Закрытие проекта: 5 шагов к завершению проектов (с помощью шаблонов)

Закрытие проекта является неотъемлемой частью управления проектом. Это заключительный этап, когда результаты проверяются на соответствие KPI и объему работ, устраняются недочеты, извлекаются уроки, завершается передача проекта и утверждается проект.

Во многих отношениях закрытие проекта так же важно, как стартовое совещание и объем работ (SOW). Это то, на что менеджеры должны выделить время, чтобы убедиться, что результаты проекта были выполнены, как ожидалось, и что проект был выполнен успешно.

В этом посте мы проведем вас через пошаговый процесс закрытия проекта и предоставим вам пять удобных шаблонов, которые вы можете использовать для оптимизации процесса закрытия проекта для вашей команды.

Оптимизация процесса закрытия проекта для вашей команды

Что такое закрытие проекта?

Независимо от того, является ли проект внутренним или осуществляется совместно третьей стороной, например фирмой по разработке программного обеспечения или маркетинговым агентством, он всегда должен заканчиваться фазой закрытия проекта.

Закрытие проекта — это заключительная критически важная фаза в жизненном цикле управления проектом. Он знаменует собой завершение проекта, последний ключевой показатель эффективности перед тем, как какие-либо результаты начнут оказывать влияние на организацию.

Отслеживайте свои цели до самых важных KPI и автоматически получайте подробные сведения о своем прогрессе.

Например, если целью является развертывание нового программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами в организации предприятия, это может занять некоторое время, особенно если в этом участвуют сторонние поставщики или консультанты.

Тем не менее, это стоит потратить необходимое время: большинство проектов (любого размера) выполняются намного более гладко, когда есть программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет всем сосредоточиться на задаче и на одной странице.

Почему закрытие проекта важно?

Эффективное завершение проекта может помочь определить культуру команды. Все, чему член команды или руководитель проекта учится в ходе реализации и реализации проекта — успехи и неудачи — можно использовать в будущих проектах.

Не менее важно убедиться, что документация, активы и другие результаты переданы клиенту и подписаны. В противном случае клиент может сказать, что проект не был завершен, как ожидалось, особенно если эти активы были включены в контракт.

Закрытие проекта включает в себя ответы на несколько вопросов, чтобы убедиться, что все завершено, в том числе:

• Были ли достигнуты цели и задачи?
• Доволен ли клиент проектной документацией и результатами?
• Был ли проект правильно завершены вовремя и в рамках бюджета?
• Есть ли уроки, которые можно извлечь из каких-либо узких мест или проблем в середине процесса, которые были бы полезны для будущих проектных команд?
• Довольны ли старшие руководители и менеджеры или другие заинтересованные стороны результатами проекта?
• Какую отдачу от инвестиций можно ожидать или какую отдачу от инвестиций получит клиент после закрытия проекта?
• На будущее — стоило ли это вложенных времени, усилий и денег?
• Знают ли о нем заинтересованные стороны и сотрудники, которые будут использовать результат (например, новое программное приложение), и обучены ли они?

То, как вы ответите на эти вопросы, зависит от того, реализуете ли вы проект для себя или для клиента. Каждая сторона будет подходить к этому процессу управления проектом по-своему.

Закрытие проекта важно, потому что оно определяет, был ли проект успешным или неудачным, и что можно узнать. Слишком часто проекты просто оцениваются по стандартам бюджета и сроков.

Успех — это нечто большее, чем просто цифры. Соответствовали ли мы требованиям качества? Мы разбили наши бизнес-цели? Эти факторы очень важны, если вы хотите выбить проект из парка.

Типы закрытия проекта

Существует несколько типов закрытия проекта, которые могут быть реализованы в зависимости от конкретных обстоятельств и целей проекта. Вот некоторые распространенные типы:

