Планирование ресурсов: подробное руководство

Что нужно для успешного завершения проекта? Люди, время и деньги? Да, но это еще не все.

Успешное завершение проекта требует оптимального распределения ресурсов для нужных задач в нужное время и в логическом порядке.

Поэтому неудивительно, что бизнес может проиграть. миллионы долларов реальные и альтернативные издержки от задержек или перерасхода бюджета.

Для менеджера проекта эффективное планирование ресурсов является ключом к обеспечению успеха.

Планирование ресурсов: комплексное руководство для менеджеров проектов

Что такое планирование ресурсов?

Планирование ресурсов является важной частью управления проектами, когда доступным членам команды назначаются конкретные задачи, которые необходимо выполнить в течение заранее определенного времени. В основном существует два метода планирования ресурсов: с ограничением по времени и с ограничением по ресурсам.

Планирование ресурсов с ограничением по времени

Если для проекта установлен крайний срок, вы назначите ресурсы для завершения работы в рамках этого графика. В этом случае есть фиксированный срок, но ресурсы гибкие. Организации или агентства профессиональных услуг, располагающие дополнительными ресурсами для реализации проектов, обычно используют планирование ресурсов с ограничением по времени. Это также применимо к проектам, у которых есть установленная дата запуска. Например, если вы смотрите рождественский запуск, вы ограничены по времени до 25 декабря (или раньше).

Планирование с ограниченными ресурсами

С другой стороны, если у вас ограниченное количество ресурсов, вы будете планировать проект с учетом их доступности и мощности. Этот метод управления ресурсами требует гибкости в сроках. Планирование с ограниченными ресурсами обычно используется продуктовыми компаниями или внутренними командами, где вы нанимаете дополнительных членов команды или подрядчиков. Например, когда ClickUp добавляет функции искусственного интеллекта в нашу платформу, мы планируем проект с учетом ограничений наших ресурсов.

В любом случае расписание ресурсов в основном определяется ресурсами и временем. Давайте возьмем пример команды по производству контента. В нем есть SEO-аналитики, писатели, редакторы, дизайнеры и издатели. Здесь каждый человек выполняет свою задачу после выполнения предыдущей. Итак, вам необходимо планировать ресурсы последовательно, в рамках двухнедельного спринта.

• SEO-исследования и брифинг с 1-го по 3-й день
• Пишем с 4 по 9 день.
• Монтаж с 10–12 дня.
• Дизайн с 13–15 дня

Даже этот простой график ресурсов представляет собой проблему. Как видно из приведенной выше диаграммы, SEO-аналитику или редактору требуется три дня для выполнения своей задачи, а писателю — шесть. Итак, если бы у этой команды было по одному ресурсу для каждого навыка, все, кроме автора, были бы задействованы недостаточно. Именно эту проблему призвано решить эффективное планирование ресурсов.

Почему планирование ресурсов важно в управлении проектами?

Затраты на оплату труда достигают «70% общих операционных расходов организации». предполагает Исследование Института управления человеческим капиталом (HCMI). Это означает, что, хотя сотрудники являются вашим самым большим активом, они также являются вашими самыми большими расходами. Поэтому вам необходимо использовать их оптимально и эффективно.

Оптимизация ресурсов

С первого взгляда вы сможете понять, кто в вашей команде недогружен или перегружен работой, чтобы вы могли легко перераспределить свои ресурсы.

Вы заметите, что мы не сказали «максимизация человеческих ресурсов», потому что наилучшее использование навыков человека не всегда должно соответствовать 100% его времени. Фактически, “Исследование Гартнера показывает, что команды с более низкой загрузкой могут сократить время, необходимое для достижения бизнес-ценности, на 30% и более».

Планирование ресурсов позволяет менеджерам проектов эффективно использовать время членов своей команды. Это позволяет им наилучшим образом использовать имеющиеся люди и навыки для достижения максимальных результатов.

Выполнение в срок и в рамках бюджета

Используйте планирование ресурсов, чтобы гарантировать завершение проекта в пределах выделенного времени и бюджета.

Это позволяет вам визуализировать будущий ход проекта и заранее составить необходимые планы на случай непредвиденных обстоятельств. При возникновении неожиданного события при необходимости отрегулируйте или разверните его.

Предоставление качественных услуг

Планирование проекта — это больше, чем календарь ресурсов. Это прозрачная визуализация того, как будет осуществляться реализация проекта. Он будет содержать задачи проекта, обязанности, зависимости, передачу функций, сотрудничество, циклы обратной связи и т. д.

Благодаря такому комплексному взгляду каждый член команды понимает свою роль в жизненном цикле проекта. Таким образом, они будут более эффективно сотрудничать со своими сверстниками, получая комплексную помощь и передавая четкие инструкции. Вместе они будут предоставлять услуги, соответствующие ожидаемым стандартам.

