KPI для управления проектами: 15 примеров измерения успеха

«Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть» — это такое клише, верно?

Тем не менее, некоторые менеджеры проектов пренебрегают получением данных, которые могли бы помочь им предотвратить срыв проектов. Но вот в чем дело: даже самые тщательно разработанные планы проектов не лишены проблем.

Проблемы почти неизбежно возникают на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это могут быть отклонения от целей проекта или полный провал проекта.

В любом случае, своевременное предотвращение этих проблем — это работа менеджера проекта и цель KPI для управления проектами.

Прочтите и познакомьтесь с нашим набором ключевых показателей эффективности управления проектами (с примерами). Мы хотим, чтобы вы узнали, что означает каждый показатель, и определили те, которые имеют наибольшее значение для эффективности вашего проекта.

Каковы ключевые показатели эффективности управления проектами?

Ключевые показатели эффективности управления проектами — или ключевые показатели эффективности — являются важными переменными для измерения эффективности проекта или пути к успешному завершению проекта. Показания, которые вы получаете в результате измерения, а иногда и комбинирования этих переменных, преследуют две цели:

• Ключевые показатели эффективности в управлении проектами определяют ход вашего проекта (или график проекта).
• Ключевые показатели эффективности управления проектами раскрывают слабые места вашего проекта и потенциальные переменные, которые могут привести к провалу.

Например, ваши ключевые показатели эффективности могут выявить слабые места в процессе, исполнителе или задаче. Но вы, как менеджер проекта или руководитель группы, должны внести исправления или улучшения, чтобы устранить или усилить эти моменты, пока не стало слишком поздно.

Как KPI используются для определения успешного проекта

KPI в управлении проектами не зависят от субъективности. Вместо этого они полагаются на количественные данные — часто измеримую ценность, которую вы можете сопоставить с целями вашего проекта.

Однако не следует использовать KPI в управлении проектами и показатели производительности как синонимы. Поскольку ключевые показатели эффективности являются показателями, они оба измеряют успех проекта. Но не все показатели настолько важны, чтобы стать KPI.

Прочтите нашу статью о показатели КПЭ Узнать больше!

Еще одно различие, о котором вы должны знать, — это разница между объективными и ключевыми результатами и ключевыми показателями эффективности. Большинство примеров OKR, с которыми вы столкнетесь, служат основой для постановки целей, в то время как KPI измеряют факторы, которые способствуют достижению этих целей и желаемых результатов.

Просмотр рабочей нагрузки ClickUp дает представление о показателях вашего проекта, чтобы быть на шаг впереди.

Вся команда проекта должна прийти к соглашению по ключевым показателям эффективности, чтобы оценить состояние проекта и понять, как выглядит успех. Но ваши цели — это не просто ответы на проблемы управления проектами, они определяют направление и обоснование конкретного проекта.

Если вам нужна дополнительная информация, чтобы лучше разделить эти два понятия, ознакомьтесь с нашим руководством по OKR и KPI!

15 ключевых показателей эффективности управления проектами, которые необходимо знать

Множество примеров ключевых показателей эффективности управления проектами ждут, пока вы их найдете. Но мы хотим, чтобы вы сосредоточились только на некоторых из них, пока не поймете связь между ключевыми показателями эффективности проекта и целями.

Кроме того, изучение ограниченного числа ключевых показателей эффективности для начала поможет вам быть избирательным. Потому что соблазн использовать все KPI для управления проектами на Земле просто контрпродуктивен.

Вы должны отказаться от ключевых показателей эффективности, которые на самом деле не указывают на успех вашего проекта. И только с опытом вы разовьете способность точно определять эти индикаторы.

Вы также не можете перегрузить своих менеджеров проектов и команды слишком большим количеством данных. Каждый ключевой показатель эффективности должен быть значимым и в удобоваримых количествах, чтобы ваша команда могла действовать в соответствии с ним. Вам следует полагаться на ключевые показатели эффективности в управлении проектами, чтобы привести команду в соответствие с вашими общими целями.

Мы составили список ключевых показателей эффективности по четырем общим областям успеха проекта:

Ключевые показатели эффективности бюджета проекта

Управление деньгами и платными ресурсами проекта без бюджета было бы катастрофой, ожидающей своего часа. И, честно говоря, это было бы безответственно с финансовой точки зрения. Вот почему менеджеры проектов устанавливают фактический бюджет сразу при запуске проекта. И они постоянно отслеживают разницу в стоимости и бюджете на протяжении всего проекта.

