Управление портфелем проектов: основы процесса в PPM

Организации сталкиваются с многочисленными проблемами. Один из них — как эффективно управлять различными проектами при ограниченных ресурсах.

Задача усложняется, когда вы понимаете, что каждый ваш проект уникален и требует особого внимания.

Объем проектов будет включать стратегический рост со многими факторами риска и текущее обслуживание с простыми задачами, что делает управление проектами балансирующим актом. Вам постоянно нужно будет определять, в какие проекты инвестировать и направлять ресурсы, при этом согласовывая проекты с вашими долгосрочными целями.

Без четкого процесса управления портфелем проектов может возникнуть необходимость в ускорении принятия решений, потере ресурсов и упущенных шансах.

Давайте углубимся в основные процессы эффективного управления портфелем проектов. Изучите основные принципы, стратегии и инструменты, которые помогут улучшить ваши навыки PPM и оптимизировать портфель проектов вашей организации.

Управление портфелем проектов: основы процесса в PPM

Что такое управление портфелем проектов?

Управление портфелем проектов (PPM) использует нисходящий подход для согласования целей каждого проекта с целями организации. Основное внимание уделяется стратегическому выбору, расстановке приоритетов и управлению набором проектов и соответствующему распределению ресурсов.

Его основная цель — максимизировать ценность всего портфеля проектов, обеспечивая оптимальное распределение ресурсов и соответствие стратегическим целям. Офис управления проектами (PMO) обычно состоит из менеджеров портфеля проектов, менеджеров проектов и менеджеров программ.

Чем управление портфелем проектов отличается от управления проектами?

Управление портфелем проектов контролирует весь портфель проектов, что включает в себя корректировки в соответствии с развивающимися и меняющимися приоритетами организации на протяжении многих лет.

С другой стороны, управление проектами включает в себя планирование, выполнение и контроль отдельных проектов, уделяя особое внимание их завершению в рамках бюджета, вовремя и с желаемым результатом.

Он касается деталей, ориентированных на задачи, включая распределение ресурсов, планирование, управление рисками и выполнение задач, и все это в пределах ограниченных временных рамок проекта.

Важность управления портфелем проектов

Управление портфелем проектов (PPM) позволяет вам сосредоточиться на общей картине и решить проблемы, вызванные множеством перекрывающихся проектов.

Давайте посмотрим на преимущества управления портфелем проектов:

Стратегическое выравнивание

PPM помогает вам выбирать проекты и программы, которые соответствуют бизнес-стратегии и целям вашей компании и максимально способствуют достижению этих целей.

Лучшее принятие решений:

PPM предоставляет основу для принятия решений, связанных с проектом, помогая вам выбрать правильные проекты для реализации.

Это может включать прекращение или изменение приоритетов проектов, которые больше не соответствуют стратегическим целям.

Оптимизация ресурсов:

PPM помогает вам более эффективно распределять время и ресурсы между финансами, человеческими ресурсами и другими стратегическими инвестициями.

Это предотвращает чрезмерное расширение ресурсов и гарантирует, что ваши ресурсы будут распределены там, где они оказывают наибольшее воздействие.

Управление рисками:

Оценивая риски и управляя ими на уровне портфеля, PPM помогает вам принимать обоснованные решения.

Это предполагает диверсификацию рисков по нескольким проектам или снижение рисков путем устранения зависимостей и ограничений ресурсов.

Коммуникация и прозрачность:

PPM способствует улучшению коммуникации и прозрачности благодаря прозрачности процесса выбора и реализации проекта, что приводит к заинтересованности заинтересованных сторон.

Улучшение успеха проекта:

Эффективный PPM помогает вам находить и инвестировать в хорошо спланированные, хорошо выполняемые и тщательно контролируемые проекты, повышая шансы на успех проекта и максимизируя рентабельность инвестиций.

PPM способствует вашему долгосрочному успеху:

PPM выходит за рамки отдельных проектов и фокусируется на долгосрочном успехе вашей организации.

Это помогает вам адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и обеспечивает соответствие портфеля проектов меняющимся стратегическим приоритетам.

Кому выгодно эффективное управление портфелем проектов?