Экономия затрат

Легко обнаружить пробелы в вашем плане, если вы заранее запланируете ресурсы. Это дает менеджерам проектов время и возможность заранее нанять сотрудников или перетасовать свои команды, чтобы заполнить пробелы.

Без графика ресурсов в ходе проекта часто будут возникать пробелы, заставляя всех искать решения и приводя к ненужным расходам. Пробелы в графике вашего проекта также вызывают проблемы с управлением ресурсами, связанными с вовлечением, производительностью и удержанием сотрудников.

Сильные обзоры и ретроспективы

Хороший обзор — это тот, в котором вы измеряете результаты по плану, а график ресурсов выступает в качестве плана. Отзывы помогут вам понять, были ли какие-либо задержки, превышения бюджета, проблемы с сотрудничеством или другие проблемы межличностного общения. На основе этого структурируйте свои планы постоянного улучшения для будущих проектов.

Преимущества планирования ресурсов

Целью любого проекта является получение или увеличение дохода. Планирование ресурсов гарантирует получение требуемых результатов.

Для членов команды

Благодаря четкому, наглядному и прозрачному графику ресурсов каждый член команды точно знает, что ему нужно сделать, в соответствии с какими стандартами и когда. Поэтому у них есть:

• Ясность в отношении своей роли в том, чтобы делать свою работу как можно лучше, принимая на себя ответственность за свои результаты.
• Путь к завершению, чтобы планировать отпуск, перерывы, творческие отпуска и другие важные жизненные события.
• Целеустремленность, позволяющая связать свои задачи с бизнес-целями, способствующая приверженности
• Вовлеченность на рабочем месте для лучшего сотрудничества
• Видимость производительности для достижения целей на протяжении всего проекта и понимание того, как будет оцениваться их успех.

Устанавливайте измеримые цели для задач и проектов с автоматическим прогрессом для более эффективного достижения целей в определенные сроки и измеримые цели.

Для менеджеров проектов

Лидеры будут эффективно управлять проектами, задачами, командами и результатами, надежно распределяя ресурсы, чтобы обеспечить следующее:

• Четкое представление о том, кто чем занимается, оптимизация использования и вовлеченности сотрудников.
• Обзор пробелов или перегрузки для их устранения и поддержания проекта в нужном направлении.
• Возможность предвидеть задержки или превышения бюджета предотвратить проблемы и подготовиться к неизбежным
• Адаптивность к изменениям по мере развития требований рынка, потребностей клиентов или организационных структур
• Свобода общения ппроект статус точно и регулярно сообщать руководству

Для организации

Эффективное планирование ресурсов помогает организации оптимально использовать команду.

• Нанимать тон нужные люди в нужное время
• Назначайте клиенту правильную цену на основе почти точной оценки усилий и времени.
• Выявление пробелов в навыках или способностях планировать стратегию обучения и развития
• Точный прогноз потребность в ресурсах
• Предотвращение смещения объема

Как создать расписание ресурсов?

1. Определить объем проекта и требования к ресурсам.

Прежде чем приступить к процессу планирования ресурсов, начните с определения масштаба проекта и того, какие ресурсы вам потребуются для его завершения. При этом учитывайте следующее.

Время у тебя есть: Думайте не только о количестве рабочих дней. Кроме того, подумайте, есть ли другие выходные, когда люди могут провести длинные выходные или большое внутреннее мероприятие, в котором может участвовать ваша команда.

Необходимые навыки: Определите все навыки, необходимые для завершения проекта, включая технические, эксплуатационные и управленческие навыки.

Необходимые ресурсы: Один человек может обладать более чем одним навыком. Один и тот же навык может быть у нескольких людей. Создайте оптимальное сочетание членов команды, чтобы сформировать необходимые вам навыки.

Структура декомпозиции работ (WBS): Разбейте проект на небольшие, иерархические и управляемые компоненты, т. е. задачи.

Зависимости: Опишите порядок, в котором ваши команды должны выполнять задачи, и то, как это влияет на последующие или последующие действия.

Ограничения: У проекта плотный график? Есть ли меньше людей, чем вы думаете, что вам нужно? Бюджет ограничен? Ваша команда работает в разных часовых поясах, которые не пересекаются? Определите все препятствия, с которыми вы можете столкнуться. Кроме того, оцените потребность в ресурсах внутри вашей организации для лучшего обмена навыками.

Результаты проекта и критерии успеха: запишите, чего вы ожидаете от каждого члена команды и как вы будете измерять его производительность. Это гарантирует, что все будут на одной волне и будут работать в тандеме.

