Во что обходится вашей команде смена задач?

В эпоху многозадачности все приемы повышения производительности, повышающие эффективность работы, имеют решающее значение. По многим причинам!

Вы переключаете платформы для выполнения разных задач в течение дня? Это называется переключением контекста.

Предприятия должны масштабироваться, и психическое здоровье работников находится на первом месте. Невозможно дойти до конца рабочего дня, чувствуя себя продуктивным и морально утомленным, но не отметив ни одной приоритетной задачи. И это как раз одно из последствий необузданного переключения контекста.

Переключение контекста является дорогостоящей проблемой для организаций. Это неотъемлемая часть современного рабочего места и снижает производительность. Но вы можете уменьшить его негативное влияние на самочувствие и качество результатов работы.

Оставайтесь с нами, чтобы узнать, что влечет за собой переключение задач, сколько это стоит и что с этим можно сделать.

Переключение контекста: во что обходится вашей команде переключение задач?

Что такое переключение контекста?

Переключение контекста — это последовательное переключение внимания между множеством несвязанных задач в течение рабочего дня.

Например, готовя слайды для презентации, вы также проверяете электронную почту. Затем вы переключаетесь на анализ еженедельного отчета о продажах, прежде чем прерывать его, чтобы ответить на мгновенные сообщения. И мы могли бы продолжать!

Ученые Массачусетского технологического института говорят Переключение задач является строительным блоком нашей повседневной жизни. Способность человека переключаться между задачами огромна, а наш мозг запрограммирован на когнитивную гибкость.

Это означает, что мы можем переключаться между контекстами, к которым применяются разные правила и планы действий. И это потому, что мы изначально помним информацию об одном контексте, находясь в другом.

К сожалению, когнитивная гибкость имеет свою цену — «цену переключения». Плюс переключение контекста — неизбежная часть корпоративной работы.

Какова стоимость переключения контекста?

Фактическая стоимость переключения контекста может варьироваться в зависимости от таких факторов, как конкретная операционная система, аппаратная архитектура и количество переключаемых процессов. Различные исследования и эксперименты дали оценки затрат на переключение контекста от нескольких секунд до десятков микросекунд.

• Согласно обзору литературы, проведенному Стивен Монселлчастое переключение между задачами снижает производительность и увеличивает количество ошибок сразу после каждого переключения.
• Америкаи Ппсихологическая ассоциация (АПА) обобщил многочисленные результаты исследований о стоимости переключения контекста. Они объяснили, что человеческий мозг (рабочая память) не предназначен для интенсивного переключения задач. И именно поэтому производительность падает при увеличении переключения задач, особенно по сложности.
• Дэвид Мейер уточнили, что работники, которые постоянно переключают задачи, теряют концентрацию каждый раз всего на десятки минут. Но в результате они на 20–40 % менее эффективны.
• Исследования показывают, что Каталог и лабораторию идей Эллиса Корнеллского университета, в которой работают:
  • Тратьте 36 минут на переключение инструментов и приложений каждый день.
  • На перефокусировку уходит в среднем девять с половиной минут.
  • Чувствуйте себя на 43% более уставшим
  • Являются ли они на 45 % менее продуктивными?

Конечно, на первый взгляд вы не можете сильно идти на компромисс, переключаясь между простыми задачами. Но делать это целый день — это совершенно другой уровень. А чтобы вернуть больше времени на концентрацию и более глубокую работу, команды всегда ищут способы борьбы с переключением контекста, чтобы отдельная задача не воспринималась как еще одно бремя.

Интересно, что разработчики программного обеспечения не чувствуют себя непродуктивно всякий раз, когда переключают контекст. Исследование, проведенное Андре Н. Мейер утверждали, что эти специалисты переключают задачи в среднем 13 раз в час. Однако разработчики считают себя менее продуктивными лишь в некоторых конкретных обстоятельствах. Например, обсуждение несвязанной темы с товарищем по команде в течение получаса — одно из таких обстоятельств.

С другой стороны, написание мгновенного сообщения во время ожидания завершения сборки не снижает продуктивность разработчиков. В этом конкретном сценарии они меньше сосредоточены на текущей задаче, когда начинают новую.

Окончательно, Софи Лерой объяснил, что рабочие должны перестать думать об одной задаче, чтобы хорошо выполнить ее после переключения на другую. Исследователь также пришел к выводу, что этот сценарий маловероятен, если первое задание не завершено и нет ограничений во времени для завершения ни его, ни следующего задания.

Переключение контекста против многозадачности

Переключение контекста и многозадачность — это два разных подхода к управлению несколькими задачами. Переключение контекста предполагает быстрое переключение между задачами, часто прерывающее ход работы и требующее умственных усилий для перефокусировки. Это может привести к снижению производительности и увеличению количества ошибок.