1. Нормальное закрытие: Это стандартный и наиболее распространенный тип закрытия проекта, при котором проект завершается в соответствии с планом, производятся все результаты и достигаются все цели и задачи. Команда проекта завершает все оставшиеся задачи, проводит окончательные проверки и утверждения и официально закрывает проект.
2. Преждевременное закрытие: Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, это означает, что вы сможете отметить каждый пункт действия как завершенный. К сожалению, не каждый этап закрытия проекта заканчивается таким образом. Некоторые проекты закрываются, не успев сдвинуться с мертвой точки. Когда проект отменяется перед началом, это называется преждевременное закрытие.
3. Частичное закрытие: Иногда проект может быть частично закрыт, когда определенные компоненты или этапы успешно завершены, но другие еще продолжаются. Этот тип закрытия допускает поэтапный подход, при котором завершенные части закрываются, а остальные работы продолжаются. Это помогает эффективно управлять зависимостями и расставлять приоритеты для ресурсов.
4. Закрытие консолидации: В случаях, когда несколько связанных проектов выполняются одновременно, может быть выполнено закрытие консолидации. Это включает в себя объединение результатов, знаний и ресурсов из нескольких проектов в единый процесс закрытия. Это помогает обеспечить согласованность, передачу знаний и эффективное использование ресурсов в проектах.
5. Закрытие подвески: Если проект необходимо временно приостановить из-за внешних факторов или операционных ограничений, выполняется закрытие приостановки. Проект приостановлен до тех пор, пока обстоятельства не позволят его возобновить. Во время закрытия команда документирует статус проекта, ресурсы и любые необходимые действия, необходимые при возобновлении.
6. Неудачное закрытие: К сожалению, не все проекты удаются. Неудачное закрытие происходит, когда проект не может достичь своих целей или дать желаемые результаты. В таких случаях проект закрывается без достижения намеченных целей. Крайне важно провести тщательный анализ причин сбоев, задокументировать извлеченные уроки и определить любые компоненты, которые можно спасти, или потенциальные корректировки для будущих проектов.

Теперь давайте углубимся в шаги, которые нужно предпринять при закрытии проекта.

5 шагов для завершения процесса закрытия проекта

Вот пять шагов, которые должны предпринять команды управления проектами при закрытии проекта и получении одобрения от клиентов и заинтересованных сторон.

1. Реализуйте задачи завершения

Свободные концы всегда нуждаются в подведении итогов на заключительных этапах любого проекта.

Основные результаты проекта будут завершены, поэтому убедитесь, что не упущены из виду более мелкие действия и цели. Это может включать следующее:

• Вспомогательные активы и результаты
• Проектная документация и, в случае поставки программного обеспечения, руководства по продуктам.
• Любое обучение, которое необходимо провести
• Файлы и интеллектуальная собственность, которыми владеет клиент после завершения, были переданы
• Счета отправлены и оплачены
• Любые другие административные задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем вы сможете начать процесс закрытия проекта.

2. Обратитесь к объему проекта или брифу, чтобы убедиться, что цели достигнуты.

Теперь, когда незавершенные вопросы устранены, пришло время свериться с первоначальным объемом или заданием, чтобы оценить, были ли достигнуты цели.

Успех проекта измеряется многочисленными критериями и ключевыми показателями эффективности. На высоком уровне большинство проектов оцениваются по нескольким основным показателям:

• Сделали ли мы то, что ожидал клиент?
• Был ли процесс закрытия проекта вовремя и в рамках бюджета?
• Доволен ли клиент качеством и доволен ли он подписанием результатов?
• Были ли достигнуты деловые и операционные цели и задачи?

При условии, что участвующая команда менеджеров и команда управления проектом могут ответить «да» на большинство⏤, в идеале, на все⏤вопросы, это означает успех. Достижение целей одного проекта может быть полезным, если вы хотите снова работать с той же организацией над новым проектом. 🛠️

Воспользуйтесь преимуществами представления «Доска» в шаблоне ClickUp Project Management Lessons Learned Template, чтобы просмотреть, задокументировать, отследить и упорядочить идеи вашего предыдущего проекта.

Вот почему так ценен анализ производительности и процесс закрытия проекта. Вы можете использовать это время для обзора результатов и уроков с клиентом, а также для внутреннего обсуждения.

Менеджер проекта также может использовать эту информацию для внутренней обучающей встречи на 360 градусов, чтобы практические уроки можно было применить к будущим проектным документам, рабочим процессам и процессам.

Члены команды будут благодарны за обратную связь и рекомендации по выполнению проекта, чтобы в следующий раз добиться еще большего успеха.

3. Проведите опрос клиента и внутреннюю обучающую встречу на 360 градусов.

Подведение итогов — одна из самых полезных частей процесса закрытия. Менеджер проекта должен уделять время двум вопросам: внутреннему разбору, также известному как обучающая встреча на 360 градусов, и разбору с клиентом и совещанию по передаче.

Стремитесь провести внутреннюю встречу или личную сессию до разговаривая с клиентом. Таким образом, все в ваших процессах управления проектами находятся на одной странице.