2. Выберите инструмент управления ресурсами

Организации уже давно используют таблицы и электронные таблицы для планирования ресурсов. Он работает для простых последовательных задач, подобных показанному выше. Однако когда команды становятся больше, задачи усложняются, а зависимости увеличиваются, вам необходимо программное обеспечение для планирования ресурсов, разработанное с учетом ваших требований.

Каждая функция, необходимая для планирования ресурсов, является частью приложения для управления проектами ClickUp.

• Задачи проекта
• Пользователи могут назначать конкретные задачи
• Умение видеть рабочие нагрузки и адаптировать их к текущим потребностям
• Зависимости между задачами и проектами
• Тайм-трекер и расписания для более простого управления
• Представления списка, канбана, календаря и диаграммы Ганта
• Панели мониторинга для быстрого анализа производительности
• Документация, комментарии и доски для совместной работы.

Превратите самые важные задачи в этапы, чтобы создать визуальное представление прогресса, достигнутого в ваших проектах.

ClickUp также имеет удобные возможности перетаскивания, удобный интерфейс, уведомления и настраиваемые рабочие процессы, которые сделают планирование вашего проекта простым и эффективным.

3. Создавайте задачи

Управляйте задачами и проектами и эффективно сотрудничайте со своей командой с помощью ClickUp.

Выбрав инструмент управления ресурсами, настройте проект как набор подпроектов, задач, подзадач и контрольных списков. С ClickUp у вас есть полная гибкость в управлении задачами.

Кастомизация: Создайте необходимую структуру с помощью автоматизации, точек спринта, данных настраиваемых полей и т. д.

Иерархия: создавайте вложенные подзадачи и легко переупорядочивайте или редактируйте их. Кроме того, установите зависимости, пока вы это делаете.

Группировка: сортируйте задачи по категориям, создавайте собственные статусы, назначайте приоритеты и добавляйте теги. Связывайте задачи, документы и интеграции, чтобы обеспечить доступ к знаниям каждому члену команды.

Повторяющиеся задачи: установите еженедельные встречи или ежедневные напоминания как повторяющиеся задачи, чтобы автоматически добавлять их в свой список.

Шаблоны: используйте шаблоны задач, чтобы создать рабочий процесс для повторяющихся задач. Например, вы можете настроить шаблон взаимоотношений с кандидатами, который будет повторно использоваться всякий раз, когда кто-то подает новый запрос на прием на работу.

Вехи: установите цели, которые означают завершение основных этапов вашего проекта. Найдите время и отпраздновать их.

4. Распределите ресурсы проекта

Обеспечьте видимость ваших комментариев, назначая комментарии пользователям непосредственно в задачах, и быстро просматривайте назначенные комментарии в контрольном списке.

Назначьте отдельных лиц для выполнения каждой задачи/подзадачи. С помощью инструмента управления ресурсами ClickUp вы можете назначить задачу нескольким людям. Вы также можете добавить зрителей, которые будут получать уведомления об обновлениях или изменении статуса.

Используйте вид окна ClickUp, чтобы узнать, насколько заняты или доступны члены команды. Используйте «Просмотр рабочей нагрузки», чтобы определить, превышает ли каждый член команды свои возможности. Включите отслеживание времени и оценки, чтобы оставаться в курсе прогресса.

5. Оцените осуществимость

После того, как вы настроили, пришло время проверить и убедиться, что все в порядке. Для этого используйте более 15 просмотров, которые предлагает ClickUp.

Просмотр календаря: используйте представление календаря (дни, недели или месяцы) для управления временем и проверки соответствия этапов срокам проекта.

Представление Ганта: используйте представление Ганта, чтобы гарантировать, что задачи, выполняемые параллельно, не зависят друг от друга. Перемещайте их, чтобы обеспечить плавную передачу задач с одного этапа на другой, улучшая управление ресурсами. В ClickUp вы также можете определить критический путь и резервное время, чтобы перенести некоторые работы, не затрагивая более крупные сроки.

Организуйте проекты, планируйте сроки и визуализируйте работу своей команды в гибком календаре, который позволяет всем быть в курсе событий.

Просмотр временной шкалы: визуализируйте дорожную карту, выполненные задачи и будущие события на линейной временной шкале проекта, чтобы выявить аномалии.

6. Настройте свою команду на успех

Используйте Документы ClickUp для создания и объединения красивых документов, вики и многого другого для беспрепятственной реализации идей вместе с вашей командой.

Соберите все необходимые ресурсы проекта в одном месте. Вы можете использовать ClickUp Docs для документирования проектов. Если у вас есть ресурсы в других инструментах, таких как Figma или Google Sheets, встройте их также в свою рабочую область ClickUp. Используйте доску ClickUp для мозгового штурма. Включите комментарии, чтобы команда могла общаться друг с другом, или быстро преобразуйте комментарии в задачи!