Добавлять денежную стоимость к задачам очень просто, чтобы поддерживать бюджет проекта в рамках графика.

Возможно, вам придется увеличить или уменьшить бюджет вашего проекта из-за расходов или отмены проектов. Кроме того, вы можете перераспределить весь бюджет проекта или только его часть на другие действия, пакеты работ или даже на несколько проектов.

Давайте рассмотрим несколько ключевых показателей эффективности проекта, которые помогут более эффективно управлять бюджетом:

1. Индекс эффективности затрат (ИПЦ)

Формула: ИПЦ = EV/AC, где

• EV (или освоенная стоимость, что означает плановую стоимость фактически выполненных работ) = % выполненной работы * бюджет на выполнение 100 % работы.
• АС (или фактическая стоимость) = деньги, затраченные на выполненную работу

Результат: Если CPI < 1, то стоимость проекта в настоящее время превышает ожидаемую.

Создайте бюджет, используя шаблоны бюджетных предложений!

2. Отклонение стоимости (CV)

Формула: CV = EV – переменный ток

Результат: Если CV < 0, то фактическая стоимость проекта в настоящее время превышает ожидаемую.

3. Плановая стоимость (PV)

Формула: PV = BAC * плановые работы, где

• BAC (бюджет на этапе завершения) = утвержденный бюджет
• Запланированная работа = работа, которая, как ожидается, будет завершена в определенный момент времени.

Пример: PV составляет 23 000 долларов США, если ожидается, что 100% работ будут стоить 100 000 долларов США, а 77% работ запланированы.

УЛОЖЕНИЕ ПЛАНИРУЕМОГО БЮДЖЕТА
Совет для профессионалов: Сравните PV с AC и соответствующим образом скорректируйте бюджет вашего проекта, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций. Используйте эту информацию в будущих проектах и ​​продолжайте оценивать ее для получения более точной информации.

4. Время цикла создания бюджета

Это время, потраченное на составление бюджета проекта. Он включает в себя все действия, особенно планирование, связанные с составлением и согласованием наиболее реалистичного бюджета.

ЧТО ТАКОЕ ПЛАНИРУЕМАЯ СТОИМОСТЬ
Совет для профессионалов: Сопоставьте этот KPI с другими KPI, чтобы понять, достаточно ли времени, потраченного на запланированный бюджет, для достижения успеха или достижения целей проекта.

5. Количество статей бюджета

В постатейном бюджете расходы группируются по категориям, таким как этапы или пакеты работ. Небольшое количество статей в этом типе бюджета будет указывать на то, что отслеживать расходы бюджета будет сложнее.

6. Количество итераций бюджета

Это количество версий бюджета вашего проекта до его окончательного утверждения. Слишком большое количество итераций указывает на то, что ваши менеджеры проектов, вероятно, потратили достаточно времени на планирование бюджета, как и ожидалось.

ПРИВОДЯТ ЛИ ЗАПЛАТИРОВАННЫЕ ЗАТРАТЫ К УСПЕХУ?
Совет для профессионалов: Сравните этот KPI с другими показателями, чтобы выявить взаимосвязь между временем планирования бюджета и успехом проекта. Это поможет вам оценить прогресс в направлении

Своевременность

Проще говоря, управление проектами — это две вещи: деньги и время. И цель состоит в том, чтобы достичь всех этапов в рамках бюджета и в срок.

Но если ваш проект состоит из множества этапов, пакетов работ и мероприятий, это уже проблема. Оценка количества задач, продолжительности их выполнения, доступных ресурсов и отклонений в расписании становится сложной задачей.

Визуализируйте и управляйте дорожной картой вашего продукта в представлении временной шкалы ClickUp.

В результате реализация проекта может отставать от графика, а компании теряют деньги. Вот несколько ключевых показателей эффективности графика проекта, которые помогут вам не пропустить важные этапы и обеспечить соблюдение графика всей командой.

7. Индекс производительности расписания (SPI)

Формула: SPI = EV / PV

Пример: Если 53% запланированных работ выполнено и бюджет на выполнение 100% работ составляет 100 000 долларов США, то SPI равен 0,53 (или 53%). Расчет: (53% * 100 000 долларов США) / 100 000 долларов США.

Результат: Если SPI < 1, то проект в настоящее время отстает от графика.

