Освоение использования ресурсов: преимущества и стратегии

Большинство из нас были в ситуации, когда не было достаточно работы. Мы также понимаем, какое влияние может иметь слишком много работы, и связанные с этим риски. Управление возможностями и рабочей нагрузкой людей — это тщательный поиск баланса, решение которого призвано решить использование ресурсов.

В этом руководстве мы рассмотрим практические шаги, которые помогут менеджеру проекта максимально эффективно использовать ресурсы своей команды. Кроме того, у нас есть отличные шаблоны, которые помогут вам в этом.

Давайте погрузимся и раскроем секреты эффективного управления ресурсами!

Освоение использования ресурсов: расчет, преимущества и стратегии

Что такое использование ресурсов?

Использование ресурсов — это показатель, который менеджеры и лидеры проектов используют для оценки того, как их ресурсы используются в рамках проекта. Он измеряет уровень использования ваших ресурсов (часто ваших людей) с течением времени, чтобы определить, используются ли они недостаточно, чрезмерно или используются недостаточно.

Коэффициент использования показывает, сколько доступного времени члена вашей команды используется для оплачиваемой работы. Этот показатель дает вам представление о том, насколько продуктивны члены вашей команды, эффективно ли вы используете ресурсы и как вы можете лучше оптимизировать свою работу для повышения производительности и прибыльности.

Использование ресурсов часто путают с распределением ресурсов. Они находятся в похожем пространстве, но у обоих уникальные роли. Использование фокусируется на том, как вы управляете и оптимизируете все свои ресурсы. Распределение — это наука о назначении конкретных ресурсов для отдельных проектов после того, как вы решили, как лучше всего их организовать.

Box View в ClickUp позволяет вам видеть, над чем работает ваша команда, чего они достигли и каковы их возможности.

Как рассчитать использование ресурсов

Понимание того, используются ли ваши ресурсы в недостаточной или чрезмерной степени, невероятно ценно, но как вы измеряете использование ресурсов? Это может показаться сложным, но на самом деле есть типичная формула использования ресурсов, которую вы можете использовать:

Коэффициент использования ресурсов = Общее количество оплачиваемых часов / общее количество доступных часов

Это даст вам цифру, которую вы сможете использовать для сравнения различных ресурсов, членов команды и проектов. Умножьте конечный результат на 100, если вместо этого вы хотите преобразовать число в проценты.

Давайте посмотрим на пример этой формулы в реальной жизни.

Ваш разработчик программного обеспечения работает по контракту с полной занятостью 40 часов в неделю. Вы просите их заполнить табель учета рабочего времени и обнаруживаете, что они тратят 30 часов в неделю на оплачиваемую работу. Применим формулу:

Коэффициент использования ресурсов = 30/40

Это дает нам коэффициент использования ресурсов 0,75, или 75%.

Из приведенной выше информации становится ясно, что время члена вашей команды используется неэффективно. Постарайтесь сократить время, затрачиваемое на собрания, назначьте административные задачи другому члену команды и инвестируйте в инструменты управления проектами, которые оптимизируют рабочие процессы. Таким образом, их опыт можно использовать для выполнения оплачиваемых задач.

Узнайте стоимость целых кампаний, оплачиваемых часов и многое другое с помощью расширенных формул в настраиваемых полях ClickUp.

Давайте посмотрим на другой пример. Ваш менеджер по цифровому маркетингу работает по контракту с частичной занятостью 20 часов в неделю, но часто в конечном итоге он работает дольше. Вы обнаружите, что на самом деле они тратят 25 часов в неделю на оплачиваемую деятельность.

Коэффициент использования ресурсов = 25/20

Этот член команды имеет коэффициент использования 1,25, или 125%. Это выходит за рамки их контрактных часов и подвергает их риску выгорания. Важно сократить количество рабочих часов, назначая задачи другим членам команды, расширяя свою команду или повышая эффективность или экономя процессы. ⚒️

Преимущества эффективного использования ресурсов

Почти невозможно добиться точного баланса, но лучшие менеджеры проектов стремятся максимально эффективно управлять ресурсами. Разумное использование ресурсов приносит множество преимуществ всей команде. Вот некоторые из многих причин, по которым стоит инвестировать свое время и энергию.