Если что-то пошло не так на этапе закрытия проекта, полезно знать, кто берет на себя ответственность за ошибки и как проблемы были решены.

Руководители проектов должны использовать это время, чтобы вместе с командой проекта проанализировать весь процесс от начала до конца, включая ключевые вехи.

Во время встречи на 360 градусов будьте честны с собой и командой проекта. Спроси себя:

• Что пошло не так?
• Что прошло хорошо?
• Были ли ресурсы проекта использованы эффективно?
• Насколько успешно команда выполнила план проекта?
• Чему мы научились?
• Что мы можем сделать лучше в следующий раз?

ClickUp Docs позволяет более эффективно работать с расширенным форматированием и командами косой черты.

Задокументируйте результаты внутренней встречи, чтобы лучше подготовиться к подведению итогов фазы закрытия проекта с клиентом.

Большинство клиентов будут задавать вопросы, аналогичные перечисленным выше. Кроме того, они захотят оценить результаты и результаты в сравнении с объемом, первоначальным заданием, целями и задачами.

Заинтересованные стороны и руководители высшего звена, оценивающие успех проекта, в конечном счете хотят убедиться, что получили то, за что заплатили. Если вы хотите быть тщательным, запишите все это в отчет о закрытии проекта, чтобы они могли сравнить его с планом проекта.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ
Что делать, если проект не получился точно таким, как планировалось? Документирование того, что произошло и почему, имеет решающее значение. Во время проекта всегда регистрируйте все, что происходит в вашем программном обеспечении для управления проектами, записывайте встречи и звонки, а также храните копии электронных писем на своей платформе. Таким образом, клиенты не могут оспаривать счета в процессе закрытия проекта.

4. Убедитесь, что документация завершена и передача завершена.

У вас есть план передачи проекта? Если да, то сейчас самое время запустить этот план в действие в рамках процесса закрытия. Если нет, то менеджер проекта должен составить план.

На этом этапе закрытия проекта часто просто нужно убедиться, что документы, файлы и другие активы переданы клиенту в соответствии с ожиданиями. Для более сложных результатов проекта, таких как программное обеспечение и приложения, жизненный цикл в конце проекта может включать тестирование, обучение и отладку.

При передаче чего-либо от веб-сайта до программного обеспечения клиент должен знать, как это работает. Иначе это как платить за машину, которой ты не умеешь управлять. В рамках этого убедитесь, что вы дали клиенту все, что ему нужно:

• Доступ на уровне администратора к результатам проекта
• Документация и руководства
• Обучение или учебные материалы
• Интеллектуальная собственность и другие активы
• Доступ к постоянной поддержке по мере необходимости

Хэндоверы полезны для установления долгосрочного доверия. Вам будет легче запускать будущие проекты, зная, что вы успешно закрыли один из них. Отчет о закрытии проекта может быть полезен для защиты следующего проекта от той же компании.

А плавная передача приводит к более довольным клиентам, меньшему количеству вопросов после закрытия и потенциальному сохранению текущей работы. Отметьте контрольный список закрытия проекта в инструменте проектной документации, чтобы знать, что дело сделано.

5. Поблагодарите всех участников и распустите команду проекта.

Когда клиент доволен, проект завершен, передача завершена, проектные документы переданы, остается только поблагодарить всех и распустить проектную команду. 🙌

Как руководитель проекта убедитесь, что каждый член команды знает, насколько хорошо он справился с поставленной задачей. Усвойте уроки. Не забудьте задокументировать изменения процессов и рабочих процессов, которые вы хотите реализовать в будущих проектах.

То же самое относится и к любым победам, ярлыкам или опробованным новым инструментам. Если вы нашли что-то, что поможет более эффективно выполнять будущую работу, вы можете включить все, что вы узнали, в рабочие процессы и процессы в будущем.

Теперь вы можете переназначать членов команды на другие проекты, задачи и клиентов.

Чтобы упростить управление проектами, мы составили этот список из пяти шаблонов закрытия проектов, которые стоит сохранить.

5 полезных шаблонов закрытия проекта

Шаблоны полезны для многочисленных сценариев, рабочих процессов и процессов управления проектами. Они особенно ценны, когда вы можете интегрировать их с программным обеспечением для управления проектами, таким как ClickUp.

1. Шаблон представления списка закрытия проекта ClickUp

Версия шаблона закрытия проекта ClickUp в виде списка

Используйте этот простой шаблон представления списка закрытия проекта ClickUp, чтобы отслеживать все.

