Разблокируйте эффективность своей команды

Процессы будут существовать независимо от того, намеренно ли вы их проектируете или нет. Когда вы назначаете кому-то задачу, он создает свой собственный процесс, который он использует неоднократно, чтобы облегчить себе работу.

Когда меня попросили написать эту статью, я открыл документ Google, скопировал и вставил схему, начал исследование каждого раздела, написал, отредактировал, вычитал, добавил гиперссылки и отправил статью на утверждение. Если бы у вас была дюжина авторов, у вас, скорее всего, было бы дюжина процессов.

Однако, чтобы обеспечить единообразие в том, как мы пишем, редактируем, публикуем и распространяем как бренд, мы не можем позволить себе иметь дюжину процессов. Нам нужен один единый процесс.

Вам необходим тщательный анализ процесса, чтобы настроить эффективный, результативный и единообразный рабочий процесс. В этом сообщении блога мы покажем вам, как это можно настроить!

Анализ процессов: повысьте эффективность своей команды

Что такое анализ процесса?

Анализ процессов — это систематический подход к пониманию и документированию внутренней работы бизнес-деятельности. Согласно школе управления бизнес-процессами (BPM), анализ процессов является важной частью постоянного улучшения.

Пример всех процессов, находящихся в настоящее время на различных стадиях анализа проекта, управляемого с помощью ClickUp.

Основная цель анализа процессов – выявить возможности для улучшения. Для достижения этой цели анализ бизнес-процессов обычно изучает:

• Действия, выполняемые для выполнения задачи
• Как выполняется каждый шаг
• Как они влияют на последующие
• Как они вносят свой вклад в проект
• Кто отвечает за каждый шаг
• Матрицы эскалации
• Избыточность и планы резервного копирования
• Проблемы, с которыми сталкиваются члены команды при выполнении процесса

Как только это будет замечено и задокументировано, команды BPM начнут искать способы повысить эффективность процессов, не нарушая текущую работу.

Анализ процесса – это не разовая деятельность. На самом деле, лучше всего это делать регулярно, поддерживая постоянное совершенствование. Вот почему.

Преимущества проведения анализа процессов

Хороший, постоянный и стратегический анализ процессов может помочь бизнесу во многих отношениях, включая увеличение прибыли. Вот как.

Понимание существующих систем: Анализ бизнес-процессов — отличный способ подвести итоги. Он помогает измерить эффективность и результативность, отвечая на такие вопросы, как:

• Эффективно ли наш отдел продаж использует CRM?
• Все ли имеют четкое представление о трубопроводе?
• Все ли заявки создаются в инструменте управления проектами?
• Достиг ли последний спринт своих целей?
• Продуктивна ли команда обслуживания клиентов?

Определение возможностей улучшения: Как только вы поймете существующий процесс, вы также сможете выявить и устранить пробелы. Вы можете принимать решения, основываясь на данных, а не на интуиции. Это, конечно, самое прямое и очевидное преимущество анализа процессов.

Повышение операционной эффективности: Различные команды обычно используют свои собственные процессы. Например, отдел продаж использует Salesforce для записи взаимодействий, отдел продаж клиентов использует ClickUp для управления отношениями, а отдел маркетинга использует Hubspot для отслеживания прогресса. Это позволяет ускользнуть большому количеству информации.

Показатели продуктивности и эффективности команды, представленные на информационной панели ClickUp.

Хороший анализ рабочего процесса обеспечивает лучшую интеграцию между этими системами и обеспечивает бесперебойность процесса.

Снижение эксплуатационных расходов: Анализ бизнес-процессов выявляет избыточность, узкие места и неэффективность. Руководители операций могут затем устранить их, чтобы сократить расходы на закупку материалов, потребление энергии и рабочую силу на этапе разработки проекта.

Повышение лояльности клиентов: Клиентам нравится стабильный опыт. Анализ бизнес-процессов помогает в этом. Что более важно, это помогает предприятиям выявлять проблемы и недостатки обслуживания клиентов и оптимизировать рабочие процессы.

Наблюдая за своими процессами, вы можете наблюдать повторяющиеся проблемы и активно находить решения. Вы также можете заранее информировать клиентов о предстоящих проблемах, укрепляя доверие.

Согласие: Ни одна организация не намерена нарушать требования. Однако без постоянного мониторинга и внимания они иногда упускают из виду вопросы соблюдения требований.

Регулярный анализ бизнес-процессов предотвращает это и защищает бизнес от штрафов со стороны регулирующих органов и юридических споров.

Лучший опыт сотрудников: Анализ бизнес-процессов принесет пользу не только клиентам. Эффективные процессы приводят к снижению рабочей нагрузки и, следовательно, к более высокому удовлетворению. Мотивированные сотрудники работают усерднее, лучше и ради более высокой прибыли.