Повышение счастья в команде

Члены команды могут создавать личные цели в ClickUp и устанавливать цели, чтобы отслеживать их прогресс и следить за своими возможностями.

Большинство из нас процветают, когда есть хороший, постоянный поток работы, который кажется управляемым, но также помогает нам расти и бросать вызов самим себе. Слишком много работы — это путь к выгоранию и несчастью, а слишком мало — может сделать нас скучными и несчастными.

Эффективные менеджеры проектов стремятся оптимизировать управление ресурсами, чтобы члены их команды оставались довольными. Они знают, что следует избегать чрезмерной загрузки и выхода за рамки запланированного рабочего времени, и они прилагают усилия для проактивного управления использованием, чтобы улучшить счастье сотрудников, мораль и удовлетворение. 🤩

Более высокий уровень производительности

Почти в каждой организации есть ресурсы, которые не используются в полной мере. Понимание коэффициента использования ресурсов дает вам возможность выявить недоиспользование и внести изменения для повышения уровня производительности.

С помощью правильных инструментов, формул и планов вы можете регулярно проверять использование ресурсов и быстро адаптироваться, чтобы наилучшим образом использовать свою проектную группу. Распределите больше работы между членами команды, чьи графики не заполнены, и постарайтесь распределить задачи отдельно от тех, которые рискуют стать непродуктивными из-за чрезмерного использования. 📈

Больше контроля над проектами

Используйте представление рабочей нагрузки ClickUp для управления емкостью ресурсов и простого перетаскивания задач для перераспределения ресурсов.

Управление проектами включает в себя множество движущихся частей, и понимание того, как используются ваши ресурсы, — лишь одна из них. Эффективный план использования ресурсов упрощает планирование мощностей и дает вам больше информации и контроля над вашими проектами.

Если вы не знаете, над чем работают члены вашей команды или насколько они продуктивны, вам будет трудно держать ситуацию под контролем. Избегайте превышения количества часов, выставленных в счете для клиентов, назначения членов команды в последнюю минуту и ​​доплаты за наем дополнительных ресурсов, тщательно управляя использованием ресурсов. 👀

Лучшее управление отдельными ресурсами

Независимо от того, работаете ли вы с большой проектной командой или с небольшой, сложно постоянно связываться со всеми, чтобы понять их возможности в режиме реального времени. Наличие инструмента, который упрощает использование ресурсов, дает вам лучший способ понять время каждого человека на постоянной основе.

Имея план, формулу или инструмент, который дает обзор доступных ресурсов и их эффективности, вы можете принимать больше стратегических решений на индивидуальном уровне. Общайтесь с членами команды, чтобы убедиться, что их рабочая нагрузка управляема, подходите к распределению ресурсов более справедливо и оценивайте время своей команды как в целом, так и на более подробном уровне. ✨

Более высокая рентабельность

Принятие практики эффективного использования ресурсов не только делает людей счастливее; это также может принести вам больше денег. Работая над уровнями производительности и оптимизируя рабочие процессы, вы также можете получать более высокую прибыль.

Более эффективное управление ресурсами напрямую влияет на вашу прибыль. Хороший коэффициент использования гарантирует, что вы не тратите больше времени на клиентские проекты, чем ожидалось, что может повлиять на прибыльность. Более счастливые и вовлеченные члены команды также работают лучше, а это значит, что вы можете требовать более высоких ставок за лучший продукт или услугу. 💰

Как улучшить использование ресурсов в вашей команде

Эффективное распределение ресурсов дает множество преимуществ, но как добиться этого внутри вашей проектной команды? Вот как улучшить использование ресурсов и получить преимущества внутри вашей команды.

