Полное руководство по документации рабочих процессов для бизнеса

Работники умственного труда в США тратят деньги 5,3 часа в неделю ожидание информации или воссоздание существующих институциональных знаний. Это не только приводит к потере производительности каждого сотрудника, но также приводит к задержкам в реализации проектов, некачественной реализации и, что наиболее важно, к разобщению сотрудников.

В отдаленных регионах отсутствие доступа к информации/институциональным знаниям может оказаться весьма разрушительным, часто приводя к тихому отказу от курения.

Вы можете избежать этого с помощью простой, повторяемой и последовательной системы, которая покажет сотрудникам, как выполнять свои задачи и принимать правильные решения на рабочем месте. Другими словами, с рабочими процессами.

Рабочий процесс обычно представляет собой последовательность шагов, которые проект или задача проходит от начала до конца. Это может быть так же сложно, как развертывание пользовательских микросервисов в облаке, или так же просто, как утверждение бизнес-расходов.

Существуют также непоследовательные процессы, такие как рабочие процессы конечного автомата, которые могут идти вперед и назад, или рабочие процессы, управляемые правилами.

Какого бы типа он ни был, хороший рабочий процесс действует как дорожная карта для выполнения задачи, давая правильные направления и устанавливая надлежащие ограждения.

Однако рабочий процесс хорош настолько, насколько хороша имеющаяся у него документация. Без четкой, краткой и полной документации о ваших рабочих процессах, скорее всего, забудут, а то и проигнорируют, и вы вернетесь к исходной точке.

В этой статье мы расскажем, почему вам нужна эффективная документация рабочего процесса, как ее создать и какие инструменты можно использовать, чтобы облегчить работу.

Полное руководство по документации рабочих процессов для бизнеса

Что такое документация рабочего процесса?

Документация рабочего процесса — это процесс записи организационных знаний и обеспечения легкого доступа к ним всем, кто в них нуждается. Обычно это набор документов, доступных через безопасный интерфейс, в которых описывается, как вы ведете каждый аспект своего бизнеса.

Ключевые особенности хорошей документации рабочего процесса:

Гранулированный: Хороший документ рабочего процесса описывает каждый шаг процесса без каких-либо предположений. Если вы создаете документ рабочего процесса для утверждения расходов, вам необходимо указать формат запроса на возмещение, платформу для его подачи, имена/назначения утверждающих лиц, соглашение об уровне обслуживания для ответа, матрицу эскалации, контактное лицо и т. д.

Доступный: Документация по рабочему процессу, которую невозможно найти, бесполезна. Таким образом, хороший документ рабочего процесса должен быть легко доступен, в идеале через поиск, на централизованной платформе, например на общем диске, в локальной интрасети или по безопасному каналу.

Ясно и лаконично: Никто не любит читать бесконечные страницы документации для выполнения простейших задач. Итак, сделайте документацию короткой, с четкими инструкциями. Используйте визуальные инструменты, такие как блок-схемы, разделы/контрольные списки с практическими действиями, подчеркивайте, что можно или чего нельзя делать с помощью смайликов и т. д.

Обновлено: В быстрорастущих организациях все меняется быстро. Обязательно регулярно анализируйте свои рабочие процессы. Установите периодичность, например, раз в квартал или ту, которая подходит для вашей организации. Если это развивающийся проект, обновляйте документы в режиме реального времени.

Если вам кажется, что для того, что ваши команды ежедневно делают с легкостью, требуется большой объем бумажной работы, позвольте нам показать вам, как документация рабочего процесса может сэкономить почти шесть часов на человека и миллионы долларов в долгосрочной перспективе.

Преимущества эффективной документации рабочего процесса

Часто, когда мы говорим о рабочих процессах, мы стремимся к эффективности процессов, повышению производительности, экономии времени и т. д.

Однако эффективная документация рабочего процесса приносит пользу и сотрудникам. Он служит для каждого сотрудника руководством по самостоятельной работе в своей работе. Вот как.

