Полное руководство по освоению этапа инициации проекта

“Хорошее начало – пол дела.”

Великий философ, Аристотель знал важность сильных начинаний. Это вечное высказывание применимо к философии и любой задаче, особенно к нашим проектам.

Правильно ли мы распределили необходимые ресурсы для проекта? Как мы можем справиться с любыми бюджетными ограничениями? Как мы устанавливаем стандарты качества?

Подобные вопросы часто возникают, если вам не удается правильно начать свой проект. Инициирование проекта является наиболее важным этапом любого проекта.

Однако независимо от того, являетесь ли вы опытным руководителем проекта или новичком, вопрос о том, как начать проект, может вас беспокоить. В этой статье мы познакомим вас с основами этапа инициации проекта, а также с шагами по его эффективному инициированию.

Что такое инициация проекта?

Институт управления проектами делит жизненный цикл проекта на пять этапов:

• Инициирование: Определение проекта и привлечение заинтересованных сторон
• Планирование: Создание целей и дорожной карты
• Исполнение: Запуск проекта
• Производительность: Измерение производительности с помощью KPI
• Закрытие: Поделитесь подробностями с заинтересованными сторонами

В этой статье основное внимание уделяется инициированию проекта. Как видно из названия, инициирование проекта является первым шагом проекта. Он включает в себя определение проекта на широком уровне, получение одобрений от ключевых заинтересованных сторон и создание прочной основы для проекта.

Этот этап определяет будущее вашего проекта: будет ли он продвигаться вперед или нет? Только с одобрения заинтересованных сторон вы можете начать проект. Чтобы получить одобрение, вы должны продемонстрировать свои идеи, их осуществимость и ценность для бизнеса.

Таким образом, мероприятия на этом этапе включают в себя:

• Определение проекта: Определение цели, задач и результатов
• Устав проекта: Разработка устава проекта (подробнее об этом позже)
• Определение области действия: Определение масштаба проекта, ограничений и предположений.
• Оценка риска: Выявление потенциальных рисков и неопределенностей
• Технико-экономическое обоснование: Понимание осуществимости вашего проекта
• Анализ выгоды и затрат: Определение того, имеет ли проект ценность для бизнеса
• Планирование ресурсов: Оценка необходимых ресурсов и разработка предварительного графика проекта
• Взаимодействие с заинтересованными сторонами: Выявление и взаимодействие с заинтересованными сторонами
• Утверждение проекта: Получение одобрения заинтересованных сторон
• Формирование команды: Формируем команду мечты, которая будет работать над проектом

Управление всеми аспектами в течение ограниченного времени усложняет управление проектами. Поэтому на протяжении всего жизненного цикла проекта вам нужны инструменты, которые помогут вам управлять рисками, задачами, ресурсами и производительностью.

Получите целостное представление о статусах проектов и оставшихся задачах в вашей команде или отделе с помощью информационных панелей в ClickUp 3.0.

Инструмент управления проектами ClickUp ускоряет планирование и выполнение проектов, обеспечивает прозрачность, отслеживает ваши приоритеты и позволяет быстрее и лучше реализовывать проекты.

Инициирование проекта и планирование проекта

Легко спутать этап инициации проекта с планированием проекта. Многие люди используют инициацию и планирование. взаимозаменяемы, когда речь идет об управлении проектами. Однако это два разных термина.

Вы уже знаете, что включает в себя инициация проекта, поэтому давайте обсудим планирование проекта. Планирование проекта — это второй этап управления проектом. Он включает в себя определение конкретных целей и результатов, а также работу над мельчайшими деталями плана. Инструменты планирования проекта, используемые на этом этапе, также различаются.

Для лучшего понимания вот общая разница между ними:

Почему важна фаза мощного инициирования проекта?

этап инициации проекта может улучшить или разрушить ваш проект. Этот этап невероятно важен: от получения одобрения проекта до сбора команды для реализации вашего видения. Давайте пройдемся по важности этого этапа.

Ясность цели

Он устанавливает четкое понимание целей, задач и задач проекта. Это гарантирует, что все будет соответствовать объему проекта, с минимальной вероятностью расширения объема.

Привлечение заинтересованных сторон

Это предполагает взаимодействие с заинтересованными сторонами и получение их одобрения. Чем раньше вы начнете участвовать, тем выше ваши шансы получить поддержку и смягчить потенциальные проблемы. Чем раньше вы привлечете к участию своего исполнительного спонсора, тем выше шансы проекта на успех.