Конкурентное преимущество: На высококонкурентном рынке настоящее конкурентное преимущество заключается в том, как вы ведете дела. Анализ процессов помогает отслеживать, оценивать и совершенствовать процессы для поддержания конкурентоспособности.

Теперь, когда вы знаете, зачем вам нужен анализ процессов, давайте посмотрим, как это сделать.

Как выполнить анализ процесса

Анализ процесса должен быть последовательным, стратегическим и циклическим. Давайте посмотрим, как вы можете добиться этого в своей организации.

Определить объем и цель

Хотя вам необходимо проводить анализ процесса каждые шесть месяцев, объем и цель каждый раз не будут одинаковыми. В зависимости от зрелости процесса, который вы анализируете, это может сильно различаться.

Итак, начнем с определения следующего.

Объем: Какие процессы вы будете анализировать? Каков объем анализа?

Например, как человек, ответственный за успех клиента, вы можете проанализировать весь путь клиента после покупки. Здесь вы возьмете выборку клиентов, изучите этапы и вехи на их пути, прослушаете 1-2 звонка и возьмете интервью у нескольких руководителей по работе с клиентами.

С другой стороны, вы можете провести углубленный анализ ежемесячных отзывов клиентов. В этом случае вы будете прослушивать все звонки клиентов по обзору за определенный период. Вы сделаете более глубокие наблюдения о том, что чувствует клиент, его основная жалоба или то, что он хочет видеть в качестве решения.

Цель: Что Вы ищете? Какие действия вы бы предприняли в связи с полученными выводами?

Непосредственной целью любого анализа процесса, конечно же, является поиск возможностей для улучшения. Однако некоторые улучшения могут стоить дороже; другие могут занять больше времени или повлиять на другие части организации. Прежде чем начать, подумайте о своих целях.

Соберите команду вместе

Хороший анализ процесса требует правильных экспертов. Подберите команду аналитиков, которые:

• Иметь опыт работы с процессами, которые вы анализируете
• Используйте процедуру регулярно
• Узнайте, почему задачи выполняются именно так, как сегодня.
• Понять его влияние на более крупные организационные рабочие процессы.

Создайте для них среду сотрудничества, где они могли бы обсуждать и обсуждать свои наблюдения. Представление задач ClickUp и комментарии — отличный способ сделать это.

Управляйте представлениями, рабочими процессами и автоматизацией на уровне команды без тяжелой административной нагрузки или ручной передачи.

Понять текущее состояние

Начните с качественного анализа. При аудите существующих процессов сосредоточьтесь на том, как и почему. Например, вы можете узнать, что сегодня жалобы клиентов заносятся в электронную таблицу. Спроси почему. За этим выбором может стоять деловая причина.

Подходите к анализу бизнес-процессов непредвзято и без осуждения. Слушайте и собирайте информацию как можно подробнее.

Пример простой карты процесса маркетинговой электронной почты, созданной с помощью ClickUp Whiteboard

Как только вы четко поймете процесс, переходите к количественному анализу. Соберите ключевые показатели эффективности по следующим вопросам:

• Сроки изготовления/разрешения
• Скорость соблюдения соглашения об уровне обслуживания (SLA)
• Частота ошибок
• Ставки эскалации
• Использование ресурсов

На этом этапе вы также можете использовать несколько инструментов и методологий картирования процессов для визуализации текущего состояния. Некоторые примеры и предложения приведены в следующем разделе.

Анализируйте внимательно и вдумчиво

Когда у вас есть все данные, проанализируйте их в контексте. Тщательно исследуйте каждый шаг процесса на предмет неэффективности, зависимостей и избыточности. Это должно быть:

• Повторяющиеся задачи, выполняемые несколькими людьми
• Членам команды нечего делать
• Этапы процесса занимают слишком много времени из-за узких мест
• Слишком много ошибок, требующих дополнительных ресурсов для их исправления.

Прежде чем предлагать улучшения, учтите следующее.

Бенчмаркинг: Как другие команды/отделы/компании реализуют аналогичные процессы?

Исследование воздействия: Если будет предложен альтернативный шаг/метод, какое влияние он окажет на команду и организацию в целом?

Анализ ресурсов: Что потребуется для реализации альтернативы? Сколько это будет стоить? Как много времени это займет? Требуется ли дополнительное обучение?

Нарушение: Какие процессы будут затронуты в ходе изменений? Как это повлияет на бизнес?

Предложить улучшения

На основе вашего анализа предложите улучшения. Это может быть простой переход от использования электронных таблиц к внедрению шаблонов ClickUp. Это также может быть полная перестройка всей системы. Какие бы улучшения вы ни предлагали, тщательно их документируйте.