Обмен организационными знаниями: Четко документированный рабочий процесс гарантирует, что каждый член вашей команды знает, что ему нужно знать, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Новые сотрудники получат доступ к неявным знаниям и передовому опыту, что не позволит им повторять одни и те же ошибки. Это ускорит адаптацию сотрудников, будь то в организацию или в новые проекты.

Лучшее сотрудничество: Рабочие процессы описывают каждый шаг процесса, информируя каждого члена команды о том, что происходит до и после выполнения задачи.

Это помогает им собрать всю необходимую информацию, эффективно выполнить свою работу и передать ее следующему человеку.

Скорость доставки: Когда все знают, что им нужно делать и как это делать, они могут выполнять свои задачи, не отвлекаясь.

Хорошая документация рабочего процесса также описывает проблемы, с которыми можно столкнуться, и возможные решения для них, устраняя сбои в процессе.

Расстановка команды: Когда вся команда следует стандартному рабочему процессу, они допускают меньше ошибок и каждый раз обеспечивают стабильный результат.

Это, в свою очередь, также делает качество обслуживания клиентов более последовательным, укрепляет восприятие бренда и приводит к увеличению продаж, более высокой прибыли и более быстрому росту.

Подотчетность: Хороший рабочий процесс — это не только этапы процесса, но и вовлеченные заинтересованные стороны.

В нем описываются обязанности каждого члена команды, возлагая на них ответственность за выполнение работы, соответствующей стандартам вашей организации.

Безопасность: По данным Всемирного экономического форума, 95% проблем кибербезопасности связаны с человеческими ошибками. Это может быть фишинговая афера или случайное внесение секретов в код.

Хорошо документированный рабочий процесс описывает, чего не следует делать, и напоминает сотрудникам о мерах безопасности, которым они должны следовать.

Постоянное улучшение: Документирование рабочих процессов дает четкое представление о том, как выполняется каждая задача.

Это помогает организациям анализировать свои процессы и постоянно их улучшать. Это дает организациям возможность внимательно относиться к своим практикам и регулярно их корректировать.

По сути, рабочие процессы — это «как» вести бизнес. Это ваши рецепты — уникальные способы реализации ваших проектов.

Они являются вашей интеллектуальной собственностью. Надлежащее документирование ваших рабочих процессов поможет всей вашей организации использовать вашу интеллектуальную собственность. Вот как вы можете это сделать.

Как создать процесс документирования рабочего процесса

Вы можете подумать: у нас еще нет рабочих процессов; что мне документировать?

У каждого есть какой-то рабочий процесс, которому он следует сознательно или подсознательно. Документирование рабочих процессов – это совсем другое дело. Давайте посмотрим, как это сделать хорошо.

1. Соберите уже задокументированные рабочие процессы

Хороший процесс документирования рабочего процесса собирает наиболее разбросанные по организации идеи в надежную систему, которая будет полезна всем.

Найдите любую существующую документацию или карты процессов. Помните, что их не обязательно записывать в программном обеспечении для управления рабочими процессами или в виде документа.

Они также могут быть в электронных письмах, которые менеджеры отправляют членам своей команды, в блок-схемах, нарисованных на досках, или в презентациях, созданных для адаптации/обучения.

Будьте внимательны к формам, в которых существует текущая документация по рабочим процессам. Объедините всю эту информацию. Организуйте их шаг за шагом.

2. Поговорите с командами

В каждой организации среди членов команды есть неявное знание — знание, о наличии которого они даже не подозревают. Разговор с ними об их бизнес-процессах проливает свет на вещи, которые могут быть неочевидны в документации процесса.

3. Проведите собеседование с отдельными членами команды.

Хотя групповые встречи помогают понять динамику, индивидуальные интервью дают более подробную информацию. Вот несколько вопросов, которые помогут вести эти разговоры.