7. Мониторинг и улучшение

Отслеживание и мониторинг задач, ресурсов и хода выполнения проекта в представлении панели мониторинга ClickUp.

Планирование ресурсов не заканчивается с началом проекта. По мере того как команды выполняют свои задачи каждый день, менеджеры проектов должны отслеживать прогресс и при необходимости вносить коррективы. Используйте для этого Dashboards ClickUp.

Создайте свою персонализированную информационную панель с жизненно важными для вас показателями проекта. Добавляйте виджеты для членов команды, критических путей, спринтов, статусов и других аспектов в одном месте.

Если вы ищете пустое рабочее пространство, используйте шаблон планирования ресурсов ClickUp. Настройте его в соответствии со своими потребностями без особых усилий. Вот еще несколько шаблонов планирования ресурсов в Excel и Google Sheets, которые помогут вам принять решение.

6 стратегий эффективного планирования ресурсов

После рассмотрения деталей, необходимых для эффективного планирования ресурсов, мы рассмотрим несколько эффективных стратегий управления проектами.

Четко определите стандарты

Вы считаете проект завершенным, если выполнили все задачи и выполнили все требования заказчика. Итак, используйте свою систему планирования ресурсов, чтобы:

• Определить требования, ожидания, показатели успеха и стандарты качества.
• Соберите всю команду проекта вместе и обсудите с ними стандарты.
• Опубликуйте это простым языком и сделайте его доступным для всех для дальнейшего использования.

Запланируйте дополнительное время и ресурсы

Визуализируйте задачи и ресурсы в одном месте с помощью шаблона планирования ресурсов ClickUp.

Запланируйте свои ресурсы с некоторым запасом на случай внезапных изменений или событий. Не используйте свои человеческие ресурсы на 100%. Загрузка на 75-80% дает передышку всем. Дополнительное время сохраняет когнитивную энергию, особенно в творческой работе, такой как письмо, дизайн и разработка программного обеспечения, что приводит к лучшим результатам в целом.

Кроме того, не планируйте дела до последней минуты. Оставьте 1–2 дня в конце, чтобы покрыть любые непредвиденные задержки. Если ваш недавно разработанный веб-сайт выйдет из строя или в вашем рекламном баннере будет опечатка, это дополнительное время спасет ситуацию.

Планируйте зависимости

Каждый проект, каким бы простым он ни казался, имеет присущие ему зависимости. Планируйте их, чтобы никто не был перегружен работой. Убедитесь, что вы не перегружаете членов команды задержками ближе к концу рабочего процесса.

Например, если вашей небольшой команде DevOps необходимо запустить в производство сотни функций в последний день, вы, скорее всего, столкнетесь с техническими и эмоциональными сбоями. Вместо этого осторожно распределяйте такие действия.

Постоянно мониторить

Внимательно следите за прогрессом, возможностями команды и ее использованием каждую неделю, а то и каждый день. Избегайте перегрузки или недостаточного использования ресурсов. Перераспределите ресурсы на критически важные задачи или неожиданные препятствия, такие как личные чрезвычайные ситуации или болезнь.

Общайтесь активно

Держите каналы связи открытыми, чтобы стимулировать сотрудничество между командами. Держите все заинтересованные стороны в курсе прогресса, исходя из их потребностей. Например, техническому директору (CTO) потребуется еженедельная информация о ходе всего проекта на высоком уровне. Члены команды ниже руководителя высшего звена нуждаются в обновлениях на микроуровне по своим первоначальным задачам. Делайте это вручную или автоматизируйте отчеты через регулярные промежутки времени.

Довести проект до значимого завершения

• Уточните у заказчика, удовлетворен ли он всеми аспектами проекта.
• Получите обратную связь о том, что вы сделали хорошо, а что нужно улучшить.
• Отпразднуйте победу вместе с командой
• Проводить ретроспективы или обзоры производительности, чтобы обсудить задачу или успех проекта всей командой.
• Закройте все задачи в инструменте управления проектами и при необходимости заархивируйте их.

Максимизируйте потенциал вашей команды с помощью эффективного планирования ресурсов

Для успешного завершения проекта все члены команды знают свои обязанности и при необходимости прикрывают друг друга. Крайне важно выявить зависимости и необходимость выполнения задачи в определенное время. Эффективное планирование ресурсов играет центральную роль в обеспечении этого.

Используйте функции планирования ресурсов ClickUp, чтобы предоставить каждому менеджеру проекта инструменты, позволяющие направлять команду в правильном направлении от начала до финиша. Независимо от того, назначаете ли вы нужного человека нужному заданию или выбираете задачу, которую нужно выполнить, ClickUp дает вам возможность выполнить все это. Узнайте, как максимизировать потенциал вашей команды, зарегистрировавшись бесплатно сегодня.