Выявление рисков

Этот этап включает в себя процесс выявления и понимания рисков. Это имеет решающее значение для планирования проекта и сведения к минимуму влияния неопределенностей на проект.

Согласование ресурсов

Это помогает согласовать ресурсы, включая человеческие, финансовые и технологические активы. Правильное распределение ресурсов снижает вероятность возникновения узких мест на будущих этапах. Оптимальное распределение ресурсов обеспечит бесперебойную работу вашего проекта с минимальными сбоями.

Определение масштаба и ограничений проекта

Этот этап также включает четкое определение масштаба проекта. Это, наряду с выявлением ограничений и предположений, закладывает основу для реалистичного планирования и ожиданий.

Утверждение устава проекта

Устав проекта эквивалентен существованию проекта. Это формально разрешает существование проекта. С этим документом вы получаете право инициировать проектную деятельность.

Установление связи

Эффективная коммуникация является ключом к успеху любого проекта. На этом этапе устанавливаются наиболее эффективные каналы связи между командой проекта и внешними заинтересованными сторонами.

Хотя это проверяется на протяжении всего проекта (и после его реализации), чтобы предотвратить недопонимание, это помогает предотвратить напрасную трату времени и ресурсов.

Фонд планирования

Прочное начало закладывает прочную основу для этапа планирования проекта. Благодаря хорошо выполненному начальному этапу вы можете быть уверены, что остальная часть планирования будет основана на точной информации и глубоком понимании требований проекта.

Таким образом, начальный этап определяет направление вашего проекта и требования к ресурсам. Это гарантирует, что все заинтересованные стороны и члены команды находятся на одной волне относительно целей, масштабов, задач и того, как действовать.

5 шагов к эффективному этапу инициации проекта

Теперь, когда вы знаете, почему и когда инициируется проект, давайте перейдем к тому, как. Как обеспечить эффективный этап инициации проекта? Ответ прост: с некоторой изяществом, идеальным инструментом управления проектами и этими шагами! И не забывайте следовать принципам управления проектами.

1. Создайте устав проекта

Организуйте свой проект, определите показатели успеха и выявите потенциальные проблемы с помощью гиперорганизованного шаблона устава проекта ClickUp.

Устав проекта является важнейшим документом в жизненном цикле управления проектом. Это формализует ваш проект и дает всем направление. Его основное использование заключается в следующем:

• Авторизовать проект
• Покажите, почему ваш проект необходим
• Привлекать всех к ответственности за свои роли и обязанности
• Действовать в качестве базовой линии на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Устав проекта сильно отличается от бизнес-кейса. Бизнес-кейс используется для более крупных проектов с большим количеством элементов, а устав проекта — для небольших проектов с меньшим количеством элементов.

Содержание устава вашего проекта

Вот что вам следует включить при создании устава проекта:

• Название вашего проекта: Добавьте название своего проекта и сделайте его как можно более конкретным. Он должен быть запоминающимся и эффективно сообщать цели вашего проекта.
• Цель и цель: Укажите, чего направлен проект и почему он предлагается.
• Бюджет: Добавьте предполагаемые затраты и необходимые ресурсы.
• Практические результаты: Добавьте результаты, ключевые показатели эффективности и метрики.
• Риск: Включите выявленные цели и стратегии смягчения последствий.
• Объем: Укажите масштаб вашего проекта
• Продолжительность: Укажите начальные и конечные сроки вашего проекта.
• Заинтересованные стороны: Кому вы будете отчитываться? Добавьте информацию о ваших ключевых заинтересованных сторонах
• Роли и обязанности: Определите роль и ответственность каждого члена команды в проекте.

Короче говоря, расскажите, почему, что и кто: почему существует этот проект? Каков масштаб проекта? И кто будет работать над проектом? Лучший способ создать всеобъемлющий устав проекта — использовать шаблон устава проекта.

Методы создания устава проекта

Группируйте, фильтруйте или скрывайте задачи в диаграммах Ганта ClickUp 3.0, чтобы отслеживать и объединять рабочие процессы во всей вашей работе.