1. Понимайте доступность каждого члена команды

Более эффективное использование ваших ресурсов начинается с более подробного изучения ваших ресурсов. Убедитесь, что у вас есть четкое представление о рабочем времени и режимах работы членов вашей команды, чтобы у вас была правильная информация, доступная при назначении ресурсов вашим проектам.

Используйте такой инструмент, как ClickUp, чтобы хранить все свои данные и следить за доступностью ресурсов в режиме реального времени. Используйте представление Box, чтобы получить представление о доступных рабочих часах членов вашей команды, чтобы вы могли принимать более разумные решения, когда дело доходит до назначения задач, ролей и обязанностей. 📄

2. Используйте формулу, чтобы определить использование ресурсов вашей командой

Вы не сможете сэкономить на эффективности, если не знаете, с чего начать. Прежде чем приступить к оптимизации, попробуйте рассчитать использование ресурсов в текущем состоянии.

Возьмите приведенную выше формулу и используйте ее для расчета коэффициента использования для всех в вашей проектной команде. Это даст вам полезную метрику для использования при внесении улучшений, чтобы вы могли понять влияние ваших изменений и меняют ли они коэффициент использования в правильном направлении. 🙌

3. Назначайте нужные ресурсы проектам

Как только вы узнаете, каков ваш коэффициент использования, вы можете использовать его, чтобы сообщить, какие ресурсы вы выделяете на какие проекты. Эта метрика упрощает планирование проектов и ресурсов, поскольку вы можете принимать стратегические решения на основе рабочей нагрузки и емкости.

Назначение правильных ресурсов зависит не только от того, у кого есть свободное время. Это также касается набора навыков, совместимости и опыта. Лучшие менеджеры проектов знают, как сбалансировать все потребности, чтобы создать сильную проектную команду. ✨

4. Назначьте часы как оплачиваемые или неоплачиваемые

Понимание разницы между оплачиваемыми задачами и неоплачиваемыми действиями означает, что вы можете принимать более разумные решения о том, как использовать свои ресурсы. Если неоплачиваемых часов слишком много, у вашей проектной группы не будет времени работать над оплачиваемыми проектами, за которые взимается плата.

Рассмотрите все задачи, над которыми работают члены вашей команды, и назначьте их либо как оплачиваемые, либо как неоплачиваемые действия. Определите, правильный ли баланс или вам нужно поручить неоплачиваемые задачи другому члену команды, чтобы высвободить драгоценное время. Благодаря такому инструменту, как ClickUp, наши настраиваемые поля упрощают классификацию задач, чтобы вы могли быстро увидеть, как члены вашей команды тратят свое время. 📚

5. Используйте учет времени

Отслеживание времени в ClickUp позволяет команде видеть детализированное представление о том, на что тратится время, поэтому процессы можно постоянно улучшать.

Вы не сможете понять, над чем работают члены вашей команды, без точных расписаний, которые регулярно обновляются. Внедрите систему, в которой члены вашей команды заполняют еженедельные табели учета рабочего времени, чтобы вы могли получить реалистичное представление о том, сколько времени тратится на тот или иной проект.

В ClickUp есть множество шаблонов и функций управления временем, которые упрощают отслеживание времени членов вашей команды. Шаблон табеля учета рабочего времени от ClickUp идеально подходит для учета часов обслуживания или оплачиваемого времени. Существует также встроенный счетчик времени, который вы можете использовать на настольном компьютере, в Интернете или на мобильных устройствах, что позволяет вам добавлять время к проектам, где бы ни находились члены вашей команды. 👀

6. Сравните ожидаемые и фактические часы работы

Создавайте настраиваемые информационные панели в ClickUp, чтобы получить общее представление об ожидаемых и фактических оплачиваемых часах всей вашей команды.

Даже самые хорошо управляемые проекты могут столкнуться с препятствиями и проблемами, в результате чего фактическое общее количество оплачиваемых часов будет отличаться от ожидаемого. Отслеживайте использование ресурсов на протяжении всего проекта и оцените его в конце, чтобы увидеть, насколько вы были близки к своей оценке.