Многозадачность, с другой стороны, предполагает одновременное выполнение нескольких задач. Это можно сделать, расставив приоритеты задач и выделив время для каждой. Хотя многозадачность обеспечивает параллельный прогресс, она также может привести к рассеянию внимания и снижению эффективности. Выбор между переключением контекста и многозадачностью зависит от характера задач и индивидуальных предпочтений в отношении продуктивности и концентрации.

Типы переключения контекста и способы борьбы с ними

Теперь, когда вы знаете, что такое переключение контекста, давайте посмотрим, как оно выглядит в реальной жизни.

Частые перерывы

Существует огромная разница между переключением контекста, инициированным вами или кем-то другим. В последнем случае вы не контролируете рабочий процесс и тем более не выработали подход к управлению процессами. Новая задача может стать серьезной проблемой, если кто-то работает над несколькими проектами. Это может серьезно нарушить рабочий процесс.

Создайте свой процесс поддержки с помощью инструмента ClickUp Mind Maps, чтобы визуализировать весь рабочий процесс.

Возьмем, к примеру, ИТ-поддержку. Что произойдет, если вы определите, что любой менеджер должен открыть заявку в службу поддержки для ИТ-команды, чтобы предоставить доступ к приложению новым сотрудникам? Это верно! Меньше менеджеров будут прерывать ИТ-команду подобными запросами.

Решение для переключения контекста: создание правил и процедур

Затем определите правило со сроками, установленными ИТ-отделом для билетов на предоставление доступа к приложениям. И в этом правиле оговорить, например, что менеджеры должны создавать такие заявки за 30 дней до даты приема сотрудника. Наконец, создайте список дел с инструкциями по предоставлению доступа к различным приложениям. И укажите варианты этой процедуры для разных ролей.

Посетите ClickUp шаблоны рабочих процессов чтобы исключить бесконечные перерывы и защитить вашу команду от переключения контекста!

Ненужные обязательства

Мы все были там: пытались ориентироваться в календаре, полном видеозвонков, которые не должны были происходить. Наша рабочая память может выдержать ограниченный объем информации, и ненужное переключение контекста может сбить нас с толку.

Сначала подумайте: является ли эта встреча необязательной для вашей роли? Если да, просто пропустите это. В противном случае, нужно ли вам личное мнение от кого-то на этой встрече? И если да, могли бы вы продолжить свою работу, если бы в тот момент вы не получили информации?

Если ответ «нет», нужно ли вам вживую видеть реакцию людей на ваш вклад? Вам нужно преодолеть их возражения? Или вы ожидаете, что будет много споров?

Легко контролируйте еженедельные возможности членов команды с помощью шаблона управления рабочей нагрузкой сотрудников от ClickUp.

Решение для переключения контекста: определение времени встречи

Что ж, тогда наш совет — определить интервалы встреч. Но вы должны быть избирательны, прежде чем принять приглашение на следующую встречу. А если вам абсолютно необходимо посетить несколько встреч, обратите внимание на их приоритет и назначьте каждую из них на соответствующий день и час.

В ближайшее время перенесите или отклоните встречи, которые неоправданно повысят стоимость переключения контекста. Кроме того, выделите время для задач, которые вы должны выполнять в одиночку или регулярно, и откажитесь от встреч, запланированных на это время. Эта самодисциплина при планировании поможет вам организовать свою работу в виде календаря.

Планируйте публикации в социальных сетях, блоги и объявления наряду с другими задачами и встречами с помощью представления календаря в ClickUp.

Разнообразные технологии

Если вы постоянно проверяете свою электронную почту, мгновенные сообщения и push-уведомления на мобильных устройствах, вы слишком часто переключаете контекст. Отчет Adobe выявили, что сотрудники почти 14 раз в день отвлекаются из-за электронной почты, инструментов для совместной работы, обмена мгновенными сообщениями и уведомлений в социальных сетях.

Решение для переключения контекста: посвятите время конкретным инструментам

Теперь вы, возможно, не сможете искоренить постоянный поток электронных писем, сообщений и уведомлений. Но вы, безусловно, можете контролировать то, как они влияют на вашу работу.

Выберите, когда должна начаться задача, чтобы вас не отвлекали неорганизованные открытые задачи.

Забронируйте время для проверки и ответа на входящие запросы и не делайте этого в другое время. Выделите разные слоты для определенных инструментов, приложений или мобильных устройств, таких как смартфон. И настройте эти слоты, чтобы снизить затраты на переключение контекста, не ставя при этом под угрозу своевременную связь.

Непакетные задачи

Если вы часто чередуете связанные задачи с другими задачами, вам следует начать группировать их. Это фантастический способ избежать ненужного переключения контекста.

Решение для переключения контекста: пакетные задачи

Пакетная обработка задач состоит из группировки связанных задач для минимизации затрат на переключение контекста. В конце концов, переключение контекста — это чередование несвязанных задач и наличие инструментов управления проектами, которые могут вам помочь.