Устав вашего проекта будет иметь решающее значение для информирования и убеждения заинтересованных сторон. Поэтому оно должно быть привлекательным. Используйте визуальные элементы, такие как диаграмма Ганта или представление временной шкалы, чтобы сделать его визуально привлекательным. Таким образом, ваши заинтересованные стороны легко усвоят информацию.

Еще одна вещь, о которой следует помнить, — вовлечь в процесс наиболее важных членов вашей команды. Офис управления проектами или PMO функционирует как команда и группа. Процесс инициации проекта является важным этапом жизненного цикла проекта, позволяющим привлечь на ранней стадии множество ключевых заинтересованных сторон.

Хорошо то, что большинство программ для управления проектами имеют функции, обеспечивающие совместную работу и визуальные эффекты. Таким образом, вам не придется делать все вручную.

Менеджеры проектов используют шаблон устава проекта ClickUp для всестороннего обзора своих целей и задач. Он предлагает простой в использовании контрольный список для отслеживания прогресса и гибкие возможности обмена документами с заинтересованными сторонами. Все, что вам нужно сделать, это зарегистрироваться в ClickUp, добавить шаблон и пригласить участников в свое рабочее пространство, чтобы начать сотрудничество.

2. Определите своих ключевых заинтересованных лиц

Следующим шагом в инициировании проекта является поиск ключевых заинтересованных сторон, которые подпишут устав вашего проекта. Институт управления проектами определяет заинтересованные стороны как людей, которые влияют на проект или находятся под его влиянием, например, исполнительные руководители, спонсоры и т. д.

Они предоставляют ресурсы и утверждают проект. И их удовлетворение является основным фактором успеха проекта.

Существует два типа заинтересованных сторон:

• Внутренние заинтересованные стороны: Обычно это люди из организации, участвующие в проекте. Сюда входят команда проекта, менеджер, спонсор и внутренние команды.
• Внешние заинтересованные стороны: На этих людей влияют результаты проекта, хотя они могут и не принимать непосредственного участия в проекте. Например, внешние клиенты, субподрядчики, поставщики и конечные пользователи.

Еще одним способом выявления заинтересованных сторон является проведение анализа заинтересованных сторон проекта. В соответствии с этим разделите заинтересованных лиц на четыре группы:

• Люди с большим влиянием и высоким интересом
• Люди с высоким влиянием и низким интересом
• Люди с низким влиянием и высоким интересом
• Люди с низким влиянием и низким интересом

Люди из первой группы — ваши ключевые заинтересованные стороны. Если эти люди будут рядом с вами, у вашего проекта будет больше шансов на успех, поскольку они помогут выявить риски и поделиться своим опытом. И не забудьте создать реестр заинтересованных сторон. Это поможет вам согласовать с ними частоту и средства связи.

Объедините командное общение в одном пространстве с помощью ClickUp Chat и делитесь обновлениями, связывайте ресурсы и с легкостью сотрудничайте.

Другой важной частью этого шага является определение методов коммуникации с заинтересованными сторонами. Это также пригодится во время командного общения. Выбирайте правильные инструменты общения и сотрудничества. Сюда входят простые инструменты, такие как электронная почта, Skype или что-то более интуитивное, например программное обеспечение для управления проектами.

3. Презентуйте свой проект

Теперь, когда вы нашли ключевых заинтересованных лиц, следующим шагом в инициировании проекта будет представление им вашего проекта. Питчинг предполагает презентацию и пропаганду вашего проекта. В случае успеха вы получаете поддержку, ресурсы и согласованность со стороны людей, которые могут повлиять на ваш проект.

Вот некоторые элементы, которые следует учитывать при презентации вашего проекта:

• Создайте убедительное повествование о проекте. Сообщите о своей цели, задачах и результатах таким образом, чтобы это соответствовало приоритетам и интересам заинтересованных сторон.
• Определите проблемы, ожидания и приоритеты заинтересованных сторон и адаптируйте свою презентацию для решения этих вопросов.
• Четко объясните ценность проекта. Обязательно подчеркните его преимущества и положительное влияние на организацию и сообщество.
• Обязательно учитывайте риски и проблемы. Четко признайте их и поделитесь стратегиями смягчения последствий.
• Сделайте презентацию визуально привлекательной. Используйте диаграммы, графики и слайды, чтобы предоставить краткий обзор проекта.
• Сделайте его интерактивным и интересным. Поощряйте вопросы и дискуссии, чтобы заинтересованные стороны могли выразить свои опасения и предоставить обратную связь.
• Время имеет большое значение. Поэтому выберите подходящее время для презентации вашего проекта. Прежде чем сделать свой шаг, рассмотрите другие текущие инициативы и приоритеты.
• Всегда просите обратную связь. Решите проблемы заинтересованных сторон и при необходимости поделитесь дополнительной информацией.
• И, наконец, примите стандартизацию проектов. Благодаря стандартизированным методологиям ваши презентации станут более четкими, последовательными и лучше согласованными с целями организации.

