своей команды и помогите им быстрее достигать целей без ущерба для качества.
• Проводить собрания команды для пересмотра стратегии и анализа статуса проекта. Проактивный подход имеет большое значение
• Управляйте ожиданиями и сроками клиентов и предотвращайте устрашающее расширение объема работ

Но как можешь ли ты общаться ясно? Общаясь где работа происходит.

Отличным началом было бы инвестирование в инструмент, который отдает приоритет общению, например ClickUp Chat:

Объедините свое общение под одной крышей с помощью ClickUp Chat

Разрозненные обсуждения, происходящие с помощью нескольких инструментов, приводят к путанице и ошибкам. Учитывая, как часто мы используем приложения для обмена сообщениями в личной жизни, разве чат на рабочем месте не будет самым удобным?

Вы можете делиться обновлениями в режиме реального времени и получать информацию между командами о том, кто над чем работает.

Вы также можете объединить свое взаимодействие с визуальным контекстом и улучшить понятность. Добавляйте ссылки, вложения, файлы, GIF-файлы, изображения, видео и все, что передает сообщение.

Делитесь вставками, ссылками, вложениями и многим другим

Как и в Instagram или Facebook, вы можете добавить кого угодно в свои рабочие беседы с помощью @mentions. Больше не нужно тратить время на отправку электронных писем или звонки, чтобы предупредить членов команды.

Более того, вы можете назначать комментарии отдельным участникам и продолжать выполнять действия. Член вашей команды получит мгновенное уведомление и сможет приступить к работе над задачей, не теряя времени.

Да, общение уже давно стало обязательным навыком для менеджеров проектов. Но пришло время взглянуть на то, «как» хорошо общаться.

5. Ограничьте переключение контекста

Скачивание по приложениям и платформам — пустая трата времени.

В вашем стремлении управлять несколькими проектами и повысить производительность «переключение контекста» может помешать вам.

Переключение контекста, которое часто путают с многозадачностью, является меньшим из двух зол. Вы переключаетесь между приложениями и начинаете новые задачи, оставляя старые задачи на полпути.

К сожалению, его пагубные последствия выходят за рамки производительности. Исследование от Калифорнийский университет, Ирвайн, сообщили, что всего лишь 20 минут повторяющихся перерывов могут вызвать повышенный стресс, давление и разочарование на работе.

Итак, как вы справляетесь с переключением контекста?

Вы решаете эту проблему двумя способами:

1. Подключите все приложения и инструменты к один платформа, позволяющая вашей команде получить доступ ко всему, что у них под рукой.

ClickUp, например, поддерживает интеграцию более 1000 сторонних приложений, что позволяет вам реализовать одно решение для всей организации, в котором будут храниться ваши любимые инструменты. Плюс вы избавляетесь от команды неосознанного переключения контекста.

2. Используйте ClickUp Views, чтобы хранить всю свою работу в одном месте, в вашем священном доме личной продуктивности.

Вы также можете персонализировать визуализацию рабочего процесса, отслеживание проектов и управление задачами с помощью трех представлений: Список, календарь и доска:

Просмотрите более 15 представлений в ClickUp, чтобы настроить рабочий процесс в соответствии со своими потребностями.

Обзор всех ваших проектов с высоты птичьего полета может сэкономить вам время и усилия, которые в противном случае были бы потрачены на управление несколькими файлами и закрытие вкладок браузера.

6. Когда приоритеты меняются, будьте гибкими

Ваша команда не может отслеживать изменение приоритетов? Неспособность меняться в зависимости от ситуации является существенным недостатком менеджеров проектов.

Чаще всего это происходит, когда вы используете несколько списков дел и таблиц для отслеживания того, что происходит в проектах.

Вы не можете перепланировать ресурсы вовремя. Это может сорвать текущие проекты и привести к задержкам.

Два больших решения?

1. Внедрить процесс контроля изменений: Это позволит вам управлять запросами на изменения проекта. Если заинтересованная сторона запрашивает изменение в проекте, вы можете мгновенно просмотреть его в расписании проекта. Вы также можете использовать этот процесс, чтобы позволить заинтересованным сторонам одобрять/отклонять запросы на изменения по своему усмотрению.

2. Поделитесь главным источником истины: используйте инструмент для отслеживания изменения запросов проекта и убедитесь, что этот инструмент доступен членам команды для использования в автономном и онлайн-режиме.

Когда члены вашей команды получают информацию о пропускной способности команды и состоянии задач в режиме реального времени, они могут переключать передачи и работать эффективно. Кроме того, вы также сможете проверить команду, когда дела станут напряженными.

7. Сбалансированная рабочая нагрузка делает команду более счастливой (читай – продуктивной)

Равномерное распределение рабочей нагрузки вашей команды способствует росту бизнеса и благополучию сотрудников.

Перегрузите сотрудника задачами, и вы получите в лучшем случае невыполненную работу, а в худшем – некачественную.

Даже недостаточное использование сотрудников может привести к потере мотивации и стрессу. Неудивительно, что США тратят 300 миллиардов долларов каждый год из-за пропущенных рабочих дней и проблем со здоровьем, возникающих из-за стресса на работе.

Нижняя линия: В обоих случаях организация проиграет.

Нахождение этой золотой точки может повысить моральный дух команды и обеспечить бесперебойную работу проекта.

Но как? Понимание влияния управления рабочей нагрузкой на управление данными.

При управлении несколькими проектами и командами данные обязательно передаются по пересекающимся каналам. Вы должны правильно управлять рабочей нагрузкой, чтобы отслеживать данные.