Отображение связей между отдельной задачей и задачами Milestone в представлении Ганта в ClickUp

Например, анализ отзывов клиентов и отчетов об обслуживании клиентов — это задачи разработки продукта. И если вы проводите мозговой штурм по плану своего продукта, имеет смысл распределить эти важные задачи по группам.

Проще говоря, пакетная обработка задач означает выполнение одной связанной задачи за другой. Что касается вспомогательных решений, приложения Pomodoro довольно эффективны, помогая сотрудникам определять и удерживать фокус на одной задаче или множестве подобных задач.

Легко отслеживайте свое время и расписание с помощью шаблона блокировки расписания от ClickUp.

Блокировка времени — еще одна эффективная стратегия, которая блокирует время в вашем расписании, чтобы группировать похожие задачи для более продуктивного времени на работе.

ClickUp имеет шаблоны блокировки времени чтобы помочь вам избежать затрат на переключение контекста за счет пакетной обработки задач!

Последовательные задачи

Вы чувствуете, что у вас нет времени дышать между разными задачами? Затем вы должны буферизовать их в течение дня.

Решение для переключения контекста: делайте перерывы

Как бы парадоксально это ни звучало, короткие перерывы между различными задачами (включая встречи) повышают концентрацию и продуктивность. И отличный способ не забывать об этом — настроить свой календарь так, чтобы продолжительность мероприятия по умолчанию исключала время для перерыва.

Еще 10 способов избежать переключения контекста

1. Определите переключатели контекста: Распознавайте, когда вы переключаетесь между задачами, и соответствующим образом расставляйте приоритеты.
2. Установите приоритеты: Определите наиболее важные задачи и сосредоточьтесь на них в первую очередь.
3. Зарезервируйте время для своих задач: Выделите специальные блоки времени для конкретных задач, чтобы сохранять концентрацию.
4. Создайте среду, свободную от отвлекающих факторов: сведите к минимуму шум, беспорядок и помехи в рабочем пространстве.
5. Активно управляйте своей электронной почтой: Проверяйте свою электронную почту только в определенное время, чтобы избежать постоянных перерывов.
6. Используйте методы тайм-менеджмента: Попробуйте такие методы, как техника «Помидора», чтобы сосредоточиться на одной задаче за раз.
7. Минимизируйте отвлекающие факторы от коллег: Установите границы и сообщите о своей потребности в непрерывном рабочем времени.
8. Объедините повторяющиеся встречи: Планируйте совместные встречи, чтобы свести к минимуму помехи в работе.
9. Определите расписание для несрочных сообщений: Установите определенное время для ответа на уведомления и сообщения.
10. Проверяйте отвлекающие факторы и используйте системы, основанные на триггерах: Выявляйте и устраняйте отвлекающие факторы, записывайте видео процессов и внедряйте системы, позволяющие свести к минимуму переключение контекста.

Пример переключения контекста

Позвольте нам рассказать вам историю Pharmacy Mentor и то, как мы помогли им сократить переключение контекста с помощью ClickUp. Аптечный наставник сотрудники были перегружены электронной почтой и следовали непоследовательным методам управления проектами. Следовательно, управление операциями с клиентами было непростой задачей.

Как будто это было недостаточно болезненно, броня приложений, которые они использовали, вызывала постоянные переключения контекста. Неизбежно стоимость каждого переключения контекста была высокой, и это сказывалось на производительности.

Инструменты управления проектами Consolidation Pharmacy Mentor повысили уровень сотрудничества во всей компании. Вместо того, чтобы полагаться на Less Annoying CRM, Trello, Google Docs и инструмент для работы с доской по отдельности, они внедрили ClickUp. Теперь они сотрудничают в рамках заявок вместо бесконечных встреч, электронных писем и мгновенных сообщений — активно для борьбы с переключением контекста.

Более эффективно сотрудничайте с клиентами или внутренними командами с помощью виртуальных досок, чтобы стимулировать инновации.

Таким образом, ClickUp стала единой платформой Pharmacy Mentor для совместной работы с клиентами, общения и управления проектами. Это позволило им более эффективно управлять клиентами и обеспечивать лучшее качество обслуживания клиентов — без использования различных приложений.

Благодаря интеграции ClickUp компания Pharmacy Mentor удвоила свою производительность. Они также сократили дублирование работы благодаря автоматизации и напоминаниям ClickUp.

Загляните в наш блог, если вам интересно узнать лучшие интеграции ClickUp!

Управляйте несколькими задачами и сокращайте переключение контекста с помощью ClickUp

Если вы закончили платить за переключение контекста, вам следует рассмотреть возможность консолидации инструментов. И у ClickUp есть полный список встроенных интеграций для этой цели. Управление несколькими задачами может быть сложной задачей, но это не обязательно так.

Уменьшите переключение контекста с помощью функций эффективного управления проектами и задачами ClickUp. Хотите узнать, как ClickUp может еще больше сократить ненужное переключение контекста и сэкономить вашей команде кучу времени?

Запланируйте демонстрацию по требованию с помощью ClickUp!