4. Проведите технико-экономическое обоснование

Следующим шагом в инициировании проекта является проведение технико-экономического обоснования. Это исследование оценивает осуществимость вашего проекта с учетом имеющихся ресурсов. Он подтверждает рыночные возможности и получает дополнительную информацию, прежде чем вы примете окончательное решение.

По сути, он отвечает на следующие вопросы:

• Есть ли у проектной группы необходимые ресурсы для завершения этого проекта?
• Будет ли проект приносить достаточную рентабельность инвестиций, чтобы его стоило реализовывать?

После питчинга проекта проводится технико-экономическое обоснование. Вы можете сделать это вместе с SWOT-анализом и оценкой рисков проекта. Вот этапы проведения исследования:

• Провести предварительный анализ
• Оценить финансовую целесообразность проекта.
• Провести оценку рынка
• Просмотрите данные, собранные в ходе всех типов технико-экономических обоснований.
• И, наконец, принять решение

Инструмент управления проектами, такой как ClickUp, помогает вам отслеживать всю необходимую информацию, связанную с технико-экономическим обоснованием. Проверяйте прогресс в режиме реального времени, сотрудничайте мгновенно и легко, включите Team View и оптимизируйте весь процесс.

Прежде чем проводить технико-экономическое обоснование, подумайте, нужно ли оно вашему проекту. Поскольку это требует немало времени и ресурсов, важно это определить. Как правило, вам не нужно делать это для небольших проектов, которые не оказывают серьезного долгосрочного влияния на вашу организацию. Вам не нужно делать это снова, если вы выполняли аналогичный проект или исследование в течение последних трех лет.

5. Найдите своих людей

Имея одобрение заинтересованных сторон, с одной стороны, и осуществимость проекта, с другой, вы готовы приступить к реализации проекта. Осталось найти команду своей мечты. В проектную команду входят люди из разных отделов, в зависимости от ваших требований.

Некоторые из обычных членов команды включают в себя:

• Спонсор проекта: Лицо, ответственное за видение и управление проектом. Обычно они старше менеджера проекта.
• Руководитель проекта: Человек, который возглавляет и направляет команду, принимает решения, создает план проекта, контролирует ход проекта и взаимодействует с заинтересованными сторонами.
• Руководитель группы: В больших командах тимлид отличается от менеджера проекта. Они несут ответственность за управление командой.
• Члены команды: Люди с необходимым набором навыков, отвечающие за выполнение различных задач.

В зависимости от потребностей в проектную команду могут входить и другие участники. В конечном счете, вашей целью должно быть создание функциональной команды с необходимым опытом и навыками. Вы можете нанять новых людей или переназначить существующих сотрудников.

ClickUp 3.0 предоставляет упрощенное представление, позволяющее увидеть рабочую нагрузку всей вашей команды или отдельного человека, чтобы работа продолжалась.

В большой команде отслеживать прогресс членов вашей команды может быть затруднительно. Однако вы можете отслеживать прогресс каждого сотрудника, используя статус просмотра команды, доступный в вашем инструменте управления проектами.

Заключение

В качестве первого шага в разработке проекта, этап инициации имеет большую власть над остальной частью проекта.

Решения на этом этапе влияют на весь жизненный цикл проекта, формируя его траекторию и определяя его конечный успех. Каждый шаг, описанный в этой статье, приблизит вас к лучшему этапу инициации проекта.

Выполнение этих шагов сделает инициацию вашего проекта более разумной и эффективной. И помните: не позволяйте этой энергии угасать на протяжении всего проекта. Убедитесь, что каждый аспект, включая графики проектов, наращивание потенциала, управление качеством и многое другое, начинается и заканчивается с одинаковой энергией (или лучше!).