Список всех изменений: Перечислите все изменения, которые вы предлагаете, какими бы маленькими или большими они ни были. Документируя это, опишите текущий процесс и подробно опишите предлагаемый процесс. Подчеркните изменения.

Установите приоритеты: Никогда не стоит менять все одновременно. Расставьте приоритеты в том, что вы хотите изменить, и делайте это по одному.

Установите сроки: Начните с шагов, которые требуют немедленных изменений, и постепенно расширяйте их. Создайте график проекта, разбитый на задачи, которые необходимо выполнять каждую неделю, месяц, квартал или год. Это также помогает наблюдать за улучшениями процесса и корректировать любые аномалии.

Представление диаграммы Ганта ClickUp автоматически создает временную шкалу на основе задач и сроков, которые вы установили в инструменте управления проектами.

Представление диаграммы Ганта ClickUp для реализации улучшений процессов

Измерьте рентабельность инвестиций: За все изменения приходится платить. Итак, задокументируйте все затраты, связанные с реализацией ваших улучшений. Также продемонстрируйте окупаемость инвестиций для каждого случая.

Начать управление изменениями: Никто не любит перемен, если они не служат им. Итак, создайте стратегию управления изменениями, привлекая к участию всех заинтересованных сторон. Объясните им свое предложение и заручитесь их поддержкой. Прислушивайтесь к отзывам и адаптируйтесь соответствующим образом.

Стимулируйте изменения: Даже ваши лучшие усилия требуют, чтобы команды подыгрывали вам. Отдел продаж не обновляет CRM регулярно? Привяжите ежеквартальные поощрения к обновлениям CRM. Некоторым членам команды не нравится новая технология? Выявите чемпионов внутри команды и сплотитесь с ними.

Следите за новыми бизнес-процессами

Любая инициатива по улучшению процессов успешна только в том случае, если она носит циклический характер. Итак, последний шаг — возвращение к первому.

После внесения изменений вернитесь к первому шагу и начните анализировать новые процессы.

• Дало ли улучшение желаемый эффект?
• Показатели улучшились?
• Есть ли другие пробелы, которые создал новый процесс?

Отсюда разработайте свою стратегию постоянного улучшения.

Анализ бизнес-процессов в действии с помощью шаблона Clickup

Если вы новичок в анализе процессов или хотите оптимизировать его выполнение сейчас, шаблон «Аудит и улучшение процессов ClickUp» — отличное место для начала.

Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью проверок качества, анализа и управления изменениями с помощью шаблона аудита процессов ClickUp.

Классифицировать: используйте шаблон, чтобы классифицировать задачи анализа процессов по процессам, ресурсам, управлению и мониторингу. Например, задача, связанная с чистотой, указана в разделе «Ресурсы и показатели успеха под управлением».

Это поможет вам назначать владельцев процессов, управлять действиями и отслеживать ход выполнения каждой задачи.

Присвоить оценку аудита: вы можете назначить оценку аудита на основе ваших наблюдений для каждой задачи. Например, если ресурсов, выделенных на какую-либо часть процесса, недостаточно, вы можете присвоить этому оценку.

В шаблоне представлены такие параметры, как соответствие, возможность улучшения, незначительное несоответствие и существенное несоответствие. Вы можете настроить это в зависимости от того, как вы хотите оценивать каждую задачу.

Загрузить доказательства: Ни один анализ бизнес-процесса не будет полным, если вы не сможете обосновать свои наблюдения. Этот шаблон позволяет загружать доказательства в виде фотографий, снимков экрана или документов.

Управлять проектом: назначайте пользователей, устанавливайте сроки выполнения, добавляйте элементы действий и совместно работайте над комментариями. Используйте представление таблицы оценок аудита, чтобы увидеть состояние каждой задачи. Используйте представление списка потребностей, чтобы отслеживать высокоприоритетные задачи.

Управляйте анализом процесса как проектом прямо в ClickUp.

Типы картирования процессов

Как следует из названия, картирование процессов — это метод, который помогает визуально отображать ход процесса. Он рисует картину того, как выполняется процесс, каковы его шаги, кто является заинтересованными сторонами и сколько времени это занимает.

Карта процесса предлагает общее представление обо всем, что связано с ним, помогая группам бизнес-операций моделировать потенциальные улучшения.

Вы можете составить карту процесса различными способами. Некоторые из наиболее часто используемых методов заключаются в следующем.

Основная блок-схема

Шаблон ClickUp для блок-схемы процесса найма

Самая популярная и часто используемая карта процесса — это блок-схема, состоящая из прямоугольников и стрелок, которые визуально представляют путь. Тот факт, что он базовый, не означает, что он ограничен.