Преимущества управления портфелем проектов (PPM) применимы к организациям, которые одновременно реализуют несколько проектов. Вот несколько практических примеров:

Финансовый сектор:

Банки, инвестиционные фирмы и страховые компании регулярно предлагают своим клиентам новые продукты, услуги и схемы. PPM помогает запускать и развивать эти продукты, управлять базами данных клиентов, обрабатывать платежи и быть в курсе тенденций рынка.

Это также помогает финансовым организациям выявлять, смягчать и диверсифицировать существенные финансовые и нормативные риски, с которыми они сталкиваются.

Компании информационных технологий:

ИТ-компании используют управление портфелем проектов для выбора и определения приоритетности проектов из своего портфеля. PPM помогает контролировать различные проекты: от разработки программного обеспечения до управления кибербезопасностью и инфраструктурой.

PPM помогает отслеживать и контролировать расходы проекта, предотвращать перерасход бюджета и обеспечивать экономическую эффективность.

Строительные фирмы:

Строительные фирмы реализуют крупные долгосрочные проекты, где команда может сбиться с пути из-за меняющихся условий. Они используют PPM для мониторинга этих проектов, контроля затрат и соблюдения сроков.

Ведите учет ежедневных задач, материалов, оборудования, графиков и рабочих, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего строительного бизнеса с помощью шаблона ежедневного отчета о строительстве ClickUp.

PPM также помогает строительным компаниям расставлять приоритеты в нескольких проектах различного размера и сложности. PPM гарантирует, что важнейшим проектам будет уделено необходимое внимание и выделены ресурсы.

Обрабатывающая промышленность:

Производственные отрасли используют управление портфелем проектов (PPM) для управления различными проектами.

К ним относятся разработка продуктов, повышение эффективности процессов, улучшение цепочки поставок и обеспечение своевременной доставки продукции.

PPM помогает им эффективно совмещать эти различные проекты, гарантируя, что они останутся конкурентоспособными и достигнут своих целей.

Команды управления проектом:

Команды управления проектами жизненно важны в любой организации; они контролируют проекты, управляют ресурсами и тесно сотрудничают с менеджерами проектов.

Чтобы сделать свою работу проще и эффективнее, они используют управление портфелем проектов (PPM), чтобы оставаться организованным и обеспечивать соответствие проектов целям компании.

Государственный сектор:

Правительственные учреждения используют PPM, чтобы обеспечить бесперебойную работу. Это включает в себя управление общедоступными базами данных и инфраструктурными проектами, реализацию политик и улучшение услуг.

PPM помогает им разумно распределять ресурсы и обеспечивает прозрачность, чтобы эффективно служить обществу.

Здравоохранение и фармацевтический сектор:

Организации здравоохранения и фармацевтические компании используют PPM для повышения своей эффективности.

Он помогает в проектах по улучшению качества, разработке новых лекарств, расширении мощностей и обеспечении их соответствия потребностям рынка. Конечная цель – обеспечить лучший уход за пациентами.

Процесс управления портфелем проектов

Теперь, когда мы рассмотрели важность управления портфелем и то, как различные отрасли используют PPM, давайте разберем процесс PPM шаг за шагом:

Шаг 1. Определите цели вашего бизнеса

Начните с определения целей и задач вашей организации. Определите стратегические цели, которых хочет достичь ваш бизнес, и выберите проекты, соответствующие этим целям.

Свяжитесь с ключевыми заинтересованными сторонами и лидерами, чтобы понять цели компании. Это может быть увеличение доходов, выход на новые рынки или повышение удовлетворенности клиентов. Затем наметьте, как каждый проект в вашем портфолио способствует достижению этих целей.

Шаг 2. Соберите и исследуйте идеи проектов для своего портфолио.

Собирайте проектные идеи от ключевых заинтересованных сторон и руководителей отделов, исследуйте тенденции отрасли и анализируйте отзывы клиентов.

Оценивайте проекты на основе конкретных критериев, таких как соответствие целям компании, потенциальная рентабельность инвестиций, потребности в ресурсах и факторы риска, прежде чем добавлять их в свой портфель.

Получите общий обзор того, как продвигаются согласованные инициативы, с помощью виджета «Портфолио» в ClickUp.