• Какие шаги вы выполняете в рамках всего рабочего процесса?
• В каком порядке выполняются эти шаги?
• Кто является заинтересованными сторонами на каждом этапе?
• С какими трудностями вы столкнулись на каждом этапе и как вы их преодолели?
• Какие пробелы есть в вашем рабочем процессе? Как вы их сейчас заполняете?
• Каковы ваши результаты?
• Каковы ваши результаты и критерии успеха?

4. Документируйте рабочий процесс

Отслеживайте обновления проекта, управляйте рабочими процессами и сотрудничайте с командой — и все это из рабочей области ClickUp.

Сделайте полную запись всей информации, которую вы собрали на данный момент. Структурируйте его как поток процесса, от начала до конца, шаг за шагом.

Включите как можно больше деталей на каждом этапе. При документировании рабочих процессов следует учитывать следующие факторы:

• Отслеживание целей: Чего стремится достичь этот процесс и как это измеряется
• Заинтересованные стороны: Кто несет ответственность за каждый шаг, какова матрица эскалации и к кому обращаться в случае возникновения проблем/вопросов.
• Зависимости: Зависит ли результат каждого шага от действий или одобрения кого-либо.
• Доступ: Какие разрешения для инструментов, сред, активов и ресурсов необходимо предоставить для завершения рабочего процесса.
• Практические результаты: ожидаемый результат в конце каждого шага, включая показатели для каждого.
• Веха: Конкретные этапы рабочего процесса, которые необходимо выполнить.
• Временные рамки: соглашения об уровне обслуживания и разумные сроки для каждого этапа рабочего процесса.
• Отзывы: Каденция для обзоров/совещаний для отслеживания прогресса.
• Глоссарий: Рекомендации по значению и использованию терминов, относящихся к объему проекта.

5. Создайте документ рабочего процесса

Хотя шаг 3 объясняет детали рабочего процесса, он может быть не самым полезным, если это просто стены текста.

Поэтому важно разработать документацию рабочего процесса таким образом, чтобы ее можно было легко использовать и ссылаться на нее в дальнейшем. Вот несколько простых способов организовать рабочий процесс:

• Блок-схемы для визуализации процесса
• Контрольные списки для определения задач и подзадач
• Диаграммы Ганта для просмотра сроков и пересекающихся задач
• Заголовки и подзаголовки для выделения важных шагов.
• Поля оповещений, чтобы подчеркнуть критические факторы

6. Используйте программное обеспечение для документирования рабочего процесса.

Надежное программное обеспечение для документирования рабочих процессов поможет вам в первую очередь в трех вещах:

• Оптимизация: придайте рабочему процессу структуру, чтобы его было легче читать и отслеживать.
• Связи: объединяйте различные связанные рабочие процессы, чтобы лучше отображать общую картину.
• Интерактивность: упростите создание практических шагов, таких как создание задач или отправка уведомлений.

Вы можете сделать это с помощью общедоступных инструментов, таких как электронные таблицы, презентации или программное обеспечение для картирования процессов. Однако специально разработанное программное обеспечение для документирования рабочих процессов окажется намного более эффективным.

ClickUp Mind Maps предлагает простой и наглядный способ проектирования рабочих процессов. Вы можете использовать существующие шаблоны для мгновенного создания диаграммы рабочего процесса или легко перетаскивать связи между шагами, чтобы предлагать зависимости. Вы можете использовать узлы для создания контрольных точек, предлагающих ресурсы для любого шага.

ClickUp Docs предлагает комплексное решение для записи, обмена и совместной работы над документами рабочих процессов. Благодаря вложенным страницам, закладкам и связанным документам вы можете использовать ClickUp Docs для создания документации для сложных процессов.

Вы можете безопасно обмениваться документами, сотрудничать в режиме реального времени, динамически редактировать их и подключать их к рабочим процессам для изменения статусов проектов. Также помогает то, что ClickUp Docs имеет различные параметры форматирования, которые делают документацию рабочего процесса более удобной.