Блок-схема позволяет отображать сложные процессы с множеством зависимостей и взаимосвязей. Он может включать в себя шаги, решения и несколько путей. Он также может вернуться к предыдущим шагам, если какое-либо условие не выполнено. Вы можете выбирать из различных шаблонов блок-схем в Word, PowerPoint, Excel или ClickUp.

Шаблон блок-схемы процесса Clickup в качестве примера визуализирует процесс найма. Эта блок-схема включает в себя все этапы, заинтересованных сторон и поток от одного шага к другому, от запроса менеджера по найму на новый ресурс до предложения.

Лучшее для: Сложные последовательные процессы, включающие множество решений.

Схема дорожки для плавания

Используйте диаграмму «дорожки», чтобы отобразить, кто и что делает на протяжении всего процесса.

Диаграмма дорожек представляет собой усовершенствованную версию базовой блок-схемы. Он использует форму бассейна для визуального представления бизнес-процесса, разбивая проект на этапы для каждой задействованной команды/человека.

Блок-схема дорожки помогает привлечь всех к участию в проекте и эффективно сотрудничать. Это помогает оптимизировать рабочий процесс, четко разграничивая задачи и обязанности. Они обычно используются в группах инженеров для непрерывной интеграции/непрерывной разработки (CI/CD) при развертывании дополнительных изменений кода.

Лучшее для: Межфункциональные команды, работающие над единым процессом.

Карта потока создания ценности

Используйте карты потока создания ценности, чтобы определить части процесса, не добавляющие ценность, и свести к минимуму

Карты потока создания ценности помогают выявить неэффективность процесса и четко разграничить его части, добавляющие и не добавляющие ценность. Карты потоков создания ценности, обычно используемые в продуктовых группах, позволяют выполнить четыре отдельных этапа:

• Определить семейство продуктов
• Текущее состояние документа
• Проектирование будущего состояния
• Создать план реализации

Основная цель карт потока создания ценности — разработать изменения, которые приведут к экономии затрат, времени и ресурсов.

Используйте шаблон сопоставления потока создания ценности ClickUp, чтобы спроектировать процесс, оставлять заметки, прикреплять файлы и определять цели, чтобы очертить логистику поставок и доставки. Вы можете создавать и назначать задачи по улучшению прямо в шаблоне.

Это не соответствует вашим потребностям? У нас есть намного больше. Ознакомьтесь с десятью лучшими шаблонами карт потока создания ценности, которые помогут улучшить процессы вашей команды.

Лучшее для: Команды, которые проектируют процессы от продукта до поставки.

СИПОК

Вид карты процесса SIPOC на ClickUp

SIPOC означает поставщиков, ресурсы, процессы, результаты и клиентов. В соответствии с методологией «Шесть сигм» SIPOC определяет границы и объем сквозного процесса.

Самым большим преимуществом метода является его ориентация на клиента. Чтобы отразить это, некоторые эксперты также используют термин COPIS, ставя клиента на первое место.

Лучшее для: Компании, которые хотят определить шаги и соответствующих заинтересованных сторон.

Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN)

Модель и понятие бизнес-процесса, разработанные Object Management Group, представляют собой подробную блок-схему для отображения сложных и взаимосвязанных бизнес-процессов.

Как и блок-схема, она включает этапы для события, действия, потока и шлюза. На каждом этапе есть несколько символов.

Например, шлюз может быть эксклюзивным, инклюзивным, основанным на событиях, параллельным или их комбинацией, каждый из которых имеет свой собственный символ. Поток можно обозначить как поток последовательностей, поток сообщений, ассоциацию или ассоциацию данных.

При таком уровне детализации BPMN предоставляет достаточно деталей каждой заинтересованной стороне, чтобы обеспечить точную реализацию.

Лучшее для: Комплексное картирование бизнес-процессов; наиболее полезен для команд разработчиков программного обеспечения

Анализируйте и оптимизируйте свои процессы с помощью ClickUp

Хорошее управление проектами — это больше, чем просто управление задачами. Это позволяет каждому члену компании, располагая информацией, инструментами и процессами, выполнять свою работу наилучшим образом.

Важной частью хорошего управления проектами, независимо от размера команды или отрасли, является регулярный анализ процессов и постоянное совершенствование.

Однако сегодня у проектных групп нет ни времени, ни ресурсов для проведения регулярного анализа бизнес-процессов. Погруженный в интенсивность повседневной деятельности, анализ процессов отходит на второй план.

Ну, не должно быть. Различные шаблоны анализа процессов ClickUp помогут вам ускорить работу и воплотить идеи в жизнь.

Попробуйте ClickUp бесплатно сегодня и узнайте, как он может улучшить ваши процессы.