Вот как выглядит типичный процесс управления рабочей нагрузкой:

• Начните с распределения задач между нужными людьми, гарантируя, что у всех будет равномерная рабочая нагрузка. Вам понадобится полная информация о задействованных людях, проектах и ​​задачах.
• Проанализируйте возможности, навыки и опыт вашей команды, чтобы выполнить работу вовремя, в рамках бюджета и с ожидаемым качеством.
• Далее вам потребуется оцифровать «интеллектуальный» процесс распределения рабочей нагрузки. Например, ClickUp Workload View позволяет вам видеть список задач и календарь каждого участника, а также просматривать, кто над чем работает:

Сортируйте задачи по статусу и для своих исполнителей и анализируйте еженедельную рабочую нагрузку в этом представлении.

В зависимости от того, как продвигается ваш проект, вы можете настроить представление, отслеживать уровень сложности задачи, корректировать возможности вашей команды и работать без перерывов и задержек.

8. При планировании проектов представляйте весь портфель

Сотрудники часто перегружены или заблокированы на неправильные даты, когда расписание вашего проекта не скоординировано.

Чтобы сделать график вашего проекта надежным, вам необходимо иметь представление о рабочей нагрузке команды за весь год (а не только за недели, предшествующие крайнему сроку проекта).

Допустим, вы запускаете два микросайта. К сожалению, первый запуск задерживается из-за производственных проблем и начинает конфликтовать с запуском второго микросайта.

Если график вашего проекта не отражает эту задержку во времени, вы в конечном итоге перерасходуете ресурсы, и проект будет отложен.

Вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы запланировать свои проекты, не забывая при этом о полном объеме:

• Распределите даты начала и окончания проекта для людей, которые одновременно работают над несколькими проектами.
• Запланируйте зависимости вашего проекта — например, нужно ли вам завершить разработку веб-сайта до того, как будет написан контент?
• Объединяйте повторяющиеся задачи в разных проектах, чтобы выполнять работу быстрее. Например, предположим, что вам нужно приобрести стоковые изображения для обеспечения маркетинга и продаж; делай их вместе
• Устанавливая сроки выполнения, действуйте в обратном направлении, чтобы понять, сколько времени займет выполнение каждой задачи.

9. Установите четкие, измеримые и достижимые цели для каждого проекта.

Установление целей и ключевых показателей эффективности имеет решающее значение для измерения прогресса сотрудников. Но постановка целей имеет более глубокие и психологические последствия.

Forbes утверждает, что люди, которые ярко представляют свои цели, от 1,2 до 1,4x с большей вероятностью их осуществят.

Итак, когда вы начнете рассматривать цели как более структурированный план проекта, у вас будет больше возможностей для их достижения.

В контексте бизнеса цели принимают форму вех. Опытные менеджеры проектов придерживаются следующего процесса постановки целей:

• Во-первых, они работают над постановкой целей проекта.
• Затем они сосредотачиваются на разбиении проектов на более мелкие и более управляемые задачи.
• Затем они назначают задачи соответствующим членам команды.
• Наконец, они ставят измеримые, реалистичные и ясные цели.

Но не останавливайтесь на достигнутом. Используйте автоматизацию в своих интересах с помощью ClickUp Goals:

Используйте ClickUp для отслеживания прогресса с помощью числовых, денежных, значений «истина/ложь» и целевых показателей задач.

ClickUp Goals отлично подходит для организации всех ваших целей (например, циклов спринтов, еженедельных показателей сотрудников, OKR и т. д.) в простых в использовании папках.

Вы можете создавать цели в различных форматах: число, правда/ложь, задача, денежная сумма, описания и т. д.

Кроме того, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы следить за ходом вашего проекта. Инструмент может заменить вас.

10. Сохраните повторяющиеся рабочие процессы и сэкономьте бесценное время.

Вы постоянно восстанавливаете такой же рабочие процессы каждый раз, когда начинается новый проект?

Представьте себе это: Вы только что работали над ежеквартальной рассылкой по электронной почте о выпуске новых продуктов. Через пару недель пришло время приступить к подготовке результатов на новый квартал.

Но держись.

Инструмент проектирования, который вы использовали, выведен из эксплуатации. Вам нужно будет использовать новую версию и начать с нуля. Но загвоздка в том, что вы не помните компоненты предыдущего письма.

С продуктивной точки зрения это неразумный шаг. Вы можете упустить важные компоненты, а ваши подписчики могут получить некачественное электронное письмо.

Что вы можете сделать, чтобы предотвратить это в следующем квартале? Как насчет того, чтобы шаблонизировать свой рабочий процесс и использовать его как есть в следующем квартале?

С началом нового квартала вы можете начать с созданного вами персонализированного шаблона.

Это ускорит ваш рабочий процесс и предотвратит пробелы в рабочем процессе.

Совет для профессионалов: Регулярно обновляйте свои шаблоны, добавляя в них ценную информацию и лучшие практики, чтобы обеспечить качественную доставку.

Легко управляйте несколькими проектами с помощью ClickUp

С какой дилеммой чаще всего сталкиваются менеджеры проектов? Как управлять несколькими проектами, не теряя здравомыслия.

Понятное дело. У менеджеров проектов есть свои проблемы.

Будучи менеджером проекта, вы часто можете оказаться по колено в готовой работе вчерашнего дня. Вы также можете иметь дело с клиентами, находящимися под высоким давлением, и с перегруженной работой командой. И давайте не будем забывать о сохранении ожиданий заинтересованных сторон и росте бюджетов проектов.

Теперь сделать это для одного проекта достаточно сложно.

Представьте себе, что произойдет, если вы объедините несколько проектов — это может привести к выгоранию и несчастью сотрудников.

Надежное программное обеспечение для управления проектами, такое как ClickUp, является подходящим инструментом для этой работы. Узнайте больше об управлении несколькими проектами с помощью это познавательное видео.