Благодаря ряду настраиваемых полей и статусов вы можете добавить этот шаблон в ClickUp и использовать его для простого закрытия проектов.

Он оснащен различными типами представлений, такими как Ганта, Доска и Временная шкала. Таким образом, какой бы способ ваша команда ни предпочитала просматривать и работать с графиками проекта, его можно легко настроить в соответствии с вашими предпочтениями.

2. Шаблон представления задачи закрытия проекта ClickUp

Представление задачи процесса закрытия проекта с помощью ClickUp

Шаблон представления задач закрытия проекта ClickUp похож на простой список дел проекта, который вы можете использовать в ClickUp. Используйте его в качестве контрольного списка закрытия проекта, чтобы убедиться, что вы зафиксировали все незавершенные дела.

Добавьте шаблон и просматривайте весь проект (или серию подзадач) по одному элементу списка дел за раз. Отмечайте их по ходу дела, просто — помимо выполнения работы, конечно! 👀

3. Ретро-шаблон ClickUp 4Ls

Используйте ретро-подход к ретроспективам с помощью этого шаблона 4L

Для тех, кто хочет получить немного больше выразительности с задачами закрытия проекта, вот ретро-шаблон ClickUp 4Ls.

Ваша команда может сказать, что им понравилось, к чему они стремились, что ненавидели и чему научились в проекте. В этом шаблоне есть место, где можно подробно рассказать об уроках, извлеченных командой.

Стоит заполнить четыре буквы «L», особенно когда проекты более сложные, чтобы команда чувствовала себя понятой, руководитель проекта получал обратную связь, а ценные уроки можно было использовать для будущей работы.

4. Шаблон формы обратной связи ClickUp

Собирайте и улучшайте отзывы клиентов с помощью нашего настраиваемого шаблона формы обратной связи, чтобы систематизировать отзывы в одном месте для лучшего понимания

Шаблон формы обратной связи ClickUp полезен для сбора мнений клиентов, когда проект завершен и подписан. Вы можете использовать это для внутренней обратной связи и даже отзывов от клиентов.

Клиенты обычно дают обратную связь во время телефонных разговоров. Даже если он отрицательный, его стоит зафиксировать, чтобы его можно было интегрировать в знания на будущее.

Положительные отзывы и отзывы еще более ценны. Публикуйте их в Интернете с разрешения вашего клиента. Соберите эти отзывы с помощью цифрового шаблона обратной связи ClickUp и встройте эти уроки в свой надежный инструмент управления проектами.

5. Шаблон передачи проекта ClickUp

Шаблон передачи необходим для закрытия любого проекта

Вам нужно осуществить передачу проекта, но не знаете с чего начать?

Не волнуйтесь, если у вас нет его в ваших стандартных операционных процедурах. Мы подготовили для вас шаблон передачи проекта ClickUp.

Укажите все важные детали в этом документе для успешной передачи. Включите необходимые данные, такие как логины и ссылки на папки, документацию, учебные пособия и все остальное, что может понадобиться клиенту после передачи.

Держите все ваши проекты в рабочем состоянии и избегайте дорогостоящих задержек или недопонимания. С помощью шаблона передачи проекта ClickUp у вас есть универсальное решение для бесшовных процессов для каждого вовлеченного члена команды.

Оптимизируйте закрытие проектов с помощью программного обеспечения для управления проектами

Шаблоны и процессы являются ценными организационными инструментами, позволяющими сэкономить время при выполнении контрольного списка закрытия проекта и элементов действий, таких как:

• Все задания выполнены?
• Были ли все результаты и отчеты подписаны внутри компании и клиентом?
• Осуществили ли мы передачу и какое-либо связанное с этим обучение для клиента?
• Проект закрыли?
• Были ли выполнены и подписаны руководством все задачи по закрытию проекта?

Но чтобы сделать этот процесс более гладким для всех, вам необходимо программное обеспечение для повышения производительности, которое будет управлять всем сквозным жизненным циклом проекта. С программным обеспечением для повышения производительности вся проектная команда сосредоточена на задаче и подотчетна.

Если вы предоставите им доступ, клиенты также смогут внести свой вклад, идеи, отзывы и ресурсы, чтобы обеспечить успешное выполнение и закрытие проекта.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись ClickUp сегодня, чтобы позаботиться о всем жизненном цикле проекта с помощью одного мощного программного пакета, упрощающего закрытие проектов для всех.