Задачи ClickUp позволяют вам перенести рабочие процессы из ваших интеллект-карт или документов в практические элементы вашего программного обеспечения для управления проектами.

Если вы уже используете ClickUp для задач, вы можете подключить их к Mind Maps, чтобы составить карту. Если вы только начинаете использовать ClickUp, вы также можете создавать задачи с помощью инструмента Mind Maps на основе узлов.

7. Регулярно проверяйте и обновляйте

Документация вашего рабочего процесса должна быть живым документом, в который регулярно вносятся обновления и улучшения по мере развития процесса. При каждой проверке привлекайте команду, чтобы получить более глубокое представление об их рабочих процессах и внести соответствующие изменения.

Примеры и шаблоны документации рабочих процессов

Процесс адаптации сотрудников

Пример процесса адаптации сотрудников в ClickUp

Во всех рабочих процессах управления персоналом адаптация сотрудников является наиболее сложной и обширной. Если вы хотите записать рабочий процесс адаптации сотрудников, вам могут пригодиться следующие шаги.

Мы сохранили этот пример в виде скелета, предоставив вам широкие возможности настройки/расширения по мере необходимости.

Держите их вовлеченными, пока они не присоединятся: Обычно между принятием предложения и присоединением к организации проходит несколько недель.

• В течение этого времени оставайтесь на связи по электронной почте раз в неделю.

Подотчетность: Руководитель отдела кадров | График: От принятия предложения до вступления | Зависимости: Никто

В первый день: выполните следующие административные задачи.

• Обсудить трудовой договор и подписать его
• Подарить приветственный пакет
• Ресурсы обеспечения — рабочая станция, электронная почта, Slack, HRMS, визитные карточки, парковка и т. д.
• Собрать реквизиты зарплатного счета
• Общайтесь с приятелем/наставником
• Поделиться графиком ознакомления
• Пригласите их на обед или виртуальный кофе.

Подотчетность: Руководитель отдела кадров | График: Однажды | Зависимости: Юриспруденция, HR, расчет заработной платы, ИТ, приятель

Ориентация: Настройте их на успех в этой роли с помощью следующего.

• Убедитесь, что они записались на все соответствующие ознакомительные/обучающие занятия для своей должности.
• Если им необходимо приехать на очную сессию, примите соответствующие меры.
• Свяжите их с командой ориентации по любым вопросам.
• Познакомьте их с другими новыми сотрудниками, которые могут присоединиться к ним для ознакомления.

Подотчетность: Руководитель отдела кадров | График: Три дня | Зависимости: HR, тренеры

Запланируйте соответствующие встречи

• Встреча менеджера по отчетности для обсуждения следующего
  • Роли и обязанности
  • Цели на 30/60/90 дней
  • Карьерный разговор
  • Меры успеха
  • Механизм обратной связи
  • Срочные задания
• Запланируйте встречи с командами, над которыми будет работать новый сотрудник, с конкретными целями для каждого разговора.

Подотчетность: Менеджер по отчетности | График: Две недели | Зависимости: Наличие соответствующих заинтересованных сторон

Шаблон рабочего процесса документации проекта ClickUp

Храните документацию проекта в одном документе ClickUp.

Каждому проекту необходима вики-документация, в которой изложены все институциональные знания о проекте, а также основные этапы, задачи, зависимости и обязанности. В этом шаблоне рабочего процесса документации проекта от ClickUp есть все, чтобы подготовить вас к успеху. Оно использует:

• Документы для обзора проекта
• Цели для целей и этапов
• Задачи на каждый шаг
• Сроки выполнения каждой задачи
• Представление диаграммы Ганта для визуализации прогресса

Шаблон процессов и процедур ClickUp

Настройте процесс документирования рабочего процесса с помощью шаблона процессов и процедур ClickUp.