ИМЕЕТ ЛИ ПЛАНИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ВАШЕГО SPI?
Совет для профессионалов: Рассмотрите возможность повышения эффективности ваших ресурсов, если SPI вашего проекта < 1.

8. Отклонение от расписания (SV)

Формула: SV = EV – PV

Результат: Если SV < 0, то проект в настоящее время отстает от графика.

Предупреждение: SV выражается в денежных единицах, таких как доллары, а не в единицах времени, таких как дни или месяцы.

ИМЕЕТ ЛИ ПЛАНИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ВАШЕГО SPI?
Совет для профессионалов: Рассмотрите возможность повышения эффективности своих ресурсов, если индекс производительности расписания вашего проекта < 1.

9. Ресурсный потенциал (РК)

Формула: мощность ресурса = доступные рабочие часы в день * количество рабочих дней, выделенных на проект

ЛУЧШИЕ ПРАКТИКИ RC
Совет для профессионалов: Скорректируйте график проекта в соответствии с возможностями ваших ресурсов или привлеките больше членов команды для повышения вашего RC. Количество доступного ежедневного времени должен исключить ломается. Поскольку вы рассчитываете RC для конкретного проекта, вы должен исключить время, потраченное на другие проекты.

10. Процент своевременного завершения

Формула: (количество проектов, завершенных в срок / общее количество проектов) * 100%

Определите уровни производительности, особенно уровень недостаточной производительности, скажем, 90%. Затем считайте любого менеджера проекта, у которого показатель своевременного завершения работ ниже этого уровня, неэффективным и попросите его разработать план повышения производительности.

11. Запланированные и фактические часы

Формула: плановая продолжительность — фактическая продолжительность, где плановая продолжительность — это время, запланированное для выполнения работы, и это оценка

Результат: Если < 0, то вы недооценили время графика проекта.

Качество

Следующие KPI оценивают, насколько хорошо прошло выполнение ваших проектов. Но они также определяют, соответствуют ли достигнутые результаты ожиданиям заинтересованных сторон, помимо выполненных задач.

Определенные ключевые показатели эффективности сообщают вам, было ли качество работы, выполненной в рамках ваших проектов, положительным. А другие показатели качества расскажут вам, была ли среда, в которой ваши команды выполняли ваши проекты, положительной. Другими словами, ключевые показатели эффективности качества являются мерой счастья клиентов или сотрудников.

12. Уровень оттока сотрудников

Формула: (количество сотрудников, покинувших вашу компанию / среднее количество сотрудников) * 100%

Результат: Высокий уровень оттока сотрудников, скорее всего, приведет к неэффективности проекта, например, к пропущенным этапам, непредвиденным расходам и, в конечном итоге, к низкой удовлетворенности клиентов.

13. Чистый рейтинг промоутеров (NPS)

Этот KPI оценивает удовлетворенность клиентов и лояльность к бренду с помощью опроса, состоящего из одного вопроса. NPS — это число от -100 до 100, которое вы стремитесь к более высокому значению.

Если вы владеете или управляете проектами компании или бренда, специализирующегося на одном продукте, вопрос опроса будет таким: «Насколько вероятно, что вы порекомендуете наш продукт своим друзьям и коллегам?» А если вы владеете или управляете проектами бренда, состоящего из нескольких продуктов, вы можете изменить вопрос и упомянуть «бренд» вместо «продукт».

Респонденты опроса NPS оценивают вероятность рекомендации вашего продукта или бренда по шкале от 0 до 10, где ноль — крайне маловероятно, а десять — крайне вероятно. Далее, в зависимости от ответов, респонденты делятся на три категории.

• Промоутеры. Промоутеры, набравшие девять или десять баллов, являются лояльными клиентами, которые заинтересованы в вашем продукте или бренде и, скорее всего, будут пересылать ваше предложение другим.
• Пассивные. Если набрать семь или восемь баллов, пассивные люди довольны вашим продуктом или брендом. Тем не менее, они недостаточно удовлетворены, чтобы распространять информацию об этом, что делает их уязвимыми для конкурентных предложений.
• Недоброжелатели. При счете от 0 до 6 недоброжелатели недовольны вашим продуктом или брендом и, скорее всего, больше никогда не будут покупать у вас. Более того, они могут даже уговорить других не покупать у вас.