Измерение ожидаемого и фактического количества выставленных часов дает вам более полное представление о том, как вы управляете ресурсами. Если он рядом, вы на правильном пути. Если вы перешли, возможно, пришло время более внимательно следить за использованием на протяжении всего проекта, чтобы избежать расползания объема. Если он ниже ожидаемого, возможно, вы могли бы сделать больше, чтобы выполнить работу для клиента. Все это полезная информация, которую можно взять с собой в будущие проекты. 🌻

7. Используйте инструменты и шаблоны для оптимального использования ресурсов

Отслеживайте активы компании и быстро вводите данные в виде списка, таблицы или временной шкалы, а затем максимизируйте ресурсы своей команды, управляя емкостью с помощью представлений «Рабочая нагрузка» и «Ящики».

Знание того, что вы должны измерять коэффициент использования и распределять ресурсы стратегически, имеет смысл, но для этого вам нужны правильные инструменты управления ресурсами. Инвестируйте в программное обеспечение для управления ресурсами, которое оптимизирует процесс, использует автоматизацию для повторяющихся задач и дает вам больший контроль над вашими ресурсами.

ClickUp наполнен функциями и шаблонами, чтобы сделать использование ваших ресурсов более эффективным. Наши функции управления ресурсами выходят за рамки базовых электронных таблиц и баз данных, предоставляя вам цифровой центр для всех ваших потребностей в ресурсах.

Быстро просматривайте и отслеживайте активы компании в нескольких типах представлений, таких как списки, доски и временные шкалы. Используйте встроенный счетчик времени, чтобы добавлять записи, устанавливать оценки и использовать их для более разумного распределения времени. ClickUp сочетает в себе отслеживание времени, управление активами и интеллектуальные информационные панели, чтобы предоставить вам лучший опыт управления проектами. ✨

3 полезных шаблона использования ресурсов

Начинать с нуля может показаться непосильной задачей, особенно если это ваш первый шаг в мир стратегического использования ресурсов. К счастью, в ClickUp есть коллекция шаблонов планирования ресурсов, разработанных для облегчения вашей роли.

1. Шаблон планирования ресурсов ClickUp

Используйте шаблон планирования ресурсов, чтобы сразу увидеть оставшуюся емкость

Шаблон планирования ресурсов от ClickUp позволяет легко просматривать и распределять ресурсы в проектной группе или отделе. Используйте представление «Рабочая нагрузка», чтобы понять возможности каждого члена команды, а затем распределите ресурсы, внеся изменения непосредственно в план ресурсов.

2. Шаблон матрицы ресурсов проекта ClickUp

Эффективно планируйте свои ресурсы с помощью этого шаблона Matrix, чтобы определить ожидаемую общую стоимость доступных ресурсов.

Наслаждайтесь более простым способом понять общую стоимость вашего проекта с помощью шаблона матрицы ресурсов проекта от ClickUp. В этом шаблоне используются настраиваемые поля, такие как отдел, тип ресурса, дни и ставка, чтобы вы могли определить стоимость, подготовить точные бюджеты и более эффективно распределять ресурсы.

3. Шаблон управления персоналом ClickUp

Быстро выявляйте неэффективность проекта и дисбаланс задач с помощью шаблона управления ресурсами

Представленный здесь в формате временной шкалы, этот шаблон управления ресурсами от ClickUp — отличный способ контролировать время, доступность и использование членов вашей команды. Просматривайте их возможности, тип проекта и задачи, над которыми они работают, из единого центра.

Улучшите использование ресурсов с помощью ClickUp

Эффективное управление ресурсами имеет смысл. Правильное использование ресурсов не только ведет к повышению производительности, но и влияет на удовлетворенность сотрудников и вашу прибыль.

Используйте приведенные выше шаги, чтобы улучшить использование ресурсов в вашей команде или во всей организации. Упростите весь процесс и создайте специальный центр для всех ваших потребностей в управлении проектами с помощью ClickUp. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись ClickUp сегодня и наслаждайтесь лучшим способом управления своими новыми проектами. 🤩