Используйте панели управления ClickUp, чтобы создать пространство для обмена идеями для вашей команды. В качестве следующего шага исследуйте и проверьте осуществимость этих идей, чтобы увидеть, смогут ли они стать проектами.

Шаг 3. Подтвердите осуществимость вашего портфеля проектов.

Анализируйте рыночные условия каждого проекта, технические и ресурсные требования, финансовую жизнеспособность, потенциальные риски и ожидаемую прибыль. Затем сравните эти факторы с имеющимися у вас ресурсами и бюджетом.

Проекты, соответствующие вашим ресурсам и стратегическим целям, будут считаться осуществимыми. Оценивайте свои проекты критически, чтобы убедиться в их реалистичности и достижимости.

Шаг 4. Распределите ресурсы

Легко создавайте обзоры распределения ресурсов для своей команды в представлениях списков ClickUp, чтобы получить лучшее представление о выполняемой работе.

Распределение ресурсов — это эффективное распределение человеческих ресурсов, бюджетов, инфраструктуры и времени для ваших проектов.

Решите, сколько каждого ресурса будет выделено на конкретные проекты, чтобы обеспечить успех. Распределяйте ограниченные ресурсы на критически важные проекты в соответствии с вашими приоритетами.

Шаг 5. Выполняйте, управляйте и отслеживайте свой портфель проектов.

Этот шаг предполагает претворение ваших планов в жизнь.

Назначайте команды и менеджеров проектов, устанавливайте сроки и отслеживайте ход реализации своих проектов. Регулярные проверки и отчеты помогут вам не сбиться с курса и вносить коррективы по мере необходимости.

В управлении портфелем проектов ваша роль — обеспечить бесперебойную работу. Помогите команде соблюдать сроки, разрешать конфликты, корректировать портфель по мере изменения тенденций и отслеживать ход проекта.

Регулярные проверки помогут вам настроить и улучшить процесс на основе собранных данных.

Если вы ищете централизованную платформу для планирования, определения приоритетов, мониторинга и контроля ваших проектов и инициатив, программное обеспечение для управления портфелем проектов — это то, что вам нужно.

Что такое программное обеспечение для управления портфелем проектов?

Программное обеспечение для управления портфелем проектов (PPM) — это решение, которое поможет вам получить полный обзор устойчивости и прогресса нескольких проектов.

Это помогает таким менеджерам портфелей проектов, как вы, эффективно управлять сложными проектами, удовлетворяя потребности заинтересованных сторон.

Обязательные функции программного обеспечения для управления портфелем проектов

Ожидания от программного обеспечения для управления портфелем проектов (PPM) в разных организациях могут различаться, поэтому выбирайте программное обеспечение в соответствии с вашими уникальными потребностями.

Программное обеспечение PPM обычно включает в себя различные функции, такие как:

• Планирование и планирование проекта: Эта функция необходима для определения объема, расстановки приоритетов задач и установления сроков для повышения эффективности проекта.
• Управление ресурсами: Программное обеспечение PPM упрощает анализ, распределение и отслеживание ресурсов, обеспечивая их эффективное использование.
• Финансовый менеджмент: Крайне важно составлять бюджет и отслеживать затраты по проекту, чтобы оставаться в рамках запланированных бюджетов.
• Сотрудничество и общение x: Сотрудничество между членами команды и заинтересованными сторонами имеет важное значение для обмена идеями, предоставления обратной связи и обеспечения бесперебойной коммуникации — еще один фактор, который следует учитывать.
• Настройка и масштабируемость: Программное обеспечение PPM, которое адаптируется к уникальным требованиям вашей компании, обеспечивая гибкость при изменении потребностей, необходимую для управления портфелем проектов.

Типы программного обеспечения для управления портфелем проектов

Программное обеспечение PPM делится на две категории: настольное и облачное. Выберите тот, который лучше всего соответствует потребностям и предпочтениям вашей организации.

Программное обеспечение PPM для настольных ПК

Программное обеспечение Desktop PPM — это программное обеспечение для управления портфелем проектов, которое работает в автономном режиме. Вы можете использовать его без подключения к Интернету, что удобно для компаний с проектами в отдаленных районах.

Одним из ключевых преимуществ является уровень безопасности и контроля, который он обеспечивает. Вы полностью владеете своими данными и контролируете их, что снижает уровень конфиденциальности и безопасности данных.