Будь то адаптация сотрудников, утверждение расходов, публикация контента, переговоры о продажах или развертывание программного обеспечения, документация бизнес-процессов может помочь командам выполнять свою работу с уверенностью.

Вот шаблон процессов ClickUp, который вы можете настроить. В этом шаблоне используются настраиваемые статусы, настраиваемые поля, представление доски/таблицы и функции управления проектами, которые подходят для любого необходимого вам процесса.

Шаблон доски потока процесса ClickUp

Оптимизируйте визуализацию проекта с помощью четкого и краткого обзора вашего сквозного рабочего процесса.

Шаблон доски для потока процессов предлагает простой и наглядный способ представить вашим командам сложные рабочие процессы. Он снимает напряжение с пустого экрана, предоставляя вам блок-схему, с которой можно начать разработку рабочего процесса.

Вы можете легко преобразовать различные этапы рабочего процесса в задачи, добавить сроки и назначить для них членов команды.

Улучшите документацию рабочего процесса с помощью ClickUp

Хорошая документация рабочего процесса является основой организационной эффективности. Управление проектом и документация объединены в ClickUp.

Напишите лучшую документацию по рабочему процессу

Разбейте информацию и добавьте визуальные подсказки с параметрами форматирования, чтобы ваша документация была использована, а не проигнорирована.

Начните документировать рабочие процессы с помощью ClickUp Docs. Отформатируйте их, чтобы выделить важное, и добавьте кнопки, баннеры или даже блоки кода, чтобы подчеркнуть важные моменты.

Сделайте рабочие процессы действенными

Визуализируйте свои рабочие процессы с помощью ClickUp Mind Maps. Создавайте задачи непосредственно из рабочих процессов и преобразуйте их в проекты. Используйте вложенные подзадачи и контрольные списки, чтобы достичь любого уровня детализации, который вам нужен.

Отмечайте сотрудников, ответственных за каждую задачу, давая им четкое представление. Просто повторяйте рабочий процесс каждый раз, когда вам это нужно.

Просмотр и решение рабочих процессов

Используйте любое из более чем 15 мощных представлений, чтобы понять состояние каждого из ваших рабочих процессов.

• Просмотр доски, чтобы увидеть состояние ваших рабочих процессов
• Представление в виде коробки, чтобы получить общий вид
• Представление календаря для просроченных, текущих и будущих задач
• Просмотр активности для отслеживания обновлений/разговоров
• Представление рабочей нагрузки для просмотра производительности членов команды.

Используйте наиболее удобный для вас вид, чтобы выявлять препятствия и вмешиваться при необходимости.

Сотрудничать с командой

Если в рабочем процессе задействована команда, то и документация тоже должна быть. Делитесь документами рабочих процессов со своей командой, приглашайте их оставить отзыв и позволяйте им редактировать/оставлять комментарии.

Позвольте ИИ сделать всю работу за вас

Используйте ClickUp AI для обобщения длинных документированных рабочих процессов, создания элементов действий, редактирования/форматирования текста, автоматизации задач/подзадач и многого другого.

Документация рабочего процесса — это основа хорошего процесса. Пилоты, работающие на расстоянии, а также медсестры отделений интенсивной терапии используют документацию рабочего процесса, чтобы правильно выполнять свою работу.

Например, имея подробный контрольный список и некоторую административную поддержку, Питер Проновост, специалист по интенсивной терапии в больнице Джонса Хопкинса, помог предотвратить 43 инфекции и спасти восемь жизней и два миллиона долларов.

Зрелые предприятия экономят миллионы долларов и многократно повышают эффективность благодаря четкой и доступной документации рабочих процессов.

Вы тоже можете сделать это с помощью ClickUp. Получите доступ к документам, задачам, интеллект-картам, доске, десяткам шаблонов документации рабочих процессов, искусственному интеллекту и многому другому бесплатно и навсегда на ClickUp! 🦄ˀ