Формула: % сторонников – % критиков

Создавайте собственные формы в ClickUp для сбора отзывов и превращайте ответы опросов в практические задачи — и все это в одном месте.

Превратите недоброжелателей в сторонников, чтобы повысить уровень лояльности ваших клиентов. Вы можете создавать собственные формы, чтобы получать критические отзывы от своих клиентов и повышать NPS.

Эффективность

Приведенные ниже ключевые показатели эффективности измеряют экономическую эффективность вашего проекта. И это тесно связано с тем, как вы используете свои ресурсы.

Эффективно ли они тратят время на работу над проектом? И эффективно ли вы тратите деньги на свои ресурсы?

Другими словами, тратите ли вы на свой проект больше времени и денег, чем те деньги, которые вы выставляете своим клиентам? Ключевые показатели эффективности — это индикаторы, которые помогут вам сделать выводы о разнице затрат между проектами.

14. Платное использование

Это ваш ключевой показатель эффективности для оценки эффективности членов вашей команды при выполнении проектной работы. Это дает вам представление о времени, которое ваша команда потратила на получение дохода, и о том, какой доход вы фактически получите от своих клиентов.

Формула: (количество оплачиваемых часов/количество часов, потраченных на работу над проектом) * 100%

ИЗБЕГАЙТЕ ВЫГОРАНИЯ СВОЕЙ КОМАНДЫ
Совет для профессионалов: Воздержитесь от стремления к максимальному использованию. Это увеличит ваш доход, но ваши сотрудники будут подвергаться риску выгорания, за что вам приходится платить.

15. Средняя стоимость часа

Суммируйте все затраты на создание условий для успешного выполнения вашего проекта вашим сотрудникам. Это могут быть зарплаты и льготы для сотрудников, офисное оборудование и многое другое.

Узнайте стоимость целых кампаний, оплачиваемые часы и многое другое с помощью расширенных формул в настраиваемых полях ClickUp.

Сравните среднюю стоимость часа с результатами вашего проекта. Если последнее перевешивает первое, то ваши сотрудники эффективно использовали время проекта или запланированные часы. В результате вы еще и эффективно потратили свои деньги!

Кому выгодны настройки KPI?

Предприятия: Любая компания, стремящаяся постоянно улучшать свою деятельность, отслеживать производительность и обеспечивать общий успех проекта, выиграет от установки ключевых показателей эффективности. Они добавляют к целям количественную оценку, упрощая предприятиям отслеживание прогресса и принятие решений на основе данных. Ключевые показатели эффективности дают предприятиям возможность получать представление о своей деятельности в режиме реального времени и корректировать курс, если это необходимо.

Менеджеры проекта: Для менеджеров проектов установка ключевых показателей эффективности имеет решающее значение для бесперебойной работы задач и достижения целей проекта. KPI предлагают четкую схему ожидаемых результатов, разбивая сложные проекты на управляемые части. Они дают менеджерам проектов возможность оценить, находится ли команда на правильном пути или необходимы корректировки, тем самым сводя к минимуму связанные с этим риски.

Как отслеживать ключевые показатели эффективности управления проектами

После выбора ключевых показателей эффективности для управления проектами вы или ваши менеджеры проектов должны их отслеживать.

Вы можете начать с создания панели мониторинга KPI Excel. Но если ваш проект сложен, имеет большие бюджеты, требует нескольких заинтересованных сторон и ресурсов, а также включает в себя многочисленные ограничения по расписанию и зависимости задач, тогда вам нужен более надежный подход к управлению проектом!

Именно тогда мы вступаем в игру с ClickUp. Наше программное обеспечение KPI предоставляет вам необходимую отчетность по KPI, какой бы она ни была. А коллекция шаблонов управления проектами ClickUp даст вам преимущество. Он упрощает настройку проектов с помощью конфигурации, которую используют ваши отчеты KPI.

Отслеживайте свои цели до самых важных KPI и автоматически получайте подробные сведения о своем прогрессе.

Кроме того, ClickUp позволяет связывать задачи разных команд с единой измеримой целью. Благодаря четко установленным срокам наше программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать цели. Но это еще не все! Используйте ClickUp для отслеживания завершения этапов и даже OKR.

Свяжите задачи с целями. Затем организуйте связанные цели в папки для автоматического отслеживания общего прогресса в одном месте. Попробуйте ClickUp Goals и узнайте, как выглядит правильный мониторинг KPI для управления проектами!