Облачное программное обеспечение PPM

Облачное программное обеспечение PPM — это инструмент управления портфелем проектов, доступный из любого места, где есть подключение к Интернету. Это делает его идеальным для профессиональных сервисных групп, поскольку вы можете получить доступ к данным проекта в режиме реального времени.

Члены команды могут сотрудничать и мгновенно обмениваться обновлениями. Кроме того, он часто использует модель подписки, поэтому вы платите небольшими частями, что дает вам большую гибкость в расходах по сравнению с единовременными и огромными платежами.

Как использовать программное обеспечение для управления портфелем проектов?

Возможности программного обеспечения PPM и шаги, необходимые для его использования, будут различаться в зависимости от того, которое вы выберете.

В этом разделе мы будем использовать ClickUp, поскольку он предлагает универсальные и удобные инструменты управления портфелем проектов, предоставляя отличные решения для управления проектами.

1. Создайте рабочее пространство ClickUp.

Начните с ClickUp, зарегистрировавшись бесплатно и создав рабочее пространство ClickUp для своего портфолио проектов.

2. Добавьте шаблон управления портфелем проектов.

Шаблон портфеля управления проектами позволяет легко отслеживать проекты во всех отделах и программах, одновременно отслеживая их состояние и ход выполнения.

После создания рабочего пространства добавьте шаблон управления портфелем проектов ClickUp. Этот шаблон предлагает девять статусов: в работе, готово, завершено и т. д.

Шаблон управления портфелем проектов также предоставляет три представления (еженедельные отчеты о состоянии, команду и дорожную карту PMO), чтобы четко показать ход и успех вашего проекта.

3. Настройте шаблон

Управляйте задачами и проектами и эффективно сотрудничайте со своей командой с помощью ClickUp.

Настройте структуру шаблона, используя пространства, папки и списки.

Задачи ClickUp помогут вам управлять задачами проекта. Вы можете классифицировать проекты по управляемым задачам: существующие, незавершенные, новые и будущие проекты.

4. Используйте табличный вид ClickUp для обзора вашего портфолио проектов.

Переключайтесь между универсальным представлением таблицы ClickUp 3.0 и представлением календаря, чтобы лучше визуализировать всю свою работу.

Вам необходимо иметь четкое представление о своих проектах наряду с планированием и инициированием. Табличный вид ClickUp предлагает несколько удобных функций:

Визуализация данных: Представляет данные вашего проекта в виде таблицы, которая поможет вам организовать и структурировать их для лучшего обзора хода выполнения.

Перетащите: Переставляйте задачи, чтобы отсортировать их по разным критериям.

Экспортируйте и делитесь: Мгновенно делитесь информацией о проекте с заинтересованными сторонами.

5. Используйте панель управления ClickUp для получения подробной информации о ваших проектах.

Информационные панели ClickUp — это удобное визуальное рабочее пространство, позволяющее получить подробную информацию о проекте для централизованного управления.

Выбирайте из более чем 50 виджетов, которые можно добавить и расположить на панели управления программой, создавая четкое и информативное представление ваших данных PPM.

Возьмем, к примеру, рекламное агентство, управляющее многочисленными клиентскими кампаниями. Они могут оптимизировать процесс PPM с помощью панелей мониторинга ClickUp. Создавая макеты дашбордов, они получают:

• Виджет обзора проекта, отображающий различные показатели проекта.
• Виджет отслеживания прогресса, позволяющий визуализировать, насколько продвинулся каждый проект.
• Виджет отслеживания времени для визуального представления сроков проекта, позволяющий эффективно планировать проект.

Держите свою организацию в тонусе с помощью управления портфелем проектов

Программное обеспечение Project Portfolio Management (PPM) — это навигационный инструмент, который помогает вашей организации приблизиться к бизнес-целям и задачам.

Это поможет вам определить, что отличает каждый проект в вашем портфолио и как создать баланс при выборе и реализации ваших проектов.

Независимо от того, выберете ли вы несколько платформ или сделаете все возможное с ClickUp, обязательно настройтесь на успешные результаты проекта. Начните с ClickUp БЕСПЛАТНО и возьмите под контроль свое портфолио проектов!