Основа разработки эффективной операционной стратегии
Почему некоторые компании согласовывают стратегические приоритеты и работают с максимальной эффективностью, в то время как другие имеют запас неудачных проектов?
Краткий ответ: Срок годности операционной стратегии зависит от ее ежедневной реализации.
В ходе глобального опроса ClickUp, проведенного в 2023 году среди сотен бизнес-лидеров, 35% респондентов заявили, что операционная эффективность является для них главным приоритетом успеха в бизнесе. Это призыв к действию для «Чемпионов по результатам» — специалистов по управлению операциями, координирующих ресурсы, процессы и людей для достижения операционного совершенства. ✨
Фундаментальный вопрос, который следует задать, прежде чем предпринимать какие-либо шаги, состоит из двух частей: Каковы логистические и культурные стратегии вашей организации и как вы поддерживаете лучшее в своем классе партнерство между всеми уровнями руководства и командами для достижения успеха?
Разработка стратегии – это не просто решение проблем. Вместо этого ему следует использовать возможности технологий и создать рабочую среду, которая избавит от основанных на страхе мнений о попытках новых идей. И этот тип инноваций является топливом для обоих стратегическая работа и производство.
Основа разработки эффективной операционной стратегии
Что такое операционная стратегия?
Операционная стратегия — это действенный план, который определяет, как компания управляет своими процессами и ресурсами в соответствии со своими всеобъемлющими организационными целями. Эти процессы включают производство и доставку продуктов или услуг, которые предлагает компания.
Помимо жаргона, существует концепция, которая формирует культуру, производительность и бизнес-цели на рабочем месте. Любая компания — маленькая, средняя и крупная — делает это, чтобы соответствовать тому, что они делают, где они это делают и чем они хотят отличаться от других в своей области.
Хотя это может восприниматься как дублирование стратегического планирования, существует различие, о котором следует помнить, изучая это руководство: стратегическое планирование определяет общее видение и направление деятельности организации, часто выполняемое ежегодно или раз в полгода. Основные цели операции описывают процессы и рабочие процессы, которые будут использоваться для завершения работы. ⚙️
Давайте рассмотрим примеры операционной стратегии конкретных функциональных областей внутри организации:
Типы операционных стратегий для улучшения, повышения эффективности и инноваций
| Стратегии основных компетенций | Использует уникальные сильные стороны компании для получения конкурентного преимущества, уделяя особое внимание особым навыкам или технологиям, которые определяют успех в бизнесе. |
| Лидерство по затратам стратегии | Стремится стать поставщиком с наименьшими затратами в отрасли, предлагая качественные продукты или услуги по ценам ниже, чем у конкурентов. |
| Стратегии, ориентированные на клиента | Интегрирует технологии для повышения эффективности, гибкости и качества обслуживания клиентов за счет внедрения инструментов облачных вычислений, анализа данных, автоматизации и цифровой отчетности. |
| Дифференциация/Конкурентоспособность стратегии | Выделяет продукт или услугу, стремясь к воспринимаемому качеству, уникальным функциям и лояльности клиентов, чтобы оправдать премиальные цены. |
| Стратегии цифровой трансформации | Стимулирует рост за счет постоянного совершенствования, поощрения творчества и инвестиций в исследования и разработки, чтобы оставаться конкурентоспособными и актуальными. |
| Вовлечения сотрудников стратегии | Воспитывает мотивированные и преданные своему делу сотрудники, формируя позитивную культуру, обеспечивая рост и вовлекая сотрудников в принятие решений. |
| Инвентарные операции стратегии | Включает в себя различные аспекты управления запасами (закупки, хранение, распределение и оптимизация), поэтому нужное количество товаров доступно в нужное время, в нужном месте и по нужной цене. |
| Операционное совершенство стратегии | Оптимизирует процессы для повышения эффективности, рентабельности и качества благодаря методам постоянного совершенствования, таким как Lean Six Sigma. |
| Аутсорсинг стратегии | Заключает контракты с внешними поставщиками, сокращая затраты, получая доступ к экспертным знаниям и позволяя внутренним командам сосредоточиться на основной бизнес-деятельности. |
| Продукт или услуга стратегии | Сосредоточено на создании продуктов или услуг, которые превосходят ожидания, за счет оптимизации всего жизненного цикла, от концепции до поддержки после запуска. |
| Управление рисками стратегии | Защищает бизнес, выявляя, оценивая и снижая потенциальные риски с помощью мер контроля и планов действий в чрезвычайных ситуациях. |
Эти операционные стратегии не являются взаимоисключающими. И это хорошая новость! Никто не хочет быть привязанным к одной бизнес-стратегии. Интегрированный подход позволяет организациям оптимизировать свою деятельность для различных продуктов/услуг, сегментов клиентов и рынков. 🎯
Когда организация инвестирует в операционную стратегию и ее реализацию, она инвестирует в производительность сотрудников. С прямой видимостью на почему и как за выполнением своих задач им не приходится преодолевать высокие уровни двусмысленности.
Вместо этого они получают четкие инструкции для выполнения правильных задач.
Если вы хотите начать добычу полезных ископаемых и обозначить свои операционные цели прямо сейчас, загрузите шаблон оперативного плана от ClickUp. Пришло время навести порядок в вашем мысленном гараже, чтобы освободить место для интересных, ориентированных на рост проектов.
Распространите приглашения ближайшим к вам коллегам и организуйте семинар по системной архитектуре в режиме реального времени или асинхронно! 📧
Организация, выполнение и мониторинг компонентов плана операционной стратегии в списке ClickUp.До сих пор мы изучили внутреннюю работу операционной стратегии. Давайте посмотрим это на практике.
Как включить элементы операционной стратегии в планы проектов
Это компактное руководство создано для операционного менеджера, который поможет ему реализовать лучшие основные бизнес-процессы и рабочие процессы в планах проектов.
Итак, почему же это руководство компактное? Отказ от ответственности: мы все снимаемся в одном ситкоме, но читаем разные сценарии. Несмотря на то, что существуют бизнес-модели и отрасли, по которым мы можем себя классифицировать, у каждой компании есть свой набор основных ценностей, которые отражают ее цель и руководящие принципы.
По этой причине системы, о которых вы прочтете ниже, являются ключевыми факторами успеха, необходимыми для всех операционных стратегий. Команды могут достичь максимальной производительности, применив всего лишь одну идею на практике!
Шаг 1. Определите, на что повлияет или преобразует операционная стратегия.
Ваш оперативный план должен иметь более узкий охват и касаться повседневной деятельности и действий, необходимых для реализации стратегического плана. Ключом к получению одобрения и поддержки руководства является четкое формулирование ценности, осуществимости и согласованности вашего плана.
Подумайте о краткосрочной перспективе (конкурентные приоритеты) и долгосрочном видении (компромиссы).
Краткосрочное планирование отвечает непосредственным требованиям клиентов, помогает распределить ресурсы в нужном месте и в нужное время и предоставляет ориентиры для оценки эффективности работы команды.
Долгосрочное планирование позволяет организациям инвестировать в современные технологические решения, определять возможности расширения рынка и перепроектировать логистику.
Именно здесь крайне важно совместно с командами и всеми уровнями руководства создавать легко измеримые ключевые показатели эффективности, чтобы дать каждому члену команды чувство ответственности за выполнение своих задач. 🔑
Анализируйте бизнес-стратегии на доске ClickUp.Шаг 2. Определите и защитите основные ресурсы, необходимые для успешной реализации стратегии.
Формирование оперативной группы для разработки оперативной стратегии — это групповая работа, особенно при партнерстве с другими командами. Сотрудники в области финансов, маркетинга, управления персоналом и т. д. помогут заполнить пробелы в знаниях и будут выступать за повышение эффективности, сокращение затрат и повышение ценности.
У каждого отдела есть обычные задачи, которые поддерживают движение корабля. Если ваша операционная стратегия требует значительного количества времени, необходимо обсудить с руководителями отделов лучший подход к минимизации сбоев. 💬
Поскольку операционные менеджеры выполняют сложную и многогранную роль, эти обсуждения являются полезными моментами, позволяющими повлиять на результаты проектов.
Три ценных инструмента — планирование мощностей, планирование ресурсов и картирование процессов — избавят вас от догадок на этом этапе.
- Планирование мощности дает представление о том, достаточно ли у вас ресурсов компании для удовлетворения потребностей проекта.
- Планирование ресурсов отвечает на вопрос: над какими проектами в настоящее время работают наши ресурсы?
- Карта проектирования процессов описывает последовательность событий, задач и действий, включенных в бизнес-процесс.
Шаг 3. Совместно создайте план действий для обеспечения потока материалов, информации и ресурсов.
Для завершения этого плана действий потребуется несколько этапов, но даже тогда он не будет полным, поскольку приоритеты могут меняться по мере изменения обстоятельств. Лучшая гарантия прозрачности при любом изменении стратегии — это наличие единого источника истины, к которому можно вернуться и внести микрокорректировки. ⚖️
Содержание вашего плана действий будет варьироваться в зависимости от бизнес-модели вашей компании. Как минимум, содержание вашего документа плана действий должно включать:
| Заголовок | Начните с запоминающегося названия, которое отражает влияние или направленность операционной стратегии. |
| Введение | Предоставьте краткий обзор операционной стратегии, ее целей и того, почему она имеет отношение к целям корпоративной стратегии. |
| Управляющее резюме | Обобщите основные моменты плана действий, включая приоритетные цели, ответственных за задачи/участников, сроки и ожидаемые результаты. |
| Задачи и инициативы высокого уровня | Разбить масштаб и объем задач или инициатив, необходимых для реализации. |
| Ответственные команды | Определите ответственность руководителей отделов/отдельных участников, которые будут нести ответственность за любые обновления, проверки и утверждения проекта. |
| Сроки и основные этапы | Опишите конкретные сроки для ключевых мероприятий, результатов и контрольных точек контроля качества, которые обозначают фактический прогресс. |
| Зависимости | Выделите задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем другие смогут начать, и определите, как будут управляться зависимости, чтобы предотвратить задержки. |
| Распределение ресурсов | Подробно расскажите о распределении ресурсов, включая бюджет, персонал, технологии и материалы. Перечислите любые ограничения ресурсов, если таковые имеются! |
| Оценка и смягчение рисков | Определите потенциальные риски и проблемы с помощью планов действий в чрезвычайных ситуациях. |
| Коммуникация и взаимодействие с заинтересованными сторонами | Опишите план коммуникации для информирования всех заинтересованных сторон и уровень их взаимодействия. |
| Вложения | Включите любые подтверждающие документы, исследования и соответствующие проекты. |
| Отчетность и мониторинг | Укажите метрики и ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для измерения прогресса и успеха. |
| Бюджет и финансовое планирование | Добавьте финансовые ресурсы, выделенные на каждую задачу или инициативу. |
Если вам кажется, что вселенной становится скучно и она начинает все делать сама, потому что на составление плана действий у вас уходит больше недели, попробуйте ClickUp AI. Мы предоставили вам более 100 инструментов, использующих подсказки, основанные на исследованиях и адаптированные для конкретных ролей! 🤖
Используйте подсказки с ClickUp AI для быстрого создания документов.Шаг 4. Используйте технологии и станьте движущей силой реализации стратегии.
Чувствуют ли команды себя комфортно, делясь своими идеями, проблемами и отзывами? Увеличивается ли количество отложенных проектов из-за отсутствия подотчетности? Члены команды спрашивают: «Что мне делать сегодня?»
Ваши лидерские, коммуникативные навыки и навыки решения проблем имеют важное значение для успеха операционной стратегии. Поскольку вы работаете в разных командах, вам придется систематизировать разнообразную информацию, поступающую к вам из разных каналов. 👨💻
Вам понадобится правильный контейнер управления задачами, чтобы настроить всех на успех и сообщить ожидания от выполнения проектов. Если вы считаете, что план действий, который вы написали на шаге 3, будет «достаточно хорош», подумайте вот о чем:
Управление задачами с помощью статического плана действий может перегрузить большие команды или сложные проекты. Слишком много шума и беспорядка, чтобы пролистывать их каждый день. Специальное программное обеспечение для управления задачами и проектами создает основу для масштабной индивидуальной и командной продуктивности.
Модели с ручным управлением не могут удовлетворить потребности гибкой рабочей силы, а гибкость на современном рынке не подлежит обсуждению, поскольку отраслевые сценарии использования ИИ продолжать расти. Ваше время и внимание следует тратить на важные задачи и действия, которые приближают команды к их целям.
Создавайте эффективные системы для отслеживания всех задач и действий в ClickUp.Сделайте небольшой перерыв в воде, а затем загрузите шаблон ежедневного плана действий от ClickUp. В этом шаблоне есть все необходимое для организации назначений задач, этапов, сроков и участников.
Как пользователи ClickUp, ваши команды и заинтересованные стороны имеют все задачи и документацию под рукой, чтобы внимательно отслеживать прогресс на протяжении всего этапа внедрения!
Предупреждение: скрытые издержки ярлыков
Легко недооценить влияние небольших, казалось бы, рутинных задач, которые накапливаются с течением времени. Однако эти задачи «отложить на потом» могут быстро превратиться в значительный объем затрат. команда проблема.
Давайте подробнее рассмотрим скрытые издержки ярлыков:
- Культурный долг на рабочем месте: Культурный долг на рабочем месте означает негативные последствия пренебрежения культурой и основными ценностями компании, такие как низкий моральный дух сотрудников, высокая текучесть кадров и снижение производительности, что может нанести ущерб их долгосрочному успеху.
- Технический долг: Технический долг возникает, когда программное обеспечение или технологические решения разрабатываются быстро или с использованием неоптимальных методов кодирования для удовлетворения насущных потребностей.
- Обработка долга: Процессный долг означает накопление неэффективности и недостатков в рабочих процессах и процедурах организации с течением времени.
- Долг знаний: Долг знаний возникает, когда организации не вкладывают средства в непрерывное обучение и развитие своих сотрудников.
Решение любого долга — это командная работа. Вот несколько быстрых способов использовать свой набор инструментов для повышения производительности и решать небольшие задачи с минимальным влиянием на ваши производственные инициативы:
- Расставьте приоритеты задач: Расставьте приоритеты задач, используя матрицу Эйзенхауэра (сначала идут срочные и важные задачи, затем важные, но не срочные).
- Блокировка командной сессии: Планируйте целенаправленные блоки времени для небольших задач, избегая многозадачности, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.
- Пакетирование задач: группируйте похожие задачи вместе и решайте их пакетами, чтобы уменьшить необходимость переключения контекста.
- Делегируйте, когда это необходимо: Делегируйте действия и задачи, с которыми могут справиться другие члены вашей команды.
А теперь вернемся к нашей регулярной программе! 🎬
Шаг 5. Установите контрольные списки и правила принятия решений для постоянного улучшения.
Учитывая, что в вашей рабочей нагрузке одновременно выполняются и другие рутинные задачи и специальные проекты, как вы поддерживаете групповой импульс в оперативном плане?
Начните с вопросов, которые помогут команде управления операциями систематически собирать и анализировать данные на централизованной информационной панели. Это снизит когнитивную нагрузку и позволит членам команды принимать уверенные решения.
Эти контрольные списки и правила могут быть настолько подробными, насколько это необходимо для внутреннего использования. Если это помогает оценить их истинную полезность, проведите тест на бенефициара. Раздайте их руководителям проектов, заинтересованным сторонам и высшему руководству, чтобы убедиться, что они сосредоточены на правильных вопросах для оценки повседневной реализации. 📊
Доступ к задачам и действиям, связанным с проектом, с панели мониторинга ClickUp.Итак, как операционные менеджеры могут применять контрольные списки и правила принятия решений на тактическом уровне, когда у них сжатые сроки?
Обеспечьте своей команде единообразный опыт с помощью запланированной рутины.
Вот разбивка задач оперативной стратегии по интервалам. Есть ли что-нибудь, что, по вашему мнению, можно добавить в ваше личное или командное расписание? 🗓️
| Ежедневные задания | Проводите короткие ежедневные встречи или встречи с руководителями проектов, чтобы обсудить прогресс, проблемы и цели на день/неделю. Старательно решайте проблемы или препятствия, чтобы не допустить их перерастания в более серьезные проблемы. Просматривайте ежедневный прогресс и проверяйте наличие критических проблем или узких мест. Постоянно отслеживать состояние ключевых показателей эффективности (KPI) |
| Еженедельные задания | Составляйте еженедельные отчеты о состоянии для заинтересованных сторон, в которых освещаются достижения, проблемы и предстоящие этапы проекта. Пересмотрите распределение ресурсов и рабочей нагрузки, чтобы команды были сбалансированы и никто не был перегружен. Оцените новые риски, возникшие в течение недели, и обновите планы по снижению рисков. Собирайте отзывы от членов команды о ходе выполнения задач и их опыте. Анализ прогресса относительно сроков, бюджета и целей проекта. |
| Ежемесячные задачи | Делайте заметки для разработки плана непрерывного улучшения, в котором описываются конкретные действия по улучшению процессов управления проектами. Проводить послепроектные обзоры или ретроспективы для документирования уроков, извлеченных из завершенных проектов, для использования в будущем. Рассмотрите долгосрочное планирование ресурсов и потребности в развитии персонала на основе меняющегося портфеля проектов. Убедитесь, что текущие и предстоящие проекты соответствуют общим стратегическим целям и приоритетам организации. Собирать и анализировать отзывы клиентов и заинтересованных сторон о результатах и эффективности проекта. Оцените, достигают ли проекты своих целей, и внесите необходимые коррективы в планы проектов. Обзор бюджетов проектов и финансовых показателей |
Что дальше?
Имея в руках недавно приобретенную структуру операционной стратегии, применять его в контексте операций и процессов вашей компании. От управления цепочками поставок до программного обеспечения и всего остального — у вас будут инструменты для координации даже самых сложных операционных стратегий. 💪
Наконец, если вы когда-либо ощущали мимолетный прогресс в выполнении своих обязанностей, возможно, это связано с тем, что вы не сосредотачиваетесь на нужных вещах в нужное время. Все в порядке, нет, это допустимый— попросить коллег оспорить ваши наблюдения, когда вы застряли.
Положитесь на команду ClickUp как на одного из своих коллег и обращайтесь, если вам понадобится помощь, чтобы выйти из вращающейся двери неудачной реализации. Приятного